21 avril 2020

L’importance d’une approche souple en matière d’apprentissage en milieu de travail

Aujourd’hui, les entreprises doivent moderniser leurs stratégies d’apprentissage pour continuer de répondre à leurs besoins en constante évolution. Voici comment elles peuvent établir une culture d’apprentissage souple qui leur permettra de se doter des compétences nécessaires à la continuité de leurs activités et à leur succès dans la durée.

Les dirigeants d’entreprises savent qu’en matière d’apprentissage et de perfectionnement, on peut faire mieux. En effet, 86 % des répondants au sondage de Deloitte (voir le rapport Tendances 2019 relatives au capital humain) ont qualifié le besoin d’améliorer l’apprentissage et le perfectionnement au sein de leur entreprise comme important ou très important. Alors que les entreprises tentent de gérer les effets de la pandémie, l’apprentissage en milieu de travail a encore remonté dans les priorités, en plus d’exiger un virage complet, soit l’abandon des formations en salle données par un formateur au profit des plateformes d’apprentissage en ligne.

Dans de nombreux secteurs d’activité, le monde du travail n’a plus rien à voir avec celui d’il y a quelques mois à peine. Selon le Forum économique mondial, la crise accélère le recours à l’automatisation des tâches hautement répétitives tout en soulignant le besoin de solutions novatrices pour revoir la composition du bassin de talents. Ce rééquilibrage est incontournable autant pour les secteurs d’activité qui voient la demande baisser que ceux qui la voient augmenter. Dans ce nouveau contexte, de nombreuses entreprises, notamment celles des secteurs de la livraison, du commerce de détail et des soins de santé, doivent reconvertir leurs employés pour répondre à la demande. De plus, les entreprises de tous horizons devront se doter des compétences nécessaires pour reprendre leurs activités après la crise sanitaire.

La pandémie de COVID-19 a fait de l’apprentissage en ligne une ressource incontournable pour assurer la continuité des activités et la prospérité dans les années à venir. Les entreprises qui approchent la question de façon moderne et globalisante, et qui intègrent l’apprentissage à la culture organisationnelle, renforceront leurs compétences essentielles et en acquerront de nouvelles afin de s’adapter au marché en constante évolution, tant aujourd’hui que dans l’avenir.

Vers une culture d’apprentissage virtuel

Malgré les mesures et les investissements axés sur l’apprentissage et le perfectionnement, des études montrent que les entreprises ne sont pas allées suffisamment loin en 2019. Pourtant, de nombreuses entreprises ont fait un pas dans la bonne direction, comme adopter des modèles de formation souples et autodirigés, ou encore acquérir de nouvelles bibliothèques de contenu. Cela étant dit, si 50 % des répondants au sondage de Deloitte, comme décrit dans le rapport Tendances 2019 relatives au capital humain, ont affirmé que l’apprentissage et le perfectionnement évoluaient rapidement au sein de leur entreprise, 14 % ont estimé que l’évolution n’était pas assez rapide.

Dans le contexte de la pandémie, les employeurs investissent de diverses façons dans l’apprentissage et le perfectionnement. Selon le Bureau of Labor Statistics aux États-Unis, environ 29 % des employés faisaient du télétravail régulièrement avant la crise de COVID-19. Aujourd’hui, on s’attend à voir ce taux doubler. Ce passage au télétravail a demandé une grande adaptation, et bon nombre d’employés ont dû apprendre à télétravailler du jour au lendemain. Les employeurs ont donc dû fournir des formations de tous genres : simples ou complexes, techniques ou axées sur les aspects sociaux. Tout cela dans un même objectif, soit aider les employés à maîtriser leur nouvel environnement.

Certaines entreprises doivent intensifier la formation au sujet des nouvelles politiques et façons de faire pour maintenir la conformité à la réglementation ainsi que protéger la santé et la sécurité des employés. D’autres doivent reconvertir ou perfectionner les employés qui seront réaffectés à des fonctions et à des projets essentiels à la mission de l’entreprise afin d’assurer la continuité des activités.

Les besoins en matière de formation virtuelle se sont accrus. Pourtant, de nombreuses entreprises continuent de dissocier l’apprentissage en milieu de travail de l’expérience employé et, une fois l’intégration des nouveaux employés terminée, les occasions d’apprendre au quotidien se font rares et irrégulières. Les entreprises doivent au contraire prendre des mesures concrètes pour instaurer une véritable culture d’apprentissage de bout en bout afin de pouvoir relever les défis à venir liés à la compétence de la main-d’œuvre.

À quoi ressemble une approche souple en matière d’apprentissage en milieu de travail?

Établir une culture d’apprentissage souple, c’est intégrer les expériences d’apprentissage tout au long du cycle d’emploi, dès le premier jour en poste. L’apprentissage est la plaque tournante de l’expérience employé : elle fait le lien entre les activités comme l’intégration, les tâches au quotidien ou la planification de carrière, tout en appuyant les mesures essentielles pour assurer la conformité à la réglementation.

Les avantages d’une approche souple

Les effets des programmes d’apprentissage et de perfectionnement souples et stratégiques se font sentir sur tous les aspects de l’entreprise : de la productivité à la mobilisation, en passant par la fidélisation.

Amélioration de la mobilisation des employés : Établir une culture axée sur l’apprentissage peut améliorer la mobilisation, ce qui a une incidence directe sur la productivité et la fidélisation des employés, de même que sur la satisfaction de la clientèle, selon Bersin by Deloitte.

