Témoignages de clients

Hôtel Shore : un service cinq étoiles en tout temps

Grâce à Dayforce, cet hôtel-boutique situé à Santa Monica est en mesure de gérer son personnel jour et nuit

La jetée de Santa Monica à distance de marche, une vue imprenable sur l’océan, l’une des dix plus belles plages au monde : c’est dans ce cadre magnifique que l’hôtel-boutique Shore se fait depuis toujours un devoir de répondre à tous les besoins de ses clients et de ses employés.

Un personnel toujours disponible pour un service sans interruption

Pour veiller à l’entière satisfaction de sa clientèle, l’hôtel Shore compte sur une équipe de plus de 200 employés pour assurer un service complet de jour comme de nuit. L’établissement des horaires peut vite devenir complexe pour les superviseurs, qui doivent gérer les périodes de disponibilité des employés et leurs demandes de congé, tout en s’assurant d’avoir toujours en poste suffisamment de réceptionnistes, de préposés aux chambres et de préposés à la clientèle pour répondre aux besoins de l’hôtel. Tout un défi!

« Il m’arrivait de ne pas dormir la nuit tellement la gestion des horaires me tracassait », avoue Aaron Peaslee, directeur du service à la clientèle à l’hôtel Shore. « Aurai-je assez d’employés demain? Est-ce que mon équipe sera complète, au bon moment? Notre hôtel est ouvert 24 heures par jour. J’ai donc toujours besoin de personnel. Si un employé à temps partiel est disponible seulement pour quelques jours, il est bien possible que je ne m’en souvienne pas. »

Malgré l’horaire chargé de bon nombre de ses employés, l’hôtel Shore a conscience de l’importance d’une saine culture d’entreprise. D’ailleurs, les employés le disent spontanément : c’est ce qui distingue leur employeur des autres.

« À l’hôtel Shore, on prend un plus grand soin des employés qu’à bien d’autres endroits où j’ai travaillé », dit Khristan Psalms, gestionnaire responsable de la formation et du perfectionnement à l’hôtel Shore.

« Les propriétaires ont le bien-être des employés à cœur. Ils tiennent à ce que nous possédions les compétences requises, ainsi que tous les outils nécessaires pour bien assumer nos rôles. »

Une solution favorisant la transformation

Avant que l’hôtel Shore adopte Dayforce, ses gestionnaires consacraient énormément de temps au traitement et au suivi de toute la paperasse (par exemple : les formulaires portant sur les augmentations au mérite, les changements à la rémunération, les promotions, les mutations, les cessations d’emploi, les modifications de données personnelles, les nouveaux employés et les demandes de congé).

En outre, chaque service devait établir ses propres horaires et recourir à diverses feuilles de calcul pour établir et administrer le budget alloué à la main-d’œuvre. Les services utilisaient également des cartables pour assurer le suivi des demandes de congé et veiller à ce que celles-ci correspondent aux horaires établis, que les membres de l’équipe devaient mettre à jour au début de leur journée de travail.

« Notre responsable des RH devait s’assurer de consigner dans le système tout changement ou renseignement touchant les membres de l’équipe », ajoute Mme Psalms. « Et puis, les employés qui souhaitaient modifier leurs renseignements personnels, comme leur adresse, le dépôt direct, le formulaire W-2, la désignation de personne à charge ou de bénéficiaire et la personne à joindre en cas d’urgence, devaient présenter un formulaire papier au Service des RH. »

« Notre responsable de la paie consacrait également beaucoup de temps à vérifier la conformité des feuilles de présence. Il fallait les scruter une à une afin de s’assurer que les employés avaient approuvé les modifications apportées à leur feuille de présence, en plus de veiller à ce que les pénalités liées à la pause du dîner soient dûment payées, conformément aux lois et aux règlements de la Californie. »

L’hôtel Shore a commencé à utiliser Dayforce à l’automne 2016. Cette solution a révolutionné et simplifié la façon dont le personnel effectue les tâches relatives aux RH qui ne peuvent attendre, et ce, sans papier.

« Nous avons choisi Dayforce parce que le système pouvait de toute évidence améliorer notre processus de traitement de la paie, en plus d’aider nos dirigeants à gérer leur effectif. Il permettait aussi d’offrir aux employés les accès et les ressources leur permettant de mieux gérer leur quotidien », dit Mme Psalms. « Nous étions impressionnés par la convivialité de Dayforce, et cela nous importait parce que certains membres de notre équipe sont peu versés en informatique. Dayforce a résolu des problèmes liés à nos tâches quotidiennes, dont le traitement et le suivi des formulaires, des documents et des horaires que nos équipes des finances, des RH et des opérations devaient effectuer manuellement. »

« Désormais, nos employés peuvent vérifier leur horaire de chez eux ou lorsqu’ils sont en vacances; ils n’ont plus besoin de venir sur place pour savoir s’ils travaillent la semaine suivante. Ils peuvent aussi présenter une demande de congé par l’entremise de Dayforce sans avoir à remplir de formulaire ou à rencontrer leur supérieur en personne. L’application permet aussi aux employés et à leurs gestionnaires de communiquer entre eux. Bref, elle est aussi indispensable à nos gestionnaires qu’à nos employés », souligne Mme Psalms.

