Témoignages de clients

Wieden+Kennedy met sa créativité au service de ses clients et de ses employés

Découvrez comment l’agence publicitaire internationale indépendante fait preuve de créativité et d’adaptabilité, et tire parti d’une technologie adéquate afin de mieux soutenir ses effectifs, ses clients de premier plan ainsi que la communauté pendant la pandémie de COVID-19.

Pour l’agence publicitaire internationale indépendante Wieden+Kennedy, faire preuve d’adaptabilité n’a rien de nouveau. L’entreprise, qui détient des succursales dans huit pays et sert des clients partout dans le monde, a l’habitude de se maintenir à l’avant-garde de la créativité et de la culture afin d’attirer les meilleurs talents créatifs et de satisfaire son impressionnante clientèle, dont Nike, Coca-Cola, Instagram, Facebook et Old Spice.

« La concurrence est féroce en publicité. D’autres agences cherchent constamment à débaucher nos meilleurs employés. Une façon, pour nous, de demeurer concurrentiels, en plus de notre production créative, est d’offrir les outils, les innovations et le soutien nécessaires pour fidéliser ces employés », indique Evan Stroum, gestionnaire des systèmes d’information sur les ressources humaines à l’échelle mondiale.

Il y a maintenant plus de trois ans que Wieden+Kennedy a opté pour Dayforce comme système de gestion mondiale des RH. Depuis, l’entreprise a depuis constaté un important gain d’efficacité. Pour commencer, l’implémentation de Dayforce a permis de passer de 14 systèmes différents à seulement quelques-uns, un changement qui a entraîné une réduction de 94 % du temps requis pour transmettre les données de la paie de 80 employés temporaires, ramenant un processus qui demandait auparavant une journée complète à seulement une demi-heure.

Puis, l’éclosion de la pandémie de COVID-19 a obligé Wieden+Kennedy, comme bien d’autres organisations, à passer en mode télétravail, et ce, presque du jour au lendemain. Alors que l’agence s’efforce de continuer de soutenir ses employés et de servir ses clients en ces temps difficiles, Dayforce s’est encore une fois révélée un outil très précieux pour l’aider à s’adapter à cette « nouvelle réalité ».

La routine habituelle, mais de la maison

Heureusement, Wieden+Kennedy a été en mesure de poursuivre une grande partie de ses activités habituelles avec l’aide de la technologie et du haut niveau de créativité et de résilience inscrit dans l’ADN de l’entreprise. « Nous avons la chance de pouvoir compter sur des employés brillants, qui sont capables d’imaginer des façons uniques et créatives de faire les choses qui nous permettent de nous distinguer », affirme M. Stroum.

Dayforce a également contribué à maintenir la continuité des activités de l’agence. M. Stroum mentionne que, s’il anticipait au départ de possibles problèmes de connectivité en raison du grand nombre de personnes devant se brancher à Internet à distance en même temps, l’accès à Dayforce n’a finalement jamais été mis en péril : « Les utilisateurs ne nous ont signalé aucun problème de latence ni formulé aucune plainte à cet égard. Tout s’est donc déroulé sans heurts. C’est tout simplement merveilleux de pouvoir faire mon travail dans Dayforce comme si j’étais au bureau. »

Une autonomie accrue grâce aux fonctions libre-service

En janvier, l’équipe des RH de Wieden+Kennedy a mené une campagne comprenant divers prix et activités afin de susciter une plus grande adoption de l’application mobile de Dayforce ainsi que l’engouement des employés relativement à toutes les fonctions accessibles sur leur téléphone. Le taux d’adoption a de fait considérablement augmenté, ce qui s’est avéré un heureux concours de circonstances devant l’imminence de la pandémie.

Les employés étant répartis dans différents fuseaux horaires et n’ayant pas tous la même aisance avec les technologies, le passage en mode télétravail était susceptible d’accroître considérablement la charge de travail de l’équipe des RH. Mais le fait que bon nombre d’employés utilisaient déjà les fonctions libre-service de l’application mobile a nettement amoindri cette charge.

« Nous utilisons la plateforme MyPath de Dayforce, ce qui nous a permis de fournir aux employés des outils visuels, présentant des directives détaillées pour des tâches que nous effectuons habituellement en personne. Nous nous sommes ainsi évité de devoir répondre plusieurs fois à la même question inutilement », explique M. Stroum.

