Témoignages de clients

Un changement majeur dans le comté de Parkland

Cette administration municipale rationalise ses processus de traitement de la paie grâce à l’application Dayforce et à la capacité d’intégration de celle-ci.

« Quand on regarde une ville, c’est comme si on lisait les espoirs, les aspirations et la fierté de tous ceux qui l’ont construite. »

Cette citation [en traduction libre], de l’architecte américain Hugh Newell Jacobsen, résume parfaitement l’essence même des villes. Chaque ville est une expression unique des gens qui y habitent et de leurs façons de vivre, de travailler et de s’amuser.

Les caractéristiques qui rendent les villes attrayantes et attirent les gens à y vivre en compliquent également la gestion. Pour assurer le bon fonctionnement d’une ville, tous les rouages – des travaux publics aux finances, en passant par les loisirs, les services d’urgence et les services sociaux – doivent s’imbriquer les uns dans les autres et interagir. Se soucier des effectifs d’une ville est essentiel aux activités de celle-ci.

Depuis quelques années, ce constat est au centre des préoccupations du personnel du comté de Parkland. Situé en Alberta, au Canada, le comté de Parkland est un district municipal d’à peine plus de 32 000 habitants. Il est à la limite de la ville d’Edmonton, la capitale nationale, couvre une superficie d’environ 2 300 kilomètres carrés et englobe des douzaines de localités. On y trouve un important parc industriel, plusieurs centaines d’exploitations commerciales, des entreprises minières, des terrains de golf et de camping, ainsi que deux parcs provinciaux.

Le comté emploie environ 500 personnes, dont la moitié à temps plein et 80 saisonniers, ainsi que des pompiers volontaires à temps plein et sur appel. Depuis des années, chaque service traitait sa liste de paie séparément. Ce qui veut dire que l’équipe des RH du comté était chargée de traiter sept listes de paie différentes, à diverses fréquences. Le personnel responsable de la paie extrayait un fichier de l’ancien système du comté contenant les données sur les heures et l’assiduité, le téléversait dans Microsoft Dynamics 365, son système de planification des ressources, traitait le fichier, puis la paie. Cette tâche exigeait beaucoup de temps, était sujette à l’erreur et suscitait beaucoup de frustrations.

« La particularité avec les municipalités, c’est qu’il s’agit d’un groupe d’organisations sur un seul nuage. Lorsque vous essayez d’exploiter 15 ou 20 organisations différentes collectivement, vous avez vraiment besoin d’avoir un lien entre elles », explique Marc Ficht, directeur des initiatives stratégiques.

Le comté de Parkland a commencé à chercher une autre façon de faire les choses qui lui permettrait d’harmoniser les processus de traitement de la paie dans tout le comté, d’éliminer les charges administratives inutiles et de libérer le personnel des RH pour qu’il se concentre sur les effectifs.

« Nous étions très compartimentés. Chaque service était livré à lui-même et faisait à sa façon. D’où l’utilisation de multiples systèmes pour effectuer la même chose, déclare M. Ficht. Notre objectif était de tout regrouper et de mettre tout le monde sur le même calendrier de la paie. »

La recherche d’un nouveau système

En 2019, le comté de Parkland a entrepris des recherches pour trouver un système unifié qui pourrait desservir l’ensemble de ses effectifs. M. Ficht et son équipe ont mobilisé tous les services dès le début du processus, les rencontrant pour comprendre leurs processus opérationnels et cerner leurs besoins. Outre l’automatisation et une meilleure capacité de génération de rapports, l’une des principales exigences du comté était que le nouveau système devait s’intégrer aux systèmes existants de gestion des RH et des finances. Une intégration directe à ses deux systèmes éliminerait les erreurs et les retards causés par la manipulation de fichiers.

Après presque un an de recherche, le comté a choisi l’application Dayforce. L’équipe a constaté que Dayforce pourrait l’aider à rationaliser ses processus. « L’une des principales raisons pour lesquelles Dayforce a été sélectionnée était sa capacité à s’intégrer à Dynamics 365, explique M. Ficht. Notre masse salariale représente la part la plus importante de nos dépenses. Jusqu’ici, les renseignements concernant la paie nous parvenaient parfois des semaines, voire des mois plus tard. Il est vraiment difficile pour notre personnel de gérer des projets lorsque les renseignements liés aux coûts les plus grands arrivent aussi tard. Ce que nous voulions, c’était d’avoir des renseignements en temps opportun. »

Le secret d’une implémentation réussie

Le comté de Parkland a implémenté avec succès Dayforce pour la gestion de la paie et des avantages sociaux, et ce, depuis janvier 2021.

Un des aspects clés du succès de l’implémentation, explique M. Ficht, consiste à affecter une équipe dévouée pour diriger et gérer le projet.

« Les gens pensent parfois : “Oh, nous allons faire ces projets sur le coin de notre bureau” et se demandent pourquoi ils ne réussissent pas », explique-t-il. « Compter sur un groupe dévoué qui s’occupait uniquement de l’implémentation a permis de nous assurer que nous étions vraiment à l’écoute de l’organisation. »

Le processus de mobilisation des intervenants internes a commencé avant la publication de la demande de proposition et s’est poursuivi tout au long de l’implémentation. Un comité de responsables des services a fourni des renseignements opérationnels essentiels pour s’assurer que l’implémentation répondrait aux besoins de chacun. « Au lieu de dire “Voici la technologie, allez-y et utilisez-la”, nous avons laissé l’organisation décider comment elle voulait utiliser la technologie », explique M. Ficht.

