Témoignages de clients

Rassembler la main-d’œuvre essentielle durant une pandémie

La vice-présidente des RH de Buehler’s Fresh Foods parle de soutenir les travailleurs essentiels et d’assurer un service continu à la communauté pendant la pandémie de COVID-19.

Au cours des premiers mois de 2020, le monde du travail a changé radicalement. La propagation mondiale de la COVID-19 a forcé les entreprises à prendre des décisions sans précédent à l’égard de leurs activités et de leurs employés.

De nombreuses entreprises ont fait des pieds et des mains pour passer entièrement en mode télétravail ou pour adapter leurs services afin d’offrir la livraison ou le ramassage sans contact. Mais les épiceries étant considérées comme un service essentiel aux États-Unis, elles ont dû trouver un moyen pour que les clients continuent d’avoir accès aux magasins et aux produits tout en assurant la sécurité des employés et de la communauté.

Buehler’s Fresh Foods, un détaillant en alimentation haut de gamme comptant 13 magasins en Ohio, travaille depuis un mois à s’assurer d’offrir un soutien non seulement aux communautés, mais aussi à ses employés dévoués.

« Nous avons dû nous adapter à beaucoup de changements », explique Yvonne Monea, vice-présidente des RH chez Buehler’s Fresh Foods. « La dotation en personnel et le renouvellement des stocks sont de gros enjeux. Notre priorité est aussi d’assurer la santé et la sécurité de nos employés, de les aider pendant leurs longues heures de travail, et de reconnaître leur engagement et leur dévouement. »

 

 

Communication et soutien précoces

Lorsque l’Organisation mondiale de la Santé a déclaré officiellement que la COVID-19 était une pandémie mondiale au début de mars, les épiceries ont été prises d’assaut par la population cherchant à s’approvisionner en produits essentiels. « Nous avons reçu une quantité impressionnante de clients. C’était comme la veille de l’Action de grâce ou la veille de Noël, pas comme un jour de la mi-mars », souligne Mme Monea.

Il était impératif que Buehler’s Fresh Foods communique à tous ses employés les mesures de soutien qui étaient mises en place. Mme Monea indique que la priorité était d’assurer de fournir des communications à jour, en temps opportun. « Notre chef de la direction a immédiatement publié une déclaration, et nous avons utilisé Dayforce pour la diffuser à tous nos employés. Les deux premières semaines, nous avons envoyé environ huit courriels à grande diffusion concernant divers sujets de communication importants, et nous avons reçu beaucoup de bons commentaires selon lesquels les employés s’adaptaient à la situation. »

 

 

Une fois que le choc initial de la situation s’est atténué et qu’il est devenu clair que tout le monde aurait besoin de conseils pour savoir comment s’adapter à la nouvelle réalité, Mme Monea et son équipe ont entrepris la création d’une bibliothèque de communications et de contenu à l’intention des employés. Cette bibliothèque comprend des ressources et des foires aux questions sur la COVID-19, ainsi que de la formation sur l’aplanissement de la courbe au moyen de divers protocoles d’hygiène.

« Nous avons créé une bibliothèque sur la COVID-19 dans le module Apprentissage de Dayforce, qui contient tout le matériel d’apprentissage et toutes les communications que nous devons fournir à l’ensemble de nos employés », indique Mme Monea. « Nous avons toutes les communications publiées par le chef de la direction, ainsi que les notes de service au sujet de différents protocoles adoptés par les magasins, comme l’interruption temporaire d’offrir des beignes en libre-service dans la section des produits de boulangerie, la désinfection aux heures des comptoirs de charcuteries, ou la pose de ruban adhésif sur le sol pour assurer une distance de deux mètres entre les gens. »

Le suivi de ces communications dans Dayforce a aussi aidé les gestionnaires de Buehler’s Fresh Foods à gagner environ une heure sur leurs appels hebdomadaires, car ils peuvent accéder rapidement à tout le contenu qui a été envoyé aux employés la semaine précédente.

Réaffectation d’employés pour répondre à l’augmentation de la demande

À mesure que la pandémie progressait, il est devenu clair que les restaurants devaient fermer afin de ralentir la propagation du virus. Buehler’s Fresh Foods emploie 227 travailleurs dans ses divers restaurants et lorsque la fermeture temporaire de ceux-ci a été annoncée, l’entreprise a pu conserver ces employés en les réaffectant dans les épiceries afin de pouvoir répondre à la demande.

« Nous avons développé de nombreux protocoles d’hygiène dans chaque service des magasins. Quand nos restaurants ont fermé, nous avons réussi à réaffecter plus de 200 employés dans nos magasins afin d’aider à mettre ces protocoles en place », indique Mme Monea.

 

 

Les employés s’efforcent également de répondre à la demande croissante de commandes en ligne ramassées en bordure de rue, alors que les acheteurs essaient de plus en plus d’éviter d’entrer dans les magasins.

