Témoignages de clients

Le Service ontarien de la surdicécité au soutien de l’autonomie

Un organisme sans but lucratif qui tire parti de Dayforce pour attirer les employés, les fidéliser et les outiller, en vue d’offrir ses services aux communautés.

Christie est une jeune femme active et autonome. Elle aime nager, faire du bénévolat et passer du temps au grand air. Par ailleurs, elle est atteinte de surdicécité. Christie a été diagnostiquée à la naissance avec un trouble génétique rare qui affecte la vue et l’ouïe. Pendant toute sa vie, elle a eu à trouver un équilibre entre son désir d’autonomie et son besoin de soutien.

Cet équilibre a été beaucoup plus facile à atteindre au moment où elle a commencé à recevoir le soutien du Service ontarien de la surdicécité. Avec l’aide d’un interprète tactile, Christie a emménagé dans une maison adaptée à ses besoins particuliers. Son interprète tactile l’a aidée à perfectionner ses compétences en communication, à participer à la vie de sa communauté et à entreprendre des activités qui la rendent heureuse. Sans lui, Christie ne pourrait pas vivre pleinement sa vie. Il est donc une ressource essentielle.

Un soutien considérable

Nous savons que la majorité des expériences que nous faisons du monde sont tributaires de nos cinq sens. Mais saviez-vous que 95 % de nos apprentissages s’effectuent par la vue et l’ouïe? Lorsque vous êtes atteint de surdicécité, le monde peut sembler plus éloigné et plus difficile à appréhender.

Les centaines d’interprètes tactiles qui ont suivi une formation professionnelle auprès du Service ontarien de la surdicécité deviennent les « yeux » et les « oreilles » des personnes atteintes de surdicécité, comme Christie, dans 21 établissements résidentiels à l’échelle de l’Ontario. Ils aident les personnes à accroître leur autonomie, à développer leurs compétences de vie, à communiquer et à participer activement à leur vie courante. Sans compter qu’ils contribuent également à alléger la pression subie par les familles et les tuteurs.

La capacité accrue de s’adresser aux autres et d’agir se traduit par de nouveaux besoins

Le Service ontarien de la surdicécité a été fondé en 1989 par un groupe de parents qui ont décidé de faire pression sur le gouvernement provincial afin d’obtenir du financement pour des programmes communautaires d’aide à l’autonomie qui commencent au moment où l’enfant achève ses études. L’organisme n’a cessé de prendre de l’expansion depuis ce temps et de renforcer l’autonomie des personnes atteintes de surdicécité afin qu’elles réalisent leurs objectifs et leurs rêves.

La croissance de l’organisme a fait une différence extraordinaire dans la communauté, et elle a posé des défis de taille à la petite équipe des RH de l’organisme, située à Newmarket, en Ontario. Gérer efficacement le personnel à distance et mettre en œuvre des voies de communication conviviales n’est qu’un aspect de la solution. L’autre aspect consiste à répondre à la demande pour des interprètes tactiles et à former adéquatement ceux-ci.

Un seul collège en Ontario forme des interprètes tactiles. L’organisme a donc élaboré le programme d’étude qu’elle offre. Il s’en suit qu’une pression considérable s’exerce, d’une part, afin de fidéliser les employés après les avoir formés et, d’autre part, afin de leur fournir un soutien approprié et des occasions de perfectionnement adéquates. L’équipe des RH de Service ontarien de la surdicécité avait besoin d’un système pour l’aider à accélérer le processus de recrutement et à assurer le suivi des occasions de formation et de perfectionnement.

