Témoignages de clients

Tara Natural Foods : une entreprise en santé grâce à Powerpay

Le magasin d’aliments naturels fait équipe avec Ceridian pour gérer ses effectifs en croissance et continuer de servir sa clientèle fidèle.

Il y a quelques étés, des travaux d’envergure ont été effectués sur la grand-rue pittoresque où se situe le magasin Tara Natural Foods. Pour remplacer les canalisations d’égout, une bonne partie de la chaussée a dû être éventrée, empêchant ainsi les voitures de circuler pendant les mois estivaux les plus occupés.

« Visualisez le plus grand trou qu’il vous est possible d’imaginer, et vous aurez une idée du cratère géant qui s’ouvrait devant le magasin. Il ne restait que le trottoir », se remémore Charlotte Thompson, directrice générale, qui compte neuf années de service chez Tara Natural Foods. « On se serait cru dans un film d’Harry Potter; l’escalier pour accéder au magasin se déplaçait sans cesse. »

Sur la rue, les propriétaires d’entreprises s’inquiétaient de l’incidence des travaux sur leurs ventes. D’ailleurs, nombre d’entre eux ont constaté une baisse de leur chiffre d’affaires. Mais pour Tara Natural Foods, c’est plutôt l’inverse qui s’est produit. 

« Étonnamment, les clients ont continué d’affluer. Nous avons aussi pu recevoir toutes nos livraisons. Les travailleurs municipaux nous aidaient à vider les chargements et à transporter les boîtes jusqu’au magasin en empruntant les trottoirs étroits. »

L’ampleur du soutien qu’a reçu l’équipe témoigne de la place qu’occupe Tara Natural Foods dans le cœur des habitants de Kingston, une ville universitaire de taille moyenne située en Ontario.

La croissance d’une petite institution

Lorsque Tara Natural Foods a ouvert ses portes en 1972, il était difficile de trouver des aliments naturels en épicerie, et les magasins spécialisés étaient rares et dispersés. Voyant l’occasion à saisir, les fondateurs de Tara Natural Foods ont ouvert le magasin et commencé à se bâtir une clientèle assidue.

Puis, en 1987, Rudi Mogl, qui avait quitté l’Allemagne cinq ans plus tôt pour s’installer au Canada, a racheté le magasin avec sa conjointe. Celui-ci dirige depuis les activités du magasin.

« Au moment de l’acquisition en 1987, un client m’avait souligné que j’achetais une institution, se rappelle M. Mogl. Même s’il n’avait que 15 ans, le magasin était déjà bien ancré au centre-ville. »

À ses débuts, Tara Natural Foods a compté parmi les premières petites entreprises à jouer un rôle clé dans la revitalisation du centre-ville de Kingston, insufflant une nouvelle énergie et proposant de nouvelles options pour faire ses courses dans ce quartier qui, contrairement à aujourd’hui, était peu achalandé.

Au fil du temps, M. Mogl a fait passer la surface du magasin de 1 700 à 5 000 pieds carrés, et ses effectifs de 9 à 22 employés travaillant à temps plein ou à temps partiel. Par ailleurs, la clientèle a elle aussi continué de croître.

Que vous soyez à pied ou en voiture, il est difficile de rater le magasin Tara Natural Foods, qui est situé dans un immeuble de 150 ans. Aussitôt le seuil franchi, on s’y sent à l’aise. Les rangées spacieuses, le plancher de bois bien entretenu, les employés chaleureux et serviables, ainsi que les produits de grande qualité en font une destination incontournable. Il n’est pas rare d’y croiser une connaissance et de s’arrêter quelques minutes pour discuter près des produits en vrac. L’endroit s’y prête tout à fait.

« Nous ne sommes pas une boutique de luxe, fait remarquer M. Mogl. Ma mission est de proposer un magasin accessible à toutes les tranches de revenus. À mon avis, chacun devrait pouvoir se procurer des aliments de qualité. »

Tara Natural Foods a toujours proposé un service de vente en gros afin d’approvisionner les restaurants de la région, ce qui donne l’occasion à un plus grand nombre de gens de manger des aliments de qualité. Cette branche d’activité représente actuellement 20 % des ventes du magasin. Selon M. Mogl et Mme Thompson, la croissance de ce volet de l’entreprise leur a permis d’améliorer leurs achats et de réduire les coûts.

Une évolution toute naturelle de la gestion de la paie

Il y a quelques années, M. Mogl a réalisé qu’il ne suffisait plus d’employer un commis-comptable à temps partiel pour assurer la gestion de la paie. L’entreprise a donc adopté la solution Powerpay de Ceridian à l’intention des PME afin de réduire les coûts, d’améliorer l’efficacité et d’assurer la conformité à la réglementation.

Le passage à Powerpay a aidé l’entreprise à rationaliser son processus de gestion de la paie ainsi qu’à faciliter l’accès aux feuillets T4 et aux relevés d’emploi. L’équipe de gestion peut aussi plus facilement produire des rapports et consulter les données antérieures.

« C’est sans équivoque : les résultats obtenus au moyen de la solution surpassent tout ce que nous aurions pu faire, affirme Mme Thompson. Toute l’information dont nous avons besoin pour répondre aux questions relatives à la paie se trouve dans Powerpay. Cela représente un gain de temps considérable. »

Photo par John MacGillis du Kingston Whig Standard

Une gestion des horaires plus saine

Jusqu’à récemment, l’équipe établissait encore les horaires des employés au moyen d’un fichier Excel et saisissait les heures de travail sur papier. Mais les processus manuels et cloisonnés n’étaient pas fiables et ne donnaient pas à Mme Thompson toute la visibilité dont elle avait besoin.

