Témoignages de clients

Electro Scientific Industries se focalise sur ses effectifs

L’entreprise de fabrication de produits technologiques renforce sa gestion des talents grâce à Dayforce.

 

L’entreprise Electro Scientific Industries (ESI) est à la fois ancienne et nouvelle. Fondée en 1944, elle exerce ses activités depuis plus de 75 ans et est devenue une leader mondiale en fabrication de solutions laser novatrices. Aujourd’hui, elle offre un système de traitement par laser ultra précis fondé sur une technologie à la fine pointe, et met son savoir-faire au service de sa clientèle : la chaîne d’approvisionnement du secteur de l’électronique grand public. En d’autres mots, l’entreprise produit des lasers qui servent à fabriquer des composantes électroniques compactes qui seront intégrées aux téléphones mobiles, aux tablettes et autres petits appareils.

En 2017, ESI a décidé d’investir massivement dans son avenir en se dotant d’une nouvelle équipe de gestion dynamique. Elle souhaitait ainsi moderniser l’entreprise et lui insuffler une énergie nouvelle. À la même période, elle a aussi mondialisé ses effectifs en déplaçant ses activités de fabrication à Singapour, ainsi qu’en répartissant les activités de vente, de service à la clientèle et des ingénieurs en application dans divers pays afin de se rapprocher de ses clients.

Ces changements ont aidé à transformer la culture d’ESI pour en faire un endroit stimulant et mobilisateur qui attire les ingénieurs les plus talentueux. Sous l’impulsion de la nouvelle approche gagnante d’ESI, ses effectifs sont maintenant enthousiastes et inspirés. D’ailleurs, les effets se voient sur le chiffre d’affaires.

Il reste cependant difficile d’amener les effectifs à rester concentrés sur une stratégie gagnante. Et lorsque 60 % de ces effectifs sont répartis dans 10 pays et de multiples fuseaux horaires, il est encore plus ardu de maintenir les communications et de s’aligner sur des objectifs communs.

Une entreprise moderne mérite une approche moderne de la gestion des talents

La plupart des employés de l’entreprise étaient d’accord pour dire que l’approche d’ESI en matière de gestion des talents devait être revue pour correspondre à la nouvelle direction de l’entreprise.

« C’était un cauchemar », a décrit Josie Jarnagin, directrice des opérations de RH chez ESI. « Tout s’effectuait sur papier, et chaque évaluation du rendement exigeait de multiples signatures. Comme nous avons 650 employés répartis dans divers pays, nous devions expédier des formulaires un peu partout à l’étranger, qui étaient classés à la main. C’était vraiment pénible. »

Il y a trois ans, Mme Jarnagin et Tracey Jerijervi, vice-présidente des RH, ont finalement conclu que trop, c’était trop. L’entreprise en pleine croissance devait trouver une façon plus progressive, transparente et collaborative de recruter et d’intégrer les nouveaux employés, et de gérer les évaluations du rendement.

« Ces dernières années, notre entreprise a changé de direction. Nous avons relocalisé nos usines de fabrication pour nous rapprocher de nos clients et de notre chaîne d’approvisionnement. De plus, nous avons rassemblé une équipe de gestion formidable qui a incité les employés à se mobiliser de nouveau et à entrevoir l’avenir avec optimisme », a expliqué Mme Jerijervi. « Mais parallèlement, notre équipe de RH continuait de perdre un temps fou à gérer la paperasse. L’image que l’entreprise projetait n’avait rien de moderne. Il nous fallait une solution de gestion des talents plus tournée vers l’avenir, plus efficace et harmonisée à la façon dont nous souhaitions travailler. »

Cliente de longue date de Ceridian, ESI utilisait déjà l’une de ses anciennes plateformes pour la gestion de la paie, de la dotation en personnel et du recrutement aux États-Unis. Puis, il y a trois ans, Mme Jerijervi et son équipe ont pris connaissance du module Gestion des talents de Dayforce.

« Notre étions très enthousiastes », s’est rappelée Mme Jerijervi. « Nous avons tout de suite vu comment le module améliorerait notre gestion du recrutement et du rendement. Dayforce propose un mode de fonctionnement beaucoup plus moderne, et permet de recruter et d’intégrer efficacement les nouveaux employés. De plus, il permet de faire un rapprochement dynamique entre le rendement des employés et les objectifs organisationnels dans le cadre des séances d’accompagnement professionnel qui se déroulent tout au long de l’année. »

Un gain de temps qui se compte en heures et en semaines

Après la mise en service de Dayforce, l’équipe de RH d’ESI a tout de suite constaté la rentabilité de son investissement. Sur le plan du recrutement, ESI a pu retrancher une heure et demie à chaque embauche grâce à la consolidation de multiples points de saisie de données et au lancement d’un portail en libre-service à l’intention des candidats.

