Systems for Research rationalise ses processus complexes de gestion de la paie

Grâce à Powerpay, l’équipe a plus de temps à consacrer à l’établissement d’une expérience employé positive.

Les chercheurs ont besoin d’outils puissants pour obtenir un meilleur aperçu du monde moléculaire. Au Canada, les scientifiques font confiance à Systems for Research pour leur fournir un vaste éventail d’instruments scientifiques à la fine pointe de la technologie.

« Nos clients comptent parmi ceux qui repoussent les limites de leurs domaines respectifs, indique Laura Belmar, coordinatrice des RH au sein de cette entreprise située à Kanata, en Ontario. Nous leur permettons de se procurer le nec plus ultra de la technologie et de faire affaire avec les fournisseurs de services les plus avant-gardistes au monde. »

Pendant la pandémie, Systems for Research a fourni aux scientifiques canadiens l’une des technologies utilisées à l’échelle mondiale pour étudier le SARS-CoV-2, c’est-à-dire le coronavirus responsable de la COVID-19. « La cryomicroscopie électronique permet aux chercheurs d’observer les biomolécules, comme la protéine S du coronavirus, avec le degré le plus élevé possible de grossissement et de résolution », explique M^me Belmar.

Systems for Research collabore avec les universités, l’industrie et les établissements de science de la santé depuis sa fondation en 1992, alors qu’elle n’était encore qu’une entreprise familiale de quelques employés. Comptant aujourd’hui 25 employés, elle est devenue le plus important distributeur canadien de technologies avancées de microscopie développées par les plus éminents fournisseurs des États-Unis et d’Europe.

Recherche d’une nouvelle solution de gestion de la paie adaptée à une organisation en pleine croissance

À ses débuts, Systems for Research assurait manuellement le traitement de la paie. « Nous y arrivions plutôt bien, jusqu’en 2008, année où nous avons fait l’acquisition d’une division de service à la clientèle pour les microscopes que nous vendions, doublant du coup notre nombre d’employés, raconte M^me Belmar. Nous avons alors hérité du système de gestion de la paie de l’entreprise, qui était très difficile à utiliser. Je travaillais aux ventes, mais j’ai commencé à donner un coup de main à l’équipe de la paie, au prix d’une importante courbe d’apprentissage et avec très peu de soutien de la part du fournisseur. »

Non seulement l’ancien système de gestion de la paie était-il dépourvu de processus d’intégration adéquat et de soutien au quotidien, mais il s’appuyait également sur des méthodes désuètes, comme le fait remarquer M^me Belmar : « Les processus reposaient énormément sur l’utilisation du papier et du courrier postal, et le fournisseur n’était pas disposé à passer à des documents électroniques ni à des processus numériques. Nous avons eu tôt fait de réaliser que nous devions changer de partenaire en matière de gestion de la paie. »

Il y a un peu plus de dix ans, un pair de l’industrie lui a recommandé la solution Powerpay de Ceridian, et l’entreprise a rapidement procédé à son implémentation. « Le passage à Ceridian s’est fait facilement dès le départ, se rappelle M^me Belmar. Nous avons eu droit à une capacité d’intégration exhaustive, et l’interface s’est immédiatement révélée plus conviviale. Ceridian nous a aidés à saisir nos données et a effectué un suivi avec moi après le premier traitement de la paie. »

Transformation des processus au moyen d’une solution de gestion de la paie conviviale

Même si Systems for Research est une PME, de nombreux facteurs contribuent à complexifier son processus de gestion de la paie. D’abord, l’entreprise doit traiter deux listes de paie distinctes : l’une pour le personnel de vente, l’autre pour le personnel de service. De plus, les employés travaillent à distance aux quatre coins du Canada, et reçoivent des indemnités, selon leur rôle, pour couvrir les coûts liés à leur véhicule ou à Internet, par exemple. D’autres variables entrent également en ligne de compte, comme les primes, les commissions, les congés de maladie et divers accumulateurs de vacances.

