Témoignages de clients

Aldex Chemical renaît de ses cendres

Après s’être relevé d’une catastrophe, le fabricant tire parti de Dayforce et de Powerpay pour établir des processus de gestion du capital humain efficaces et évolutifs.

Dans la soirée du 30 octobre 2013, l’inimaginable s’est produit : une explosion est survenue dans l’usine de production de l’entreprise Aldex Chemical à Granby, au Québec, une ville située à 80 km à l’est de Montréal. L’explosion a détruit l’usine et dévasté l’entreprise de 34 ans. Heureusement, aucun employé n’a été blessé. Par contre, l’entreprise a été frappée de plein fouet.

Aldex Chemical est l’une des seules entreprises en Amérique du Nord à fabriquer de la résine servant à l’adoucissement de l’eau. La petite entreprise détient donc une grosse part du marché. Aldex Chemical compte une trentaine d’employés à temps plein au Canada, majoritairement rémunérés à l’heure. Le chef de la direction et le vice-président des ventes sont basés aux États-Unis, où l’entreprise exporte la majeure partie de ses produits.

Pendant des années, Aldex Chemical a été une entreprise familiale dotée d’une clientèle solide. Elle n’avait pas établi de plan de croissance précis ni de cible à cet égard, car chacun était satisfait des choses telles qu’elles étaient.

Mais la catastrophe a tout bouleversé. Du jour au lendemain, l’entreprise a dû souscrire des emprunts considérables pour couvrir les frais de reconstruction, qui n’ont pas été entièrement pris en charge par les assurances. Puis, certains clients se sont tournés vers la concurrence et y sont restés. Cette période profondément déstabilisante a forcé Aldex Chemical à réfléchir au type d’entreprise qu’elle voulait devenir.

« Le parcours de l’entreprise est divisé en deux périodes : avant et après 2013, fait remarquer Al Karim Dhanji, directeur des finances chez Aldex Chemical. L’entreprise a dû se reconstruire, établir de nouveaux processus et former de nouveau les employés. L’explosion a constitué le point de bascule où nous avons compris que le marché avait changé et que nous devions nous adapter. Bien sûr, ce fut un événement malheureux. Mais en même temps, ce fut une bénédiction, parce qu’il a poussé l’entreprise à changer sa façon de voir les choses et à se fixer des objectifs de croissance. Notre nouvelle identité, c’est à cet événement que nous la devons. »

Des technologies modernes pour rationaliser les opérations

M. Dhanji s’est joint à l’équipe d’Aldex Chemical en 2016 à titre de directeur des finances, soit moins de trois ans après l’explosion. Il a connu l’entreprise alors qu’il travaillait pour la société de conseil chargée de concevoir les plans de reconstruction. Quand on lui a présenté l’occasion de travailler pour Aldex Chemical et de mettre le plan en œuvre, il l’a saisie.

La mise en place d’un système et de processus de gestion de la paie a été l’un des premiers changements effectués par M. Dhanji. Quelques mois plus tôt, l’entreprise avait implémenté Powerpay, la solution de gestion de la paie pour les PME de Ceridian. Même si le système avait simplifié le traitement de la paie, la gestion des heures et de l’assiduité se faisait encore largement de façon manuelle et manquait d’uniformité faute d’un système plus efficace. Les employés devaient pointer manuellement leur arrivée et leur départ pour consigner leurs heures et confirmer leur présence. Cette façon de faire entraînait des erreurs de saisie qui se répercutaient jusque sur la paie. Par ailleurs, la gestion de la paie était sous la responsabilité du seul commis-comptable de l’entreprise. Celui-ci devait calculer les primes mensuelles versées aux employés qui se présentaient toujours à l’heure. Il fallait environ huit heures chaque semaine pour effectuer cette tâche chronophage, sans compter qu’elle entraînait des erreurs et des retards dans le traitement de la paie. M. Dhanji savait que tout cela n’était pas compatible avec une entreprise qui cherchait à croître.

Après quelques mois chez Aldex Chemical, alors que l’entreprise continuait d’améliorer ses processus de gestion de la paie grâce à Powerpay, M. Dhanji a implémenté le module Gestion des heures et de l’assiduité de Dayforce, une décision qu’il n’a pas regrettée. En effet, Dayforce lui a permis d’automatiser le processus et d’en déléguer la gestion à un nouvel employé, tout en conservant une bonne vision du système et des données.

Il n’a fallu qu’environ trois mois pour finaliser l’implémentation. Selon M. Dhanji, Ceridian a réussi à reproduire les méthodes internes qu’Aldex Chemical avait établies afin de faciliter la transition. De plus, de nouvelles mesures de sécurité ont été mises en place. Aujourd’hui, une photo de l’employé est prise au moment du pointage afin de s’assurer que chaque employé ne pointe que pour lui-même.