« Nous tenions un registre des heures que les employés devaient signer avant et après leur quart de travail, explique Mme Thompson. C’était à peu près tout. Si quelqu’un oubliait de signer, il fallait passer beaucoup de temps à faire un suivi pour déterminer si l’employé avait bel et bien travaillé et s’il avait effectué les tâches prévues. »

La situation devenait encore plus complexe lorsqu’il fallait régler des problèmes de gestion du personnel. Par exemple, Mme Thompson a récemment dû gérer le manque d’assiduité d’un employé. « Dans la situation où je dois avoir une discussion avec un employé qui ne se présente pas au travail et trouve toujours une excuse pour justifier ses absences répétées, c’est plutôt gênant de devoir fouiller dans des tas de feuilles pour défendre mon point de vue », explique-t-elle.

Cette expérience a poussé Tara Natural Foods à adopter le module Gestion des heures et de l’assiduité de Dayforce pour Powerpay. Le système permet de faire le suivi des heures, des horaires, des absences et des vacances à partir d’une même plateforme, accessible de n’importe où. L’équipe de gestion peut facilement exporter les données du module Gestion des heures et de l’assiduité de Dayforce et les importer directement dans Powerpay sans modifier quoi que ce soit, puisque ce sont deux plateformes de Ceridian. Ce processus d’importation des données aide à assurer l’exactitude de la paie. Et comme le magasin utilisait déjà Powerpay, l’adoption du module Gestion des heures et de l’assiduité de Dayforce pour Powerpay fut facile.

Le personnel pointe maintenant en ligne, ce qui donne à Mme Thompson une visibilité accrue de l’assiduité de l’ensemble des employés, en plus de fournir des données précises et en temps réel pour le calcul des congés annuels ainsi que pour la production des feuillets T4 et des relevés d’emploi. Les employés peuvent consulter leurs horaires en ligne et faire le suivi de leurs heures, de leurs pauses, de leurs congés de maladie et de leurs jours de vacances accumulés. Comme toute l’équipe est très occupée, ce changement est le bienvenu.

« L’adoption du module Gestion des heures et de l’assiduité de Dayforce pour Powerpay nous a vraiment forcés à rationaliser notre processus d’établissement des horaires. Quand j’y pense, j’ai dû mal à croire qu’on ait pu procéder comme nous le faisions auparavant, souligne Mme Thompson. Aujourd’hui, si je veux savoir combien de congés de maladie un employé a utilisés, je peux facilement produire un rapport pour connaître la réponse. C’est lorsque l’on doit faire une recherche dans les données antérieures que l’on constate l’ampleur des gains de temps. Maintenant, nous pouvons obtenir l’information voulue rapidement. »

M. Mogl est particulièrement satisfait de voir comment le module Gestion des heures et de l’assiduité de Dayforce pour Powerpay aide le magasin à suivre l’évolution des lois du travail. L’information et le soutien que procure Powerpay lui permettent de gagner du temps, d’avoir l’esprit tranquille et de gérer plus facilement toute la question de la conformité à la réglementation.

« Il y a quelques années, les normes d’emploi concernant l’indemnité de jour férié ont changé, se rappelle M. Mogl. Puis, il y a eu une volte-face, et nous ne savions plus si nos politiques étaient conformes. Le fait de savoir que le module Gestion des heures et de l’assiduité de Dayforce pour Powerpay tient compte de la réglementation à jour pour le calcul de l’indemnité de jour férié a été un véritable soulagement. »

Tenir le coup pendant la pandémie

Les fermetures qu’a entraînées la pandémie ont frappé de plein fouet les petites entreprises, et Tara Natural Foods ne fait pas exception. Lorsque la crise est survenue, M. Mogl et Mme Thompson ont décidé de garder le magasin ouvert. Ils ont rapidement dû réfléchir aux moyens de mettre en place des protocoles sanitaires stricts pour assurer la sécurité du personnel et de la clientèle. Depuis, ils s’efforcent de suivre l’évolution des recommandations de santé publique tout en tenant compte du confort et des préférences de la clientèle.

Néanmoins, la crise a eu de fortes répercussions. Au début de la pandémie, les ventes ont explosé tandis que les clients faisaient des provisions d’aliments de première nécessité. Mais quand chacun s’est réfugié chez soi et que les restaurants ont fermé leurs portes, les ventes au détail ont chuté de même que les ventes de gros, dans une forte proportion.

Il était important pour l’équipe de Tara Natural Foods d’appuyer sa clientèle qui lui était fidèle depuis des années. C’est pourquoi elle a mis en place un service de commande à emporter. Comme le magasin n’était pas outillé pour prendre des commandes en ligne avant la pandémie, l’équipe a proposé aux clients de procéder par courriel. Elle prévoit maintenir ce service et ajouter des options de livraison, et travaille à l’établissement d’un système de commandes à partir du site Web afin de faciliter le processus. Même si la préparation des commandes exige davantage de temps de la part des employés, Mme Thompson et M. Mogl estiment que leur clientèle fidèle mérite cet effort supplémentaire.

Avec tout ce qui se passe en ce moment, Mme Thompson est heureuse de pouvoir compter sur Ceridian pour l’aider à assurer le traitement exact de la paie, l’établissement des horaires ainsi que la gestion des heures et de l’assiduité.

« À quelques reprises, nous avons dû appeler Ceridian en plein milieu du traitement de la paie pour obtenir de l’aide. J’ai été très impressionnée par la rapidité avec laquelle on nous a mis en communication avec une personne bien au fait de notre situation. Celle-ci nous a parfaitement accompagnés pour nous aider à terminer le processus. Chaque fois que nous communiquons avec Ceridian, nous nous sentons plus autonomes et repartons avec une connaissance approfondie du système. »

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