« Chaque année, nous embauchons de 80 à 100 employés dans le monde. C’était donc un gain de temps considérable! », a souligné Mme Jerijervi. Dayforce a aussi accéléré la gestion du processus d’offre, ce qui a permis aux recruteurs de récupérer 45 minutes par offre. Ces derniers ont donc pu se consacrer davantage aux activités stratégiques de recrutement.

En plus du gain de temps lié au processus de recrutement, l’entreprise a rationalisé la gestion du rendement. Auparavant, il fallait à l’ensemble de l’équipe de RH quelques mois pour préparer l’évaluation du rendement, puis huit semaines supplémentaires pour permettre aux employés et aux gestionnaires de traverser le processus. Grâce à Dayforce, l’équipe de RH d’ESI a pu raccourcir de plusieurs semaines le processus d’évaluation du rendement. Il suffit aujourd’hui d’une semaine pour la configuration, puis de six semaines pour permettre aux employés et aux gestionnaires de traverser le processus.

« Finie la paperasse », a déclaré Mme Jarnagin. « Il suffit d’envoyer des rappels aux employés et aux gestionnaires au moyen de Dayforce, et d’utiliser les fonctions de production de rapports pour vérifier l’avancement du processus. Grâce à Dayforce, notre équipe de RH a réalisé des gains de temps et d’efficacité. L’évaluation du rendement ne pose désormais plus problème et se déroule de façon fluide. »

John Williams, vice-président du marketing chez ESI, est souvent appelé à voyager à l’étranger dans le cadre de ses fonctions. Il voit donc directement comment Dayfoce a facilité ses tâches de gestion de l’harmonisation des objectifs du personnel à ceux de l’organisation. « La planification en vue de l’avenir est vraiment au cœur des priorités de l’entreprise », a-t-il souligné. « Aujourd’hui, notre culture est synonyme de réussite. Nos employés sont concentrés sur leurs objectifs, et l’effet se voit sur le chiffre d’affaires. »

De l’avis de M. Williams, Dayforce est particulièrement utile pour la gestion des évaluations du rendement. « Étant donné mes déplacements professionnels fréquents, j’utilise avant tout Dayforce sur mon téléphone mobile. Cela me permet de continuer d’assumer mes responsabilités de gestion où que je sois, ce qui améliore considérablement ma productivité. »

Des conversations suivies sur le rendement

L’un des aspects les plus appréciés par les gestionnaires d’ESI comme M. Williams est le suivant : avec Dayforce la gestion du rendement devient une conversation suivie plutôt qu’un exercice annuel. Ainsi, les gestionnaires peuvent facilement suivre la progression d’un employé par rapport à ses objectifs tout au long de l’année et, au fur et à mesure, fournir des commentaires et proposer des mesures pour corriger le tir.

« Chaque année, certains aspects évoluent de façon contraire à nos prévisions », a expliqué Mme Jerijervi. « Auparavant, la planification se faisait une fois dans l’année. Aujourd’hui, Dayforce permet aux gestionnaires et aux employés d’apporter des modifications et de faire le point au fil des mois. Cela nous permet d’être plus efficaces. »

Dayforce a aussi permis à ESI de séparer l’évaluation du rendement et les commentaires suivis des décisions relatives à la paie. « Lorsque ces deux étapes se faisaient en même temps, nous avions remarqué que les gestionnaires hésitaient à donner des commentaires constructifs au quotidien parce qu’ils craignaient que cela ait une incidence sur les décisions relatives à la paie », a affirmé Mme Jerijervi. « Aujourd’hui, l’évaluation du rendement et les augmentations salariales sont deux processus distincts, et nous utilisons l’outil de conversation pour mettre à jour régulièrement les objectifs, clore ceux qui ont été réalisés et en suggérer de nouveaux. »

Mme Jerijervi est aussi très satisfaite des rapports qu’elle peut produire au moyen de Dayforce. Elle s’en sert pour consulter les analyses de données, comme le taux de roulement en fonction des années en poste ou du service dans lequel les employés évoluent. « Les rapports nous indiquent où nous devons resserrer notre suivi ou modifier nos façons de faire », a-t-elle expliqué.

Même si la fonction de production de rapports de Dayforce n’est pas encore offerte aux gestionnaires d’ESI, l’équipe de RH est en mesure de leur fournir de l’information en temps quasi réel pour répondre à leurs besoins.

L’excellence, et rien d’autre

Selon M. Williams, lorsqu’on dispose d’une solution simple et conviviale pour gérer le rendement d’un effectif mondial, cela se reflète sur le chiffre d’affaires. C’est le coup de pouce dont ESI avait besoin pour devenir une entreprise technologique moderne où il fait bon travailler.

« Le fait de disposer d’un outil moderne et convivial pour communiquer avec mes employés au sujet de leur rendement tout au long de l’année m’aide à rehausser leur niveau et à cerner leurs difficultés afin qu’ils puissent exceller », a-t-il affirmé. « Une chose est sûre : avec Dayforce nous excellons. »

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