De plus, les employés consignent maintenant leurs heures directement dans Dayforce, ce qui permet un suivi plus précis. Dayforce calcule automatiquement les heures supplémentaires et les indemnités de jour férié en fonction des paramètres établis par l’entreprise, réduisant ainsi les erreurs et les paiements en trop. La paie est aussi systématiquement versée à temps, ce qui permet aux employés d’avoir l’esprit tranquille. Ces derniers peuvent en outre facilement accéder à leurs renseignements et documents personnels. Résultat : les visites au bureau se font plus rares et le fardeau du personnel administratif est réduit. Par ailleurs, M. Dhanji a été heureux de constater que les employés les moins à l’aise avec les applications numériques arrivent à utiliser ce système intuitif.

« Avant d’utiliser Dayforce, nous versions des sommes en trop aux employés parce que les données sur les heures et l’assiduité manquaient de précision. Avec Dayforce, la différence est flagrante, affirme M. Dhanji. L’adoption du système a aussi montré aux employés que le suivi des heures est un point important pour nous. Les employés qui ne se présentent pas à l’heure voient les effets sur leur prime mensuelle liée à l’assiduité. Chacun est devenu plus discipliné. »

Aujourd’hui, pour faire le traitement de la paie, l’entreprise doit simplement exporter les rapports relatifs aux heures et à l’assiduité qui sont produits dans Dayforce, puis les verser directement dans Powerpay. Aux rares occasions où des problèmes sont survenus, l’équipe de Ceridian a toujours pu fournir une solution rapidement. M. Dhanji estime que l’adoption de Dayforce a réduit requis pour effectuer le de traitement de la paie de 30 à 40 %.

Selon M. Dhanji, le fait d’implanter des systèmes efficaces a suscité une vague de changements à l’échelle de l’organisation. « On peut observer directement l’effet des changements que nous instaurons, notamment sur le chiffre d’affaires et sur la motivation des employés. Nous avons tout de suite reçu des commentaires favorables. »

Un accès aux données qui favorise la prise de décisions stratégiques

Depuis l’explosion, Aldex Chemical a fait passer ses effectifs de 20 à 35 employés, a ajouté 10 000 pieds carrés à son usine et a multiplié ses ventes par cinq. Mais composer avec le changement n’a pas toujours été facile. « Comme pour toute PME, les changements sont difficiles. Il faut toujours y aller progressivement », explique M. Dhanji.

Le fait de pouvoir se reposer sur Dayforce et sur Powerpay pour la gestion des heures, de l’assiduité et de la paie a non seulement aidé Aldex Chemical à rationaliser les processus suivis par l’entreprise et les employés, mais a aussi permis à M. Dhanji et à son équipe d’accéder à de l’information qui facilite la prise de décisions éclairées. Les rapports de Dayforce permettent d’obtenir des données et d’effectuer des analyses qui étaient auparavant inaccessibles. L’entreprise s’en sert pour assurer sa planification et établir sa stratégie de croissance.

« Ces tâches deviennent de plus en plus faciles. Avant, il était presque impossible d’obtenir de tels renseignements. Le temps consacré aux tâches administratives a véritablement chuté », indique M. Dhanji. Le système fournit aussi des renseignements exacts sur les employés. L’entreprise sait qu’elle pourra s’y fier advenant une vérification du gouvernement.

Le temps gagné sur le plan des tâches administratives et de la production de rapports est aujourd’hui consacré à l’établissement d’une culture d’entreprise positive et à la planification de la croissance.

Une croissance durable grâce aux technologies

Au fil de l’expansion d’Aldex Chemical, M. Dhanji et son équipe se concentrent de plus en plus sur le recrutement et la fidélisation des effectifs. Le recrutement présente son lot de défis étant donné la pénurie de main-d’œuvre dans la région. L’entreprise offre des salaires, des mesures incitatives et des conditions concurrentiels, mais elle peine à attirer des candidats et à fidéliser les employés dont elle a besoin pour alimenter sa croissance. Dayforce et Powerpay lui procureront un avantage concurrentiel, d’autant plus que l’accès aux ressources et aux données lui permettra de stimuler les activités de gestion du capital humain.

Avec la construction d’une autre usine qui sera consacrée à une nouvelle ligne de production et augmentera la capacité, une initiative combinée aux efforts de diversification de la clientèle en dehors des États-Unis, Aldex Chemical n’a pas fini de se renouveler. Selon M. Dhanji, le fait de pouvoir compter sur des solutions comme Dayforce et Powerpay au fil de l’évolution de l’entreprise est un véritable atout.

Après avoir appris à la dure ce qu’il fallait pour bâtir une entreprise, M. Dhanji conseille ce qui suit aux jeunes PME : « Les jeunes PME qui connaissent une croissance ou qui aspirent à prendre de l’expansion doivent s’attaquer très tôt à la gestion des employés. C’est un aspect que l’on néglige souvent au début alors que tous nos efforts sont dirigés vers les activités génératrices de revenus, comme les ventes. Mais la planification et la gestion de la main-d’œuvre sont des éléments clés qui ne doivent pas être ignorés. Le fait de disposer de systèmes adéquats nous a beaucoup aidés à stimuler la croissance. Pour une entreprise qui souhaite évoluer, la question est incontournable. »

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