Un virage technologique bienvenu

Grâce à Dayforce, l’entreprise a pu éliminer complètement les formulaires papier, ce qui rend la tâche des employés beaucoup plus agréable et permet à l’hôtel de mettre en pratique ses principes et idéaux écologiques.

« Nous avons effectué une transformation profonde en éliminant toute la paperasse. Plus facile à utiliser que l’ancien, le nouveau processus permet à nos gestionnaires de se concentrer sur les employés et les activités opérationnelles. Nous avons obtenu la certification LEED et tenons à réduire au minimum notre empreinte écologique. En plus de simplifier la tâche à nos employés au quotidien, Dayforce nous permet d’être encore plus verts », déclare Laura Martinez, directrice des RH à l’hôtel Shore.

M. Peaslee se dit très impressionné par tout ce que l’application Dayforce permet d’accomplir, ajoutant qu’elle allège grandement sa charge de travail. « Dayforce n’a rien à envier aux autres nouvelles technologies. J’adore l’utiliser! Ce système fonctionne tellement mieux que celui que nous utilisions précédemment. L’information est plus facile à consulter et à filtrer. Ce qui me plaît beaucoup, c’est que je peux accéder à Dayforce à partir de mon téléphone ou de n’importe quel ordinateur pour jeter un coup d’œil à la semaine qui vient. C’est génial! »

Dire adieu au papier comportait un certain niveau de risque, notamment parce que les employés de l’hôtel Shore ne sont pas tous férus de l’informatique. Mais cela valait vraiment la peine. « Les membres de notre équipe qui sont à l’aise avec les outils technologiques ne sont pas les seuls à vouloir profiter au maximum de Dayforce. Même ceux qui ne le sont pas autant utilisent l’application à partir de leur téléphone, bien qu’ils aient parfois besoin de l’aide de leur famille pour y arriver. Les employés ont souhaité élargir leurs horizons et sortir de leur zone de confort. Certes, ils n’ont pas tous beaucoup d’expérience avec les outils technologiques et ne sont peut-être pas tout à fait à l’aise, mais ils sont maintenant curieux et enthousiastes à l’idée d’apprendre », se réjouit Mme Psalms.

« Dayforce est tellement facile à utiliser. Tant que l’employé a un téléphone intelligent, qu’il sait utiliser Facebook et a un doigt, il pourra facilement accéder à tout ce qu’il lui faut dans Dayforce », assure Mme Martinez.

Plus qu’un outil de traitement de la paie

Un hôtel qui souhaite offrir un service cinq étoiles doit pouvoir compter sur des employés hors pair. Mais encore faut-il qu’ils soient en nombre suffisant pour éviter la surcharge de travail. À l’instar de l’hôtel Shore, Dayforce offre tout un éventail de services.

« Quand j’ai compris que Dayforce est bien plus qu’un système de traitement de la paie, je n’en revenais pas. C’est aussi un système de gestion du recrutement, de tenue des dossiers du personnel ainsi que de gestion des heures et de l’assiduité », indique M. Peaslee.

Selon Mme Psalms, « Dayforce simplifie les choses tant pour les employés qui soumettent des demandes touchant leur horaire de travail que pour les gestionnaires qui doivent approuver les cartes de pointage. Notre système de paie est tellement plus convivial qu’avant. Nous avons pu également réduire la quantité de papier circulant entre les différents gestionnaires et chefs de service ou d’un service à un autre. »

« Ce qui m’enthousiasme le plus, c’est de penser que l’hôtel Shore pourrait continuer son virage vert en éliminant complètement le papier de ses activités opérationnelles », déclare Mme Martinez.

Avec l’aide de Dayforce, l’hôtel Shore continue de prôner une culture qui favorise l’apprentissage continu, en plus d’offrir à ses employés une atmosphère de travail familiale, d’être écoresponsable et de donner à ses clients un excellent service en tout temps. L’application aide aussi l’hôtel, ses gestionnaires et ses employés à renforcer cette culture et à se préparer pour la croissance à venir.

« La technologie de Dayforce nous prépare pour l’avenir de nombreuses façons », souligne Mme Psalms. « Par exemple, le système nous donne un sérieux coup de main pour la gestion du recrutement et de l’intégration, ainsi que pour l’ensemble du parcours de l’employé. Ainsi, lorsque les propriétaires songeront à l’expansion de l’entreprise, à la façon d’accroître l’effectif dans toutes ses installations et d’attirer davantage de clients, nous aurons un outil qui saura grandir avec nous et favoriser notre croissance. Chaque nouvelle version de Dayforce nous aide à toujours garder les devants. »

Télécharger le fichier PDF

Autres ressources qui pourraient vous intéresser

×
Renseignez-vous sur nos produits, consultez notre documentation, et plus encore. Entrez votre requête dans le champ de recherche ci-dessus. Des résultats s’afficheront à mesure que des mots-clés sont saisis.