Le passage à une nouvelle solution

Alyssa Young, directrice des RH, travaille au sein de l’organisme depuis sept ans. Elle a été témoin de sa croissance significative et des importants changements qu’il a connus au cours de cette période. L’organisme avait besoin d’une solution plus fiable qui lui permettrait de surmonter ses défis en matière de recrutement et de formation. Le Service ontarien de la surdicécité voulait établir les horaires et traiter la paie au moyen d’un seul système pour diminuer le fardeau de la saisie des données incombant à son personnel de première ligne très occupé, et réduire les erreurs en aval. L’organisme voulait un système en vue d’automatiser l’intégration et l’orientation des employés et des étudiants, qui lui permettrait de tenir compte de l’évolution des horaires, des rapports et de la planification de la main-d’œuvre. Dayforce répondait à toutes ses exigences. Le Service ontarien de la surdicécité a effectué la migration en 2013 et ne le regrette pas.

« Nous utilisons Dayforce dans le cadre du recrutement, de la gestion des RH, de l’établissement des horaires, du traitement de la paie, ainsi que pour assurer le suivi des données sur nos employés – en d’autres mots, dans presque tout. Nous évoluons avec ce système », explique Mme Young. « Pour nous, c’est un guichet unique. Nous pouvons utiliser les données de la paie pour l’établissement des horaires, car tout concorde. Le système nous permet d’être plus précis et efficients, et de réduire le nombre d’erreurs administratives qui résultaient auparavant de l’utilisation de plusieurs systèmes. »

Un meilleur système, de meilleurs résultats

Avant la mise en place de Dayforce, il leur fallait deux jours pour traiter la paie. On pouvait consacrer jusqu’à deux heures pour obtenir un aperçu des résultats de la paie. La correction des erreurs entraînait des retards supplémentaires, car dans ces circonstances, il fallait générer un nouvel aperçu. Le temps perdu était considérable, ce qui finissait par mettre de la pression sur les employés et leur faire manquer des occasions. « Je passais ma journée à exécuter des aperçus des résultats de la paie, pour m’assurer de son exactitude », se souvient Mme Young. « Mais depuis notre migration vers Dayforce, le temps que nous consacrons au traitement de la paie est passé de deux jours à deux heures, en ce qui a trait au processus relevant des RH. »

Mme Young explique que le gain de temps a été un changement positif, mais que l’accès à l’historique des données sur les effectifs s’avère le plus grand avantage. L’équipe peut ainsi faire le suivi des augmentations de salaire des employés, de leur assiduité, de leurs absences autorisées, ainsi que des modifications quant à leur lieu de travail et d’autres renseignements clés. L’utilisation de plusieurs systèmes auparavant posait des défis en ce qui a trait au stockage des données sur les employés et les événements et à leur accès. Grâce à Dayforce, ces renseignements se retrouvent tous à un seul endroit.

« Nous avons eu une prise de conscience lorsque nous avons constaté l’ensemble des renseignements auxquels nous avons accès », ajoute Mme Young. « Comparativement à ce que nous avions accès auparavant, la différence est considérable. Nous pouvons créer tous les rapports voulus avec les données dont nous disposons dans le système. Cela nous aide à agir rapidement. Nous pouvons utiliser Dayforce pour consulter des renseignements importants sur les employés, et nous savons qu’ils sont exacts, car ils proviennent tous d’un seul et même système. »

De plus, Dayforce a permis à Mme Young et à son équipe de s’acquitter plus facilement de leurs tâches de recrutement et de fidélisation des employés. En centralisant les renseignements sur les effectifs à un seul endroit, il est plus facile d’afficher rapidement les postes vacants. L’automatisation de l’intégration des employés et de la formation par l’intermédiaire du système a également permis à l’équipe de gagner du temps et de veiller à ce que l’expérience des nouveaux employés soit cohérente.

Un avenir prometteur se dessine

Le Service ontarien de la surdicécité s’efforce d’enrichir la vie de son personnel, ce qui favorise son épanouissement. Comme l’explique Mme Young, Dayforce les aide à réaliser ce mandat : « Dayforce nous permet de veiller à ce que notre culture transparaisse dans l’ensemble de l’organisme. » En mettant en place un système fiable, l’organisme peut désormais se concentrer à créer une culture organisationnelle ouverte et positive, et le personnel peut se consacrer à soutenir la clientèle et leurs familles afin qu’ils vivent le plus pleinement possible.

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