Témoignages de clients

The Boelter Companies sert à ses effectifs une solution de paie sur demande

Grâce au Portefeuille Dayforce, le fournisseur de fournitures, d’équipement et de services de design pour les restaurants favorise le bien-être financier et offre une flexibilité relativement à la paie qui profite tant à l’entreprise qu’à ses employés.

Tous les restaurants et établissements alimentaires aspirent à offrir une expérience gastronomique remarquable. Mais pour qu’un repas soit mémorable, plusieurs aspects doivent être maîtrisés. Cela comprend l’aménagement du restaurant, la vaisselle personnalisée, les ustensiles et les appareils utilisés par le personnel, et la conception de chacun des éléments de façon à assurer un maximum d’efficacité tout en offrant une expérience exceptionnelle digne des plus grandes adresses.

The Boelter Companies fournit les produits, les services et le soutien nécessaires à tout ce qui touche l’approvisionnement, les boissons, l’accueil, le nettoyage et l’entretien, ainsi que la concession de licence de marque dans le secteur de la restauration. « Qu’il s’agisse de microbrasseries, de bars ou de restaurants, en passant par les établissements devenus de véritables institutions et les chaînes d’envergure nationale, The Boelter Companies est vue comme un guichet unique pour favoriser la croissance et rationaliser les opérations afin d’obtenir une efficacité optimale », a expliqué Ashlee Avery, directrice des RH chez The Boelter Companies. « Ce qui distingue The Boelter Companies, c’est la diversité de notre offre de services. La plupart des organisations se spécialisent en n’offrant qu’un seul produit ou service, alors que nous avons choisi d’en combiner plusieurs. Nos clients nous consultent parce qu’ils savent que nous avons le savoir-faire nécessaire pour aider leur entreprise à prospérer et à offrir une expérience hors pair à leur clientèle. »

The Boelter Companies a été fondée en 1929 par Fred Boelter. Ce dernier transportait dans le coffre de sa voiture des linges, des serviettes en papier et des produits de nettoyage afin d’approvisionner les tavernes et les maisons de chambres. Depuis, l’entreprise s’est considérablement développée, tant en taille que dans la variété de ses produits et services. Elle compte aujourd’hui 490 employés répartis dans 12 établissements aux États-Unis. Malgré sa croissance, l’entreprise demeure détenue et exploitée par la famille; Fred Boelter l’a d’abord léguée à son fils Bill Boelter, qui l’a lui-même léguée à ses deux fils, Eric et Rick Boelter.

Pour fournir un tel éventail de produits et services, The Boelter Companies s’est dotée d’une main-d’œuvre diversifiée. Environ la moitié des employés travaillent à titre de salariés dans les bureaux, et sont responsables entre autres de la gestion de projets, des ventes, du service à la clientèle et de la comptabilité. L’autre moitié des employés sont rémunérés à l’heure et travaillent dans les entrepôts et les magasins de détail. Ils sont responsables de la fabrication, de la manutention, des livraisons et des opérations en magasin. Avec une main-d’œuvre aussi diversifiée, l’entreprise devait pouvoir compter sur une solution de gestion du capital humain unifiée pour gérer ses effectifs et atteindre ses objectifs de croissance à long terme.

Élargir un partenariat fructueux

The Boelter Companies a noué un partenariat avec Ceridian en 2019 en adoptant Dayforce et ses modules de gestion de la paie, des avantages sociaux, des effectifs, du recrutement, de l’intégration, du rendement, de la rémunération et de la planification de la relève. « Dayforce est notre logiciel unique de gestion des RH. La gamme de modules est vraiment complète », a affirmé Mme Avery.

L’entreprise a voulu s’associer à Ceridian avant tout pour donner aux employés et aux gestionnaires un meilleur accès aux renseignements sur la paie et les employés. Elle voulait aussi leur permettre de tirer parti des options libre-service qui généreraient un gain de temps pour tous, y compris les trois personnes qui forment l’équipe des RH. « L’objectif, c’était de pouvoir faire les choses soi-même. Nous ne voulions pas dépendre de quelqu’un d’autre pour modifier une adresse, imprimer un relevé de paie ou soumettre une demande de congé », a expliqué Mme Avery. « Les gestionnaires peuvent utiliser l’environnement libre-service pour gérer les augmentations de salaire ou les cessations d’emploi concernant leurs employés. Ils ont l’autonomie nécessaire pour tout faire de façon électronique sans avoir recours à d’autres systèmes pour effectuer le suivi. »

L’annonce de l’ajout du Portefeuille Dayforce, une solution flexible de gestion de la paie offrant la paie sur demande, est tombée à point. The Boelter Companies s’était justement donné comme objectif d’offrir des options libre-service et une flexibilité accrue à ses employés.

