Témoignages de clients

Sunshine Village dégage du temps pour ses employés

La station de ski de Banff simplifie l’intégration et la gestion des effectifs grâce à Dayforce.

En empruntant la route étroite qui grimpe jusqu’à la station de ski Sunshine Village, on remarque tout de suite la fraîcheur et la pureté de l’air, même en plein mois d’août. Perché à 2 200 mètres d’altitude, l’hôtel Sunshine Mountain Lodge offre une vue saisissante sur les montagnes environnantes.

En été, l’ambiance est détendue. Des touristes du monde entier partent en randonnée dans les Rocheuses et traversent la frontière qui sépare la Colombie-Britannique de l’Alberta afin d’admirer les lacs alpins. Le soir, des sandwiches aux biscuits et à la guimauve fondue sont servis autour du feu sous un magnifique ciel étoilé.

En hiver, l’endroit s’anime et se remplit de skieurs et de planchistes qui n’ont qu’une envie : dévaler les 13,6 km2 du domaine skiable. Car Sunshine Village est reconnue pour ses conditions de neige exceptionnelles. En une année, la région peut recevoir jusqu’à 9 mètres de neige, que l’on qualifie souvent de « champagne de la poudreuse ».

« La plus belle expérience que l’on peut vivre à Sunshine Village, c’est de skier sous un grand ciel bleu, dans une poudreuse légère et abondante », explique Mike Irvine, chef des finances de Sunshine Village et vice-président directeur de l’administration.

La station Sunshine Village a été fondée en 1928, année où l’on y a construit la première cabane en bois rond. Celle-ci y est toujours, et abrite le restaurant Mad Trapper’s Smokehouse, un endroit populaire pour refaire le plein après une journée passée à arpenter les montagnes.

La station compte 150 employés à temps plein travaillant à l’année. Mais en hiver, lorsque la station roule à plein rendement, jusqu’à 650 employés de partout dans le monde viennent gonfler les rangs. « Nos effectifs sont vraiment diversifiés et viennent des quatre coins du monde : Australie, Nouvelle-Zélande, Royaume-Uni, Japon, Pays-Bas, Allemagne, Suède et j’en passe… sans oublier, bien sûr, tous nos employés canadiens », explique Sarah Moseley, gestionnaire des ressources humaines de Sunshine Village.

Braver la tempête saisonnière

Étant donné la nature saisonnière de ses activités, la station doit relever des défis particuliers en ce qui concerne la gestion des effectifs.

« En octobre, nous procédons à l’intégration de 500 à 600 employés, qui doivent avoir complété leur formation avant le début novembre, à l’ouverture de la station. C’est un défi sans cesse renouvelé », explique M. Irvine.

Avant d’adopter Dayforce, l’équipe de Sunshine Village gérait manuellement toutes les tâches de recrutement, d’intégration et d’établissement des horaires.

« C’était la multiplication des feuilles de calcul. À l’automne, il y a une période de trois semaines où des centaines d’employés se joignent à nous. Après cette période, nous avions des tonnes de boîtes de papier empilées que notre équipe de RH devait ouvrir les unes après les autres afin de saisir manuellement les données que l’on y retrouvait. Et souvent, la même information devait être saisie deux ou trois fois plutôt qu’une – il nous fallait des semaines pour en venir à bout », se rappelle Mme Moseley. « Pour ce qui est du recrutement, nous avions l’habitude d’envoyer les lettres d’offre par courriel, mais il fallait attendre que le nouvel employé arrive sur place et remplisse les formulaires requis pour être en mesure de saisir ses renseignements dans nos systèmes. »

Nul besoin de préciser qu’il était difficile d’assurer la gestion du vaste recrutement annuel tout en assurant la continuité des opérations quotidiennes de RH pour un effectif aussi important.

« Nos employés travaillent dans un éventail de services : comptabilité, ventes, marketing et service à la clientèle. Nous avons aussi un hôtel à service complet, et neuf établissements de restauration. En outre, nous employons des mécaniciens d’entretien, des mécaniciens de machinerie lourde, des plombiers, des menuisiers, et des responsables de la sécurité publique et du contrôle des avalanches. C’est un énorme casse-tête, et nous avions besoin d’un système pour améliorer notre efficacité », explique Mme Moseley.

L’administration de Sunshine Village cherchait un système pour l’aider à gérer ses effectifs complexes et en constante évolution. Et pour ce faire, elle a choisi Dayforce.

La première impression est déterminante

« Nous avons choisi Dayforce entre autres pour la qualité de l’expérience d’intégration du point de vue de l’employé. Lorsque nos employés arrivent sur place, nous voulons qu’ils aient la confirmation que Sunshine Village est un endroit extraordinaire où travailler. Auparavant, le processus d’intégration était mécanique, manuel et pénible pour tous les intervenants », explique M. Irvine.