Le traitement de la paie est un autre aspect que l’utilisation de Dayforce a facilité, car la plupart des employés avaient déjà opté pour le dépôt direct. L’entreprise n’a donc pas eu à se soucier de réacheminer les enveloppes de paie à l’adresse personnelle de l’administrateur de la paie – les employés n’avaient qu’à accéder à Dayforce pour consulter leurs bulletins de paie au moment qui leur convenait.

La pandémie de COVID-19 a également entraîné certaines difficultés très spécifiques pour les employés, mais Dayforce a grandement simplifié leur gestion, notamment en ce qui a trait aux modifications à apporter aux avantages sociaux. Par exemple, Wieden+Kennedy a pu guider certains employés, dont le conjoint avait perdu son emploi et donc son assurance soins de santé, pour leur permettre de procéder facilement à une adhésion périodique et d’ajouter eux-mêmes leur conjoint à titre de bénéficiaire de leur régime d’avantages sociaux.

Une équipe unifiée

Wieden+Kennedy détient des succursales dans huit villes à l’internationale. Les employés du siège social, situé à Portland, en Oregon, qui étaient déjà appelés à travailler à distance avec des équipes de partout dans le monde, étaient cependant plus habitués à une collaboration sur place.

« Notre succursale de Portland compte 600 employés, et nous nous demandions comment nous allions faire pour servir nos clients efficacement en étant tous à différents endroits », raconte M. Stroum.

Au moment de l’entrevue, l’entreprise était passée en mode télétravail depuis six semaines et, selon M. Stroum, la productivité s’était maintenue. Grâce à une combinaison de réunions Zoom, de séances de consolidation d’équipe et de communication constante, les équipes ont été en mesure de demeurer aussi productives qu’au bureau.

L’entreprise a également procédé à plusieurs nouvelles embauches pendant cette période de télétravail. La possibilité, tant pour le nouvel employé que pour le coordonnateur des RH, d’effectuer le processus d’intégration entièrement à distance s’est révélée des plus utiles, en permettant par exemple l’embauche à la succursale de São Paulo d’une nouvelle recrue qui détenait les compétences requises pour des clients établis à Portland.

Un membre à part entière de la communauté

La situation actuelle ne vient pas avec un mode d’emploi, et les organisations se tendent mutuellement la main pour s’offrir des conseils et du soutien, et mettre en commun leurs pratiques exemplaires.

C’est ce que l’équipe des RH de Wieden+Kennedy a trouvé sur la plateforme XOXO (page en anglais), où les clients de Dayforce peuvent communiquer entre eux, participer à des activités leur permettant d’accumuler des points, et partager leurs connaissances. Cette plateforme propose également du contenu créé par Ceridian afin d’aider les organisations à faire face à la crise découlant de la COVID-19.

« Je suis un utilisateur très actif de la plateforme XOXO. Beaucoup d’information y a été communiquée, et j’y ai trouvé d’excellents articles que j’ai transmis à notre équipe. Ceux-ci nous ont fourni de précieux renseignements et points de vue, et ont guidé notre approche quant à la façon dont nous gérons nos employés ou toute situation », rapporte M. Stroum.

Celui-ci a aussi trouvé un immense soutien auprès de son responsable de la relation client chez Ceridian : « Je sais qu’il a énormément de questions sans précédent à régler avec ses clients, mais cela ne l’a pas empêché d’être entièrement présent pour nous. Il nous a offert un soutien absolument formidable. »

Un message à diffuser

Wieden+Kennedy a été en mesure de continuer de servir ses clients pendant la pandémie, ce qui a souvent mené à la conception de campagnes publicitaires axées sur l’éducation du public et sur le soutien offert pendant cette période difficile.

Par exemple, l’agence s’est associée à l’État de l’Oregon pour concevoir une campagne exhortant les citoyens à rester à la maison et à fournir leur part d’efforts pour aplatir la courbe, laquelle a été mise en vedette dans un article publié par le magazine Adweek. Wieden+Kennedy a également aidé certaines entreprises de renom à faire de la sensibilisation à cet égard.

« Il allait de soi, pour nous, de collaborer avec l’État de l’Oregon à la conception d’une telle campagne. Celle-ci a d’ailleurs reçu un accueil extrêmement positif, souligne enfin M. Stroum. Nous avons toujours cru en l’importance de la créativité, une qualité qui s’avère plus importante que jamais. Pas seulement dans le domaine du marketing, mais dans toutes les sphères d’activité. »

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