« Powerpay nous procure une grande flexibilité en nous permettant de personnaliser l’application en fonction de nos besoins particuliers – et ils sont nombreux, souligne M^me Belmar. Nous nous sommes débarrassés des processus papier depuis longtemps, et tout est maintenant automatisé. Je continue cependant de me tourner vers le Service du soutien à la clientèle de Ceridian pendant la période de fin d’année ou en cas d’incertitude. Chaque fois que j’appelle, peu importe le conseiller à qui je parle, celui-ci dispose des connaissances requises pour répondre rapidement à ma question. »

Autonomisation des employés et réduction du temps consacré à la gestion des RH

Systems for Research utilise l’environnement libre-service Powerpay, qui fournit aux employés un accès continu à leurs bulletins de paie, à leurs formulaires fiscaux, à leurs renseignements personnels, et plus encore. « Il est bien plus facile pour nos employés de trouver ce qu’ils cherchent au moment où ils en ont besoin, et je reçois nettement moins de demandes ponctuelles qu’auparavant, indique M^me Belmar. Nous observons également des avantages du point de vue de la sécurité. Par exemple, je n’ai plus à transmettre de documents de nature délicate en pièces jointes. »

Maintenant qu’elle n’a plus à composer avec autant de demandes d’information de la part des employés ni à chercher aussi souvent des documents, M^me Belmar a gagné un temps précieux, qu’elle peut consacrer à l’amélioration de l’expérience employé : « Je dispose désormais de plus de temps, ce qui me permet de mieux évaluer si les employés reçoivent tout le soutien dont ils ont besoin pour travailler le plus efficacement possible tout en préservant leur bien-être personnel. »

Gestion simplifiée de la complexification et des changements liés à la paie

Lorsque de nouveaux employés se joignent à Systems for Research, leur intégration se fait de façon très harmonieuse grâce à Powerpay, estime M^me Belmar : « Ma charge de travail n’augmente pas à mesure que la gestion de la paie se complexifie, car l’application est entièrement personnalisée pour nos employés en particulier. »

Si la complexification de la gestion de la paie résultant d’une croissance des effectifs est un phénomène prévisible, on ne peut pas en dire autant de la perturbation économique qui a découlé de la pandémie. Selon M^me Belmar, Ceridian a soulagé l’entreprise du stress et de l’incertitude associés aux divers programmes d’aide financière gouvernementaux. « Powerpay était constamment à jour relativement aux subventions fédérales offertes aux PME. D’ailleurs, la subvention salariale temporaire était intégrée au système, ce qui nous facilitait grandement la tâche. »

Conseils en matière de gestion des RH en temps opportun

Il y a quelques années, Systems for Research a élargi son partenariat avec Ceridian en se dotant des Services de consultation en gestion des RH, offerts par le cabinet de services professionnels e2r Solutions®, qui proposent aux PME des conseils d’experts en matière de droit du travail. « Les Services de consultation en gestion des RH se sont révélés un excellent complément pour notre entreprise, juge M^me Belmar. Auparavant, nous dépensions de milliers de dollars en honoraires d’avocats spécialisés en droit du travail en fonction des besoins. C’était coûteux et impersonnel. »

Les Services de consultation en gestion des RH se déclinent en plusieurs forfaits, qui offrent divers niveaux de conseils verbaux ou écrits moyennant des frais mensuels fixes. « Pour une PME, cette prévisibilité des coûts est cruciale, fait remarquer M^me Belmar. Nous pouvons nous adresser à e2r à tout moment en cas de problèmes, que ceux-ci concernent la gestion des départs, les congés de maladie ou la compréhension d’une nouvelle législation sur l’emploi. »

Systems for Research a également collaboré avec e2r dans le cadre de projets de grande envergure, comme la refonte de son guide de l’employé et l’établissement de contrats de travail avec tous les membres du personnel. « e2r a mis en lumière les lacunes de notre Service des RH du point de vue juridique, note M^me Belmar. À présent, nous nous sentons très en confiance sur le plan de la responsabilité et, plus important encore, e2r nous a permis de bien comprendre les obligations qui nous incombent en tant qu’employeur dans chaque province. Nous avons l’esprit tranquille, car nous savons que tous nos employés bénéficient de la couverture d’avantages sociaux à laquelle ils ont droit. »

Bilan d’un partenariat solide

En repensant à l’évolution du partenariat entre Systems for Research et Ceridian, M^me Belmar constate à quel point cette association a eu un effet transformateur sur l’entreprise : « Le service à la clientèle et le soutien exceptionnels offerts par Ceridian nous ont permis de croître tout en conservant la gestion de la paie et des RH à l’interne, et en faisant en sorte que cette fonction puisse continuer d’être assumée par une seule personne. Ce fut une expérience absolument remarquable. »