Lorsqu’on embauche autant de gens à la fois, le processus peut vite devenir impersonnel. Mais grâce à Dayforce, l’équipe de Sunshine Village peut s’assurer que les employés ont tout ce qu’il faut pour sentir qu’ils font partie de la famille dès le premier jour.

« Le module Intégration a tout changé pour l’équipe à l’interne, mais aussi pour les recrues. L’application nous permet de communiquer avec les nouveaux employés avant leur date d’entrée en fonction. Ces derniers peuvent ouvrir une session et remplir leurs formulaires, et se renseigner sur l’entreprise. Tout cela se fait rapidement et en temps réel. Ainsi, quand les nouveaux employés arrivent pour leur premier jour de travail, il ne reste plus qu’à les accueillir, à leur donner leur uniforme et leur porte-nom, et à leur souhaiter une belle expérience dans l’équipe! », se réjouit Mme Moseley.

Lorsque les employés ont complété leur intégration, l’application mobile de Dayforce leur permet d’accéder à leurs renseignements en tout temps, où qu’ils soient.

« L’application est idéale pour un milieu aussi jeune. Nos employés l’utilisent et en sont satisfaits. Celle-ci leur permet de s’organiser : ils peuvent y soumettre une demande de congé et m’envoyer des messages », explique Deidre MacEachern, chef de l’entretien ménager à Sunshine Village.

L’application Dayforce n’a pas seulement permis aux employés d’accéder à leurs renseignements plus facilement, elle a aussi renforcé l’efficacité des gestionnaires.

« Avant l’adoption de Dayforce, mon bureau était rempli de papillons adhésifs. Maintenant, tout est dans l’application. Les demandes de congé, les vacances, les notes sur les CV… tout est tellement bien organisé. J’adore le système, il est si facile à utiliser », se réjouit Mme MacEachern.

« Je pense que les membres de notre équipe sont vraiment satisfaits de la transparence qu’apporte Dayforce. Et à mon avis, plus nous utiliserons l’application et l’intégrerons à notre quotidien, plus nous en tirerons avantage », ajoute Mme Moseley.

Éviter qu’un petit problème ne devienne grand

Depuis l’implémentation de Dayforce, Sunshine Village a constaté des améliorations à de nombreux égards.

« La paie est notre principale source de coûts, et Ceridian nous a munis d'un système très utile pour nous aider à gérer ceux-ci de manière à assurer l’efficacité de nos opérations », affirme M. Irvine.

« Chacune des étapes du processus de recrutement s’est grandement accélérée », souligne Mme Moseley. Il nous fallait habituellement des semaines et beaucoup de ressources pour franchir toutes les étapes, du dépôt de la candidature jusqu’à l’intégration du nouvel employé. Dayforce a permis un gain de temps incroyable. »

Dayforce a également influé sur d’autres aspects moins tangibles, mais l’effet positif est néanmoins perceptible dans la façon dont Sunshine Village mène ses activités.

« Nos superviseurs sont maintenant beaucoup plus efficaces dans la supervision des employés, l’établissement des horaires et le contrôle des coûts liés à la paie. Ils passent moins de temps devant leur ordinateur, et plus de temps à jouer leur rôle de mentor et de leader auprès des employés », constate M. Irvine.

Non seulement l’application Dayforce libère du temps pour les gestionnaires et les superviseurs, elle facilite la communication en temps réel entre ceux-ci et les employés, surtout en situation critique.

Mme Moseley nous explique : « Nous effectuons régulièrement des travaux de contrôle d’avalanche sur notre route d’accès. Il peut arriver que l’exercice provoque une chute de neige venant recouvrir la route, et que le déneigement prenne plus de temps que prévu. Parce que le système contient tous les numéros de téléphone de tous les employés, Dayforce permet à nos équipes des TI et des communications de prévenir ceux-ci en temps réel afin que personne n’attende l’autobus pour rien à Banff tandis qu’il fait 20 degrés sous zéro. Voilà l’un des nombreux scénarios où Dayforce nous permet de prendre les devants et d’éviter qu’un petit problème ne devienne grand. »

Toute l’équipe de Sunshine Village est enthousiaste à l’idée d’élargir son partenariat avec Ceridian pour la saison hivernale qui vient et les suivantes.

« Nous sommes vraiment motivés et enthousiastes à l’idée d’améliorer nos opérations. Dayforce nous a permis d’éliminer les tâches sans valeur ajoutée et de nous concentrer davantage sur ce qui compte », affirme Mme Moseley. « Nous avons maintenant le temps d’interagir, de faire de l’accompagnement professionnel et de nous consacrer davantage à des activités de mobilisation. Je suis convaincue que notre partenariat continuera d’évoluer dans l’avenir. »

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