Témoignages de clients

Rubio’s Coastal Grill concocte un processus d’intégration amélioré

La chaîne nationale de restauration rapide en croissance simplifie l’intégration des employés et se débarrasse des processus manuels effectués sur papier.

De la nourriture et une expérience qui plaisent vraiment aux gens

L’histoire de Rubio’s remonte à 1983, quand Ralph Rubio, qui étudie alors à l’université, va faire un tour au Mexique pour surfer et profiter un peu du soleil. C’est au cours de ce voyage qu’il goûte aux meilleurs tacos au poisson de sa vie. Après avoir glissé la recette dans son short de surf, il retourne en Californie et, quelques années plus tard, ouvre un casse-croûte dans la région de Mission Bay, à San Diego.

Les tacos au poisson de M. Rubio se vendent comme des petits pains chauds. Aujourd’hui, près de 35 ans plus tard, la chaîne Rubio’s Coastal Grill compte plus de 200 restaurants d’un océan à l’autre aux États-Unis, et plus de 4 500 employés.

Selon Statista, il y aurait près de 700 000 restaurants en activité aux États-Unis. Avec une telle abondance de choix, les restaurants doivent constamment offrir un service, une ambiance et une nourriture hors pair pour conquérir le coeur… et l’estomac des clients.

« Pour sortir manger, nos clients ont l’embarras du choix. Nous voulons donc leur faire vivre une expérience qu’ils brûleront d’envie de répéter souvent en leur servant une nourriture savoureuse et de qualité », dit Angelica Gamble-Wong, vice-présidente directrice des RH chez Rubio’s Restaurants.

Rubio’s se différencie des autres chaînes de restauration rapide par l’utilisation d’ingrédients de qualité. Les salsas et guacamoles sont préparés sur place chaque jour. Le menu propose des fruits de mer d’origine responsable, ainsi que de la volaille élevée sans antibiotiques et de la viande entièrement naturelles. De plus, l’entreprise évite d’utiliser les additifs tels que les colorants et les édulcorants artificiels ou le glutamate monosodique. Elle se différencie également de la concurrence par l’importance qu’elle accorde au service à la clientèle.

« Nous sommes comme tout le monde, des gens qui vont sourire amicalement aux clients qui passent notre porte. Nous attendons de nos employés qu’ils soient eux-mêmes, et non des robots. Je pense d’ailleurs que cette authenticité, tant sur le plan organisationnel qu’individuel, est la raison pour laquelle Rubio’s connaît un aussi grand succès », déclare Michelle Coombs, ancienne cadre supérieure, Paie et SGRH chez Rubio’s Restaurants.

Les employés à temps partiel constituent des défis à temps plein

Comme tout le monde en restauration rapide, Rubio’s a besoin d’un bon personnel, qui travaille fort. L’entreprise dépend aussi beaucoup des étudiants pour combler ses besoins en matière de dotation. Le roulement de personnel inhérent à ce type d’emploi peut être stressant.

« Nous embauchons un bon nombre de personnes, mais beaucoup de nos employés travaillent à temps partiel. L’un des bons aspects du secteur de la restauration, c’est que nous donnons aux gens leur premier emploi. Mais en même temps, malheureusement, beaucoup de jeunes doivent nous quitter quand les cours reprennent », explique Mme Gamble-Wong. Le fait de gérer l’intégration des employés et l’important roulement de personnel à l’aide d’un système fondé sur le papier ne fait qu’augmenter le niveau de stress.

« Avec de 20 à 50 documents par nouvelle embauche passant entre les mains de plusieurs personnes pour être vérifiés, puis intégrés à notre système, c’est une perte de temps. La gestion de cette paperasse s’avère un fardeau pour l’unique employé responsable de celle-ci, surtout lorsqu’il manque un document à la fin du processus d’embauche », ajoute Mme Gamble-Wong.

« Nous gérions plus de 100 000 documents papier par an. Cela prenait tellement de temps à notre équipe des RH pour tout classer. Il fallait rassembler les documents, les numériser, puis s’assurer de les mettre dans le bon dossier. Nous avons donc commencé à regarder comment nous pourrions rendre le processus plus efficace dans nos restaurants. Nous voulions libérer les gérants pour qu’ils puissent consacrer leur temps à autre chose que la paperasse administrative de RH. »

« Je pense que n’importe qui, en arrivant dans l’organisation, s’apercevait que l’utilisation d’un système fondé sur le papier n’était pas la meilleure façon de procéder. Ce n’était pas efficace et, compte tenu du nombre d’employés et du roulement de personnel élevé, continuer à traiter des documents papier n’avait aucun sens », explique Mme Coombs.

La facilitation de grands changements

Chez Rubio’s, ils se sont aperçus qu’ils devaient remplacer leur processus. En tant que vice-présidente directrice des RH, Mme Gamble-Wong a donné à son équipe l’objectif de débarrasser Rubio’s de la paperasse et de faire en sorte que les données des employés circulent dans le système et que ces derniers soient intégrés à l’entreprise plus rapidement.

L’équipe des RH de Rubio’s a examiné six systèmes de gestion des RH, cherchant celui qui convenait parfaitement à l’organisation. Finalement, elle a choisi Dayforce.

« La première raison pour laquelle nous avons choisi Dayforce parmi les systèmes que nous avons examinés, c’est que tout est intégré en une plateforme. Le fait que les autres systèmes sont composés d’interfaces multiples crée des difficultés », déclare Mme Gamble-Wong.

