31 mars 2020

Stratégies gagnantes pour la gestion de projet virtuelle en période de COVID-19

Heather Sneed, directrice au sein des Services professionnels de Ceridian, présente des stratégies qui aideront les équipes de gestion de projet à s’adapter et à faire avancer leurs projets malgré les changements et l’incertitude ambiante.

Si vous êtes un gestionnaire de projet ou si vous en connaissez un, vous savez sans doute qu’habituellement, les gestionnaires de projet aiment être en contrôle. Je peux vous le confirmer, car c’est mon cas. Aujourd’hui, nombreux sont ceux qui doivent diriger des équipes de projet qui sont en télétravail et par conséquent, revoir leur façon de « contrôler » les projets.

J’ai récemment publié dans un article des conseils pour créer un environnement de travail productif à la maison. Alors que nous tentons tous de nous adapter à cette nouvelle normalité, j’aimerais m’adresser aux gestionnaires de projet en leur proposant des stratégies qui les aideront à diriger efficacement leurs équipes de projet et à éviter le plus possible les écueils.

Pour assurer la qualité d’un projet, élément central, le gestionnaire de projet se concentre avant tout sur trois grands piliers, qu’on appelle aussi la triple contrainte : l’envergure, les délais et les coûts. Ces facteurs doivent faire l’objet d’une surveillance constante. Par exemple, si l’un d’eux est modifié à la hausse, le gestionnaire de projet devra entraîner les deux autres facteurs sur la même trajectoire. Faute de quoi, la qualité du projet pourrait en pâtir. Il se peut toutefois que le gestionnaire de projet accepte le risque associé au fait de ne pas modifier les autres facteurs.

Que vivent les employés des équipes de projet en ce moment? Des distractions, de possibles répercussions de la COVID-19 sur leur vie personnelle, de l’inquiétude face à l’avenir – tout cela en travaillant à distance, loin de leur gestionnaire de projet et de leurs collègues. Dans ce contexte, on peut s’attendre à voir des répercussions sur les délais, l’envergure et les coûts des projets.

Gardez le contexte à l’esprit

Que pouvez-vous faire? D’abord, gardez le contexte à l’esprit. Au début des réunions d’équipe, à l’interne ou avec un client, prenez le pouls de chacun des participants avant d’aborder la question du travail accompli. Il n’est pas nécessaire d’y consacrer beaucoup de temps; quelques minutes seulement peuvent avoir une grande incidence.

Si vous avez l’impression qu’un des participants a un problème, adressez-vous à lui en privé si vous vous sentez à l’aise de le faire. Au besoin, vous pouvez lui suggérer de parler de sa situation avec une personne au sein du programme de conciliation travail-vie personnelle de l’entreprise ou encore avec son supérieur.

Réévaluez l’échéancier du projet

Il est possible que votre projet accuse déjà un peu de retard, par exemple si votre client a dû accorder la priorité aux projets liés à la COVID-19. Évaluez si certains aspects de votre planification peuvent être accélérés ou s’il est possible d’ajouter des ressources qui viendront appuyer votre équipe. Vous devrez peut-être avoir une conversation franche avec votre client afin de déterminer s’il se heurte aux mêmes difficultés de son côté.

Par ailleurs, vous pourriez devoir vous montrer compréhensif pendant cette période où chacun tente de s’adapter à la situation, tant sur les plans personnel que professionnel. Suivez les besoins de votre équipe tout en maintenant un équilibre par rapport au projet.

Repensez la gouvernance du projet

Les gestionnaires de projet adorent la gouvernance du projet. Mais quand une perturbation frappe, comme une pandémie mondiale, les choses sont assurément déstabilisées. Vous devriez pouvoir maintenir vos appels pour faire le point sur l’avancement du projet, mais je vous encourage fortement à tirer parti des outils de vidéoconférence si vous y avez accès. Ils changent vraiment la donne pour diriger des équipes en mode virtuel. C’est un moyen d’inciter les employés à participer et à vous accorder toute leur attention. Je vous recommande aussi de rappeler aux membres des équipes de faire le point régulièrement avec vous et de vous informer sans attendre s’ils pensent ne pas pouvoir respecter une échéance.