« Il n’y a que quelques créneaux horaires pendant lesquels les clients peuvent venir ramasser leur commande. Il y a un acheteur personnel pour faire l’épicerie et nous devons ensuite entreposer la commande en nous assurant de réfrigérer ou de congeler les produits qui doivent l’être, puis quelqu’un doit surveiller la file de ramassage et sortir la commande », explique Mme Monea. « Ce volet de nos activités a pris beaucoup d’ampleur. Pour répondre à la demande, nous avons dû embaucher d’autres employés et y affecter certains employés de nos restaurants. »

Buehler’s Fresh Foods cherche à augmenter le nombre de créneaux horaires disponibles, et même à le doubler à certains endroits.

 

 

Afin de s’assurer que les nouveaux employés et les employés réaffectés sont bien formés sur la façon de rassembler, d’entreposer et de livrer les articles commandés en ligne, Buehler’s Fresh Foods a chargé une gestionnaire salariée qui travaille à la maison d’intégrer et de former ces employés à l’aide du module Intégration de Dayforce. « Elle peut mener à bien le processus d’intégration d’un employé à distance. Cela permet aux directeurs en magasin de gagner du temps précieux en cette période si occupée », explique Mme Monea.

Assouplissement des politiques de congé et garantie d’emploi

Depuis le début, la position de Buehler’s Fresh Foods est que si un employé n’est pas à l’aise ou est incapable de travailler pour quelque raison que ce soit, il ne devrait pas se sentir obligé de le faire. « La raison pour laquelle un employé ne peut pas ou n’est pas à l’aise de travailler n’est pas importante pour nous; notre engagement est de garder tous nos employés. Nous n’avons fait aucune mise à pied et tous nos employés retrouveront leur emploi quand la crise sera passée », indique Mme Monea.

 

 

Buehler’s Fresh Foods a utilisé les fonctions de génération de rapports de Dayforce pour faire le suivi du statut des employés afin de s’assurer que les dirigeants ont un aperçu précis de l’ensemble de leurs effectifs et voient quels magasins ont besoin d’aide supplémentaire.

« Vous ne pouvez pas prendre de décisions si vous n’avez pas de bons rapports », avance Mme Monea. « Nous avons créé un code afin de pouvoir faire le suivi des employés inactifs dans notre système, et je peux produire chaque semaine pour notre équipe de direction un rapport affichant les employés en congé en raison de la COVID-19 par emplacement et par service. Cette information nous permet de déplacer des employés au besoin et d’assurer un suivi très facilement. »

Le problème, cependant, est que comme le virus continue de se propager en Ohio, de plus en plus d’employés sont incapables ou ne sont pas à l’aise de travailler. Mme Monea se doutait que cela se produirait et a avisé ses directeurs de magasin d’embaucher des travailleurs supplémentaires pour combler l’écart. « Beaucoup d’employés d’autres entreprises et secteurs d’activité ont été mis à pied, et nous pouvons potentiellement les attirer », dit-elle.

Reconnaissance des employés

Mme Monea souligne qu’elle a été très impressionnée par l’engagement et la résilience des employés de Buehler’s Fresh Foods tout au long de cette épreuve. « Il y a tellement d’employés qui relèvent le défi en se retroussant les manches plutôt que de le fuir. C’est beau à voir. Cela témoigne réellement de l’engagement de nos employés », ajoute-t-elle.

Afin de montrer sa reconnaissance aux employés pour leur service indéfectible, le président et chef de la direction de Buehler’s Fresh Foods, Dan Shanahan, a annoncé que l’entreprise versera plus de 250 000 $ en prime de reconnaissance à l’ensemble des employés qui continuent de travailler pendant la pandémie de COVID-19.

« J’ai toujours su que nous avions des employés formidables et de les voir collaborer ainsi a été très gratifiant. Ils ont été en mesure de mettre en place tous les protocoles d’hygiène, de remplir les tablettes de produits aussi rapidement que possible, et de travailler de longues heures tout en gardant le sourire et en se réjouissant des ventes », souligne Mme Monea.

 

 

Comme Buehler’s Fresh Foods est une société appartenant aux employés, cela a suscité un immense sentiment de fierté et d’engagement. « C’est incroyable de voir comment ils se sont regroupés en équipes et ont simplement fait bouger les choses. Je suis en admiration devant nos gestionnaires et nos employés qui sont déterminés à faire avancer les choses. »

Résilience et souplesse

En tant que dirigeante en période de crise, Mme Monea conseille non seulement de faire preuve de force et de détermination, mais aussi de souplesse pour faire face aux situations imprévues, et d’être ouvert aux suggestions.

« Les priorités ont changé très rapidement il y a quelques semaines en ce qui a trait à la COVID-19. Je crois qu’en tant que responsable des RH, il faut faire preuve de créativité et de souplesse, tout en maintenant la conformité à la réglementation », explique Mme Monea. « Il faut être ouvert aux suggestions et aux commentaires provenant de tous les échelons, qu’il s’agisse d’un emballeur, d’un directeur ou d’un client. Il faut aussi être prêt au changement, parce que pour passer au travers de cette épreuve, il faudra qu’il y ait beaucoup d’ajustements. Si vous ne faites pas preuve de souplesse ou n’êtes pas ouvert au changement, les prochains mois seront interminables. »

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