« La deuxième raison, c’est la facilité de mise en place de Dayforce. Nous avons constamment entendu dire que la collaboration entre les équipes lors de l’implémentation était excellente et que les gens à Ceridian étaient motivés par la volonté de faciliter la tâche de leurs clients et de favoriser la réussite de ces derniers. Nous aimons bien cela. »

« Ceridian et Dayforce ont fait honneur à leur réputation. J’ai travaillé avec de nombreux systèmes et, de loin, celui-ci a été le plus facile à mettre en place », dit Mme Gamble-Wong.

« Une fois que nous avons eu mis en place Dayforce, ce qui nous a surpris le plus, c’était probablement la rapidité d’accès aux données. Tout se passe en temps réel. Les fonctions liées à la production de rapports sont beaucoup plus solides que ce à quoi nous nous attendions, et les tableaux de bord, qui fournissent des données aux cadres, sont vraiment phénoménaux. Toute l’équipe adore le fait d’avoir toutes ces informations au bout des doigts », ajoute Mme Gamble-Wong. « Ce qui est sûrement le plus remarquable dans le système, c’est toute l’information à laquelle nous avons accès. Dans l’équipe de direction, nous pouvons aller consulter les feuilles de présence et les horaires, nous pouvons voir les prévisions, le tout dans un seul système… et c’est tellement plus efficace. »

L’accès à une application mobile

L’environnement libre-service de Dayforce a également rendu le système très attrayant pour l’équipe de Rubio’s. « Avant, nous n’avions pas une option libre-service pour les membres de l’équipe et, chez Rubio’s, nous essayons d’être tournés vers le progrès », déclare Mme Gamble-Wong. « Nous avions vraiment l’impression qu’il nous manquait quelque chose parce que nos systèmes n’avaient pas d’application mobile. Par conséquent, le fait que Dayforce en offre une a été un grand avantage. »

Même si l’idée de former plus de 4 500 employés à l’utilisation de l’application mobile de Dayforce la faisait frémir, Mme Gamble-Wong a été agréablement surprise par la convivialité de celle-ci. « C’était incroyable! Nous n’avons pas eu à donner de formation sur l’application mobile de Dayforce, car elle est très conviviale et les gens sont maintenant habitués à utiliser leur appareil mobile. Les membres de notre équipe adorent l’application mobile. »

Toute l’information dans un seul système

« Depuis que nous avons un nouveau système, c’est génial de tout avoir dans une seule base de données. Les horaires, les feuilles de présence et les prévisions sont tous au même endroit. C’est plus facile d’aider les employés en ayant une seule source à consulter », dit Elizabeth Navarro, analyste SGRH chez Rubio’s Restaurants.

« La convivialité de Dayforce a été une agréable surprise. Dans d’autres systèmes, il peut être compliqué de trouver ce que vous cherchez et il peut n’y avoir qu’un seul moyen d’y parvenir. Avec Dayforce, il y a plusieurs façons d’accéder à ce que vous cherchez. Tout dépend de votre méthode de travail, car celle-ci varie d’une personne à l’autre. Dayforce vous permet de choisir comment vous y prendre pour accéder aux données dont vous avez besoin », dit Mme Navarro.

« Nous faisons tout notre possible pour penser aux clients d’abord. Cela signifie que je ne peux pas demander à mes gérants de restaurant de se concentrer seulement sur les tâches administratives. Plus je peux alléger celles-ci pour eux, plus ils peuvent se concentrer sur les clients et la nourriture, et s’assurer que les clients vivent une expérience de qualité chez nous », explique Mme Coombs.

Grâce à Dayforce, Jaime Huizar, gérant de restaurant chez Rubio’s, a pu réduire de 70 % le temps requis pour effectuer ses tâches administratives. Il utilise le système pour intégrer ses nouveaux employés, suivre la disponibilité des membres du personnel et gérer les horaires. Son personnel adore également le fait que Dayforce est offert en espagnol, ce qui en facilite la compréhension et la lecture ainsi que le suivi des processus pour certains employés, dont l’espagnol est la langue maternelle.

Libéré du poids de la paperasse, M. Huizar sent qu’il peut travailler encore mieux. « Je me trouve plus astucieux. Je sens que je prends de meilleures décisions; celles-ci me permettent de mieux servir nos clients. Je peux me concentrer sur les choses qui comptent vraiment, comme prendre soin des clients et améliorer la qualité de notre service ainsi que l’efficacité du personnel dans notre salle à manger. »

L’avenir des RH

« Notre équipe des RH a beaucoup changé depuis mes débuts », dit Mme Gamble-Wong. « Auparavant, je passais une grande partie de mon temps à essayer de rassembler les données, à analyser les tendances, ainsi qu’à tenir le compte des employés, du roulement de personnel, de l’attrition et du bassin de candidats. Et maintenant, tout cela se fait instantanément dans Dayforce. »

Dans toute l’organisation de Rubio’s, du siège social aux restaurants, Dayforce a changé la journée de travail de tout le monde. Le système a rendu chaque aspect de la gestion du personnel plus efficace, plus rapide et plus facile à comprendre.

« Dayforce nous a aidés à évoluer davantage en offrant des outils adaptés à nos employés de la génération Y. Nous avons une application mobile, nous avons dans le système des tableaux de bord auxquels nos équipes de gestion peuvent accéder afin d’avoir sous la main les renseignements requis, et ce, sans avoir à attendre qu’ils soient saisis dans une feuille de calcul », explique Mme Coombs.

Télécharger le fichier PDF

 

Autres ressources qui pourraient vous intéresser

© Ceridian Canada Ltée. Tous droits réservés.    Confidentialité    Modalités et conditions
×
Renseignez-vous sur nos produits, consultez notre documentation, et plus encore. Entrez votre requête dans le champ de recherche ci-dessus. Des résultats s’afficheront à mesure que des mots-clés sont saisis.