Tirez profit des outils de vidéoconférence et de téléconférence

Les équipes en télétravail utilisent sans doute des outils comme Microsoft Teams ou Zoom pour tenir leurs réunions virtuelles. Utilisez-les pour afficher à l’écran vos ordres du jour, vos notes de réunion et vos plans de projet. Certains de ces outils sont dotés d’une fonction de tableau blanc, utile pour faire du remue-méninges. Vous pouvez aussi partager votre écran dans l’application OneNote de Microsoft pour prendre des notes, que vous pourrez ensuite distribuer aux membres de l’équipe de projet. Que vous soyez un utilisateur novice ou aguerri du partage d’écran, soyez toujours vigilant avant d’activer la fonction. Pensez par exemple à désactiver les notifications de messagerie instantanée pour éviter que toute l’équipe les lise par accident.

Si vos équipes ou vos clients participent à une vidéoconférence pour la première fois, il est avisé de leur communiquer les pratiques exemplaires. Par exemple :

  • Avant l’appel, faites un test de webcam pour vérifier le cadrage. Assurez-vous que votre visage et le haut de votre corps sont visibles, et qu’il n’y a pas de distractions (comme un ventilateur au plafond).
  • Les participants qui utilisent leur cellulaire doivent rester aussi immobiles que possible afin d’éviter de distraire le reste du groupe. Pour ma part, si je dois participer à une réunion au moyen de mon cellulaire, je désactive habituellement la vidéo.
  • Agissez comme si vous étiez dans une salle de réunion. Si vous étiez dans une salle avec d’autres personnes, vous n’auriez pas le réflexe de manger, de faire une autre tâche en parallèle ou de regarder votre téléphone. Ces mouvements superflus sautent aux yeux pendant une vidéoconférence et risquent de distraire les autres participants.

Autre idée utile pour assurer des communications efficaces au sein de votre équipe de projet : créez un groupe sur une application de messagerie instantanée. Si vous gérez de multiples projets en même temps (ce qui est probablement le cas), attribuez un nom à chacun des groupes (Projet ABC, par exemple) afin de faciliter le suivi. Les membres de l’équipe pourront ainsi informer rapidement les autres sur l’avancement du projet sans créer une avalanche de courriels.

Adaptez-vous à votre équipe

Si ce n’est pas déjà fait, prenez le temps d’évaluer quelle est la meilleure façon de communiquer individuellement avec chacun des membres de votre équipe de projet. Préfèrent-ils les courriels ou la messagerie instantanée? Si vous aviez l’habitude de discuter avec un des membres de l’équipe à son poste de travail, il sera sans doute préférable de lui téléphoner ou encore mieux, de l’appeler en vidéoconférence. Les gestionnaires de projet doivent absolument effectuer cette étape au début de chaque projet afin de connaître dès le départ la meilleure façon de travailler avec chacun des membres de l’équipe.

Maintenant que l’équipe de projet travaille à partir de la maison, il est essentiel de communiquer de façon efficace afin qu’aucune information ne soit perdue.

Si vous gérez un projet de façon virtuelle pour la première fois en raison de la COVID-19, j’espère que mes suggestions vous seront utiles. Je suis moi-même gestionnaire de projet agréée du Project Management Institute depuis 2003, et je dirige l’équipe de gestion de projet au sein des Services professionnels chez Ceridian depuis plus de 8 ans. Comme je fais du télétravail depuis 16 ans, il m’est aujourd’hui tout naturel de diriger une équipe virtuelle à partir de la maison.

Article connexe : Productivity tips from a leader who’s worked virtually for 16 years

 

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