Mme Avery avait commencé à chercher un autre fournisseur afin d’offrir la paie sur demande aux employés. Quand elle a su que le Portefeuille Dayforce serait ajouté et que celui-ci s’intégrerait parfaitement au reste de la solution Dayforce déjà en place sans coûts supplémentaires, la décision lui a paru évidente. « Au lieu d’essayer de configurer le produit d’un autre fournisseur pour qu’il s’intègre à Dayforce, c’était beaucoup plus logique de conserver Dayforce comme solution de gestion de la paie et de simplement profiter de l’ajout du Portefeuille Dayforce », a expliqué Mme Avery.

Par ailleurs, pendant la pandémie de COVID-19, de nombreuses organisations tout comme The Boelter Companies ont dû réduire les heures et la rémunération des employés en raison d’une baisse de la demande. Les solutions flexibles de gestion de la paie sont ainsi devenues encore plus essentielles.

« Le Portefeuille Dayforce est particulièrement important en ce moment parce que de nombreuses organisations, y compris la nôtre, ont dû réduire les heures de leurs employés », a fait remarquer Mme Avery. « Par ailleurs, nous avons été contraints d’appliquer des baisses salariales pendant trois ou quatre mois. Et même si les employés ont depuis retrouvé leurs taux de salaire habituels, le fait de pouvoir toucher leur paie au moment où ils en ont besoin constitue un avantage énorme. Car malgré la baisse salariale temporaire et la diminution des heures, les factures, elles, continuent d’arriver. »

En plus de donner aux employés la flexibilité financière dont ils ont grandement besoin, le Portefeuille Dayforce permet aussi à The Boelter Companies de se distinguer de la concurrence. En effet, ce nouvel avantage pour les employés vient étoffer son offre, ce qui favorisera le recrutement et la fidélisation des meilleurs éléments. « Aucune autre entreprise des secteurs des services professionnels, de l’entreposage et de la distribution ne propose d’avantage similaire. Cet atout nous propulse à des années-lumière de certains de nos concurrents », a fait remarquer Mme Avery.

Faire la preuve de la simplicité et de la convivialité du Portefeuille Dayforce à tous les niveaux de l’entreprise

La paie sur demande est un concept relativement nouveau pour la plupart des entreprises. Ainsi, quand Mme Avery a présenté l’idée d’implémenter le Portefeuille Dayforce, l’équipe avait nécessairement des questions et des préoccupations.

D’ailleurs, Mme Avery en avait elle-même quelques-unes. « Avant tout, je voulais savoir combien cela coûterait. Le fait d’apprendre que la solution était gratuite pour les clients de Dayforce a été déterminant », a-t-elle dit. « Ensuite, je voulais savoir si cela alourdirait la charge de travail des équipes de la paie et des RH, mais aussi de celle des finances. Faudrait-il faire d’autres virements par chambre de compensation automatisée? Quel serait le fardeau supplémentaire occasionné par les questions des utilisateurs et les problèmes rencontrés sur la plateforme? »

Mais les inquiétudes de Mme Avery se sont dissipées dès qu’elle a parlé à l’équipe de Ceridian et vu le fonctionnement du Portefeuille Dayforce. « Nul besoin de s’inquiéter de devoir multiplier les virements pour faire fonctionner la solution de paie sur demande. Au contraire, nos processus de gestion de la paie restent inchangés », a souligné Mme Avery. « Le fait que tout s’effectue en temps réel est un autre avantage considérable. Ainsi, quand un employé fait une demande de virement, un bulletin de paie est produit dans les secondes qui suivent. Cela n’exige ni suivi, ni vérification, ni intervention de notre part. C’est peut-être difficile à croire, mais c’est vrai! »

Selon Mme Avery, les gestionnaires voulaient s’assurer que leurs équipes n’auraient pas de nouvelles tâches manuelles à effectuer et que The Boelter Companies garderait un certain contrôle de façon à s’assurer que le système continue de répondre à ses besoins. « J’ai pu leur expliquer qu’il n’y aurait aucun processus manuel à effectuer et leur montrer que nous contrôlions pleinement les paramètres de la solution, jusqu’à la proportion des gains qu’un employé peut retirer. J’ai facilement obtenu l’adhésion de la direction », a expliqué Mme Avery. « La solution bonifie notre offre d’avantages sociaux et nous permet de nous distinguer de la concurrence. »

Pour ce qui est des employés, Mme Avery s’est concentrée à les renseigner quant au fonctionnement du Portefeuille Dayforce et à ses avantages directs. « C’était utile de pouvoir dire aux employés que la carte associée à la solution n’est pas une carte de crédit. En effet, elle ne s’accompagne pas de taux d’intérêt et elle ne fournit pas de crédit. C’est plutôt comme une carte de débit. De plus, l’utilisation de la carte est facultative. L’employé peut aussi bien décider de virer des fonds dans son compte bancaire s’il préfère procéder ainsi », a expliqué Mme Avery. « Pour moi, ce n’est pas une solution que l’on utilise au quotidien. Cependant, elle peut être utile lorsque l’on est serré ou que l’on n’a pas les fonds nécessaires pour remplacer un pneu crevé, par exemple. Nous répétons à nos employés que la solution reste un outil très utile, même si l’on ne l’utilise pas tout le temps. »

Profiter d’une implémentation rapide et personnalisée

The Boelter Companies a lancé le Portefeuille Dayforce pour l’ensemble de l’organisation au début d’août.