Les membres du comité se sont comportés en véritables champions du projet, tenant leurs services au courant de son avancement. L’équipe de M. Ficht a eu recours à un modèle de formation des formateurs pour donner aux champions les connaissances nécessaires pour soutenir leurs équipes et leur expliquer le système ainsi que la façon de l’utiliser.

Dans le cadre de l’implémentation, le Service des finances du comté de Parkland a également procédé à la refonte des codes de son grand livre dans Dynamics 365 pour mieux harmoniser les deux systèmes. C’est un effort qui en a valu la chandelle. « Désormais, nous avons un seul code pour tous les renseignements, de l’employé à la paie, en passant par les finances et les projets. Nous parlons d’économies potentielles d’un nombre considérable d’heures », déclare Tom Watts, directeur des services aux employés.

L’équipe du comté de Parkland a largement compté sur le soutien de Ceridian tout au long de l’implémentation afin de maximiser les avantages de l’application et sa personnalisation.

« Le partenariat [avec Ceridian] a été très fructueux, affirme M. Ficht. Chacun s’est présenté au moment où nous en avions besoin. Je pense que nous avons vraiment mis Ceridian au défi à certains moments et, tout compte fait, je crois qu’il s’agit d’une combinaison gagnante. »

East Shore Pelican par Reg Faulkner

Une adoption par les utilisateurs réussie et une intégration simplifiée avec Microsoft Dynamics 365

Plusieurs mois après l’implémentation, M. Watts indique que l’adoption de Dayforce par les différents services a été impressionnante. Les employés continuent de comptabiliser leurs heures dans Dynamics 365, un système qu’ils connaissent bien, ce qui a rendu le changement moins angoissant. Et ils sont maintenant en mesure de consulter leurs bulletins de paie, leur solde de vacances et leurs avantages sociaux dans Dayforce. De surcroît, l’intégration directe de Dayforce à Dynamics 365 a allégé le fardeau de l’équipe des services aux employés, leur permettant de rationaliser les processus de traitement de la paie.

Pouvoir accéder instantanément aux renseignements relatifs à la paie signifie que le personnel n’a plus à deviner les coûts de main-d’œuvre pour la planification budgétaire. Dayforce et son intégration à Dynamics 365 ont donné au personnel et aux services la possibilité et la responsabilité de suivre leurs propres heures et de transmettre leurs données respectives de façon hebdomadaire, soulageant ainsi l’équipe responsable de la paie.

« Auparavant, notre Service de la paie devait veiller à ce que tout le monde ait bien consigné leurs heures, et ce, correctement. C’est ce qu’un système devrait faire, pas nos gens. Nous avons donc abaissé cette responsabilité d’un niveau », dit M. Ficht.

Jadis, l’équipe des opérations devait payer un conseiller pour générer des rapports sur les heures supplémentaires, un processus coûteux, long et inefficace. Dayforce a éliminé ce besoin. « L’équipe semble très satisfaite de la capacité de génération de rapports, de la facilité d’utilisation et du degré de sophistication de la nouvelle application lorsqu’elle compare celle-ci à ce que nous avions avant », déclare M. Watts.

Il estime que, grâce à cette nouvelle efficacité, son équipe gagnera de 5 à 20 heures par semaine. « Vingt heures, c’est beaucoup. Mon équipe pourra consacrer plus de temps à conseiller et à soutenir les employés, ainsi qu’à promouvoir notre régime d’avantages sociaux, qui est très bon. Nous allons pouvoir réaffecter certaines de ces heures dans différents secteurs et être plus stratégiques.

Ce qui importe pour le moment est de laisser le système faire ce qu’il est censé faire, ajoute M. Ficht. Nous allons configurer les règles et les paramètres, et laisser le système fonctionner. Nous pourrons alors donner à notre personnel du temps pour des activités à plus grande valeur ajoutée au sein de notre organisation. »

La transformation d’une vision en réalité

La décision d’entreprendre un projet de cette envergure n’est pas prise à la légère par un comté. Une implémentation réussie exige un effort soutenu et une attention particulière à la gestion du changement et à la communication. En s’engageant auprès des intervenants internes, en affectant les ressources nécessaires au projet et en maximisant le soutien obtenu de Ceridian, M. Ficht et son équipe ont réussi la première phase du projet, et ont concrétisé leur vision d’une efficacité accrue et de processus simplifiés. Le comté envisage maintenant de maximiser son utilisation de Dayforce et l’intégration de celle-ci à Dynamics 365, ce qui permettra de libérer du temps pour ses effectifs afin qu’ils concentrent leurs efforts sur ce qui peut faire du comté de Parkland un endroit où il fait bon vivre, travailler et s’amuser.

« Je pense que vous ne devriez réaliser qu’un seul projet touchant le traitement de la paie dans votre vie, car il vous fera vieillir prématurément, plaisante M. Ficht. Une des principales raisons pour lesquelles nous avons choisi Ceridian est que nous ne voulons pas revivre cette situation. Nous avons donc opté pour un système et un partenaire avec lesquels nous pouvons évoluer. »

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