« L’implémentation n’a duré que deux ou trois semaines. C’était vraiment facile », a souligné Mme Avery. « Notre conseiller en implémentation nous a guidés au moyen d’un bref document exploratoire qui nous permettait de noter les options et les paramètres que nous voulions établir. Une fois cette étape terminée, le consultant en implémentation a activé le Portefeuille Dayforce pour la liste d’employés que nous lui avions fournie. Aujourd’hui, la solution s’active automatiquement pour tous les nouveaux employés que nous ajoutons au système. C’est donc dire que l’implémentation s’est vraiment bien déroulée; il n’y a eu aucun accroc. »

Pendant le processus d’implémentation, Mme Avery et son équipe ont pu personnaliser l’ensemble des paramètres. Par exemple, le nombre maximal de retraits que peut effectuer un employé, la proportion des gains et le type de paie disponibles pour les retraits (salaire de base, indemnité de jour férié, congé rémunéré, etc.).

La direction a donc eu l’assurance que Mme Avery et son équipe pouvaient configurer le Portefeuille Dayforce de la façon qui conviendrait le mieux à l’entreprise et à ses effectifs.

Encourager le bien-être financier et l’adoption de la solution dans la durée

Depuis le lancement du Portefeuille Dayforce au début d’août, plus de 10 % des employés ont adopté la solution et l’utilisent sur une base régulière. Selon Mme Avery, ce taux continue d’augmenter.

« Nos employés sont séduits. Ils sont heureux de pouvoir accéder à leurs fonds quand ils en ont besoin, et y voient un véritable avantage. La solution a été très bien reçue », a affirmé Mme Avery. « Ceux qui l’ont adoptée l’utilisent sur une base régulière, soit deux ou trois fois par semaine. »

Mme Avery a raconté une expérience que lui a communiquée un employé : « L’un de nos employés n’avait pas les moyens nécessaires pour manger à la pause-midi. Grâce au Portefeuille Dayforce, il a pu virer des fonds sur sa carte de débit et s’en servir pour se payer un repas. Voilà un exemple flagrant des avantages que le Portefeuille Dayforce peut apporter. »

D’ailleurs, Mme Avery pense que la demande pour des solutions similaires continuera de croître étant donné que la pandémie de COVID-19 se prolonge au-delà des prévisions initiales. Une solution de paie sur demande pourrait être utile aux nombreuses organisations qui auront été contraintes de modifier les heures ou les taux de salaire des effectifs en raison de la pandémie. « À mon avis, l’accès à une solution de paie sur demande deviendra une nécessité pour de nombreuses entreprises qui continuent de subir de plein fouet les effets de la pandémie. En ce qui nous concerne, la reprise n’aura pas lieu cette année, et nous ne savons pas à quel moment les choses commenceront à bouger l’an prochain », a-t-elle expliqué. « Le fait de pouvoir offrir un tel avantage à nos employés pour éviter qu’ils aient à payer des frais de retard ou subissent des coupures d’électricité, c’est considérable. »

The Boelter Companies offre aussi à ses effectifs des rencontres favorisant le bien-être financier. Dirigées par le fournisseur du régime 401(k), ces rencontres visent à donner aux employés des conseils et de la formation sur la gestion de leurs finances personnelles. Selon Mme Avery, le Portefeuille Dayforce vient s’ajouter aux mesures qui favorisent le bien-être financier des employés.

Quant au fait d’adopter une nouvelle plateforme en période d’incertitude, Mme Avery l’explique par le partenariat de confiance qui lie The Boelter Companies à Ceridian. C’est ce qui a permis à l’entreprise d’élargir son utilisation de Dayforce et d’offrir le Portefeuille Dayforce aux employés, qui ont plus que jamais besoin de flexibilité afin d’accéder sur demande au salaire gagné. Et puis, le processus était d’autant plus simple que Dayforce était déjà la solution unifiée de gestion du capital humain utilisée par The Boelter Companies.

« Nous n’avons pas recours aux services de tiers et nous n’avons pas à intégrer à Dayforce des logiciels offerts par d’autres entreprises. Dayforce nous suffit amplement », a conclu Mme Avery. « Nous avons l’assurance que tout est pris en charge par ce système conçu sur mesure pour notre organisation. Dayforce est un guichet unique qui répond à tous nos besoins en matière de gestion des RH. »

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