Accès aux compétences les plus recherchées : La technologie change rapidement, et la durée de vie des compétences n’a jamais été aussi courte. Selon un rapport du Forum économique mondial, 54 % de tous les employés auront besoin de perfectionner leurs compétences et d’en acquérir de nouvelles de manière importante d’ici seulement trois ans. Les entreprises peuvent profiter de la période de crise actuelle pour déterminer les compétences dont elles auront besoin pour conserver leur pertinence sur le marché, et assurer leur réussite aujourd’hui et dans l’avenir.

Continuité des activités : Les employés peuvent plus facilement intégrer un nouveau poste devenu vacant à la suite d’un départ ou à cause d’une situation inattendue – comme la présente pandémie. Actuellement, seulement 20 % des professionnels des RH se sentent suffisamment préparés pour gérer le départ d’un employé occupant un poste clé. Les entreprises qui adoptent une culture d’apprentissage souple sont mieux préparées pour pourvoir les postes vacants.

Établissement d’une marque employeur solide : La formation et le perfectionnement sont des avantages intéressants qu’un employeur peut proposer aux candidats pendant le processus de recrutement. La preuve : les travailleurs affirment que la présence d’occasions d’apprentissage est l’une des principales raisons qui les poussent à accepter un poste.

Conformité à la réglementation systématique : La conformité à la réglementation n’a pas besoin d’être un enjeu entièrement tactique. Les entreprises peuvent en faire une question stratégique traitée en continu en faisant participer les employés à des formations tout au long de l’année. Environ 40 % des entreprises tiennent les formations sur la conformité à la réglementation une fois par année; peu d’entre elles les tiennent plus fréquemment ou régulièrement.

L’établissement d’une culture axée sur l’apprentissage en milieu de travail

Dans un monde du travail de plus en plus virtuel, l’employé est en apprentissage autodirigé et autonome, et veut avoir accès en tout temps à de l’information adaptée à ses besoins. Son apprentissage doit s’intégrer harmonieusement à son parcours et être facilité par des outils technologiques.

Voici comment les entreprises peuvent établir une culture d’apprentissage souple pour se doter des compétences qui répondent à leurs besoins dans l’immédiat ainsi que pour les mois et les années à venir.

1. L’intégration des nouveaux employés

Les coûts associés à la perte d’un employé dans l’année qui suit son embauche peuvent atteindre plus de 30 % du salaire de cet employé. L’établissement de programmes d’intégration complets et solides peut constituer une excellente tactique de fidélisation, un facteur particulièrement important pour les entreprises des secteurs d’activité qui enregistrent une hausse de la demande, dont la fabrication, les soins de santé et la livraison. Celles-ci devront repenser leur processus d’intégration dans un contexte où le monde passe de plus en plus en mode virtuel.

De plus, pendant une pandémie, il est essentiel de mobiliser ses effectifs et d’en prendre soin. Et cela comprend les nouveaux employés. Pendant l’intégration, les entreprises peuvent fournir aux employés des ressources d’apprentissage pour les aider à gérer le stress, favoriser leur bien-être mental et tirer le meilleur parti des modalités de télétravail. Elles peuvent aussi inclure des plans de formation et des cours individuels aux éléments obligatoires de l’intégration. Il peut s’agir de formations sur la culture organisationnelle pour vérifier si les recrues connaissent bien les objectifs et les valeurs de l’entreprise ou bien des formations relatives au poste occupé.

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Une plateforme d’intégration peut permettre de jumeler un conseiller, un mentor ou un collègue au nouvel employé avant même son premier jour en poste. Elle permet aussi de diriger la recrue vers les employés chevronnés de son service ou les experts relativement à un sujet précis. En proposant des occasions d’apprentissage dès le départ, vous favorisez la mobilisation et donnez de la signification au travail de l’employé dès ses premiers jours en fonction, qui sont un moment charnière.

2. Le travail au quotidien

Dans le nouvel environnement de travail, certains employés sont en première ligne, tandis que d’autres se préparent à passer à un nouveau poste. Les entreprises qui ont réussi à établir une culture d’apprentissage seront en mesure de fournir à leur personnel les technologies et les ressources nécessaires pour accéder rapidement au matériel de formation. Ainsi, chacun pourra en peu de temps se renseigner sur les nouvelles politiques, se former et acquérir de nouvelles compétences de façon à s’adapter à l’évolution des besoins de l’entreprise.

Une culture d’apprentissage souple s’établit lorsque les occasions d’apprentissage s’intègrent aux tâches quotidiennes des employés. Ajoutez les dates de cours et les dates limites au calendrier des employés afin de leur proposer au jour le jour des occasions d’apprentissage. Vous pouvez aussi opter pour des formations contextuelles. Par exemple, lorsqu’un employé pointe le début de son quart de travail, proposez-lui du contenu qui stimulera son efficacité au cours de la journée.

Par ailleurs, comme les formations collectives en personne sont délaissées pour les formations virtuelles, les entreprises doivent chercher de nouvelles façons d’encourager la collaboration. L’apprentissage par les réseaux – sur ordinateur ou appareil mobile – aidera les employés à acquérir des connaissances et des compétences en tirant parti de la collaboration entre pairs et de l’accompagnement en contexte informel. Il s’agit d’un bon moyen de stimuler la participation des employés et d’améliorer l’efficacité de leur apprentissage. Les plateformes d’apprentissage encouragent la collaboration et le partage de connaissances en permettant aux employés de publier et de communiquer du contenu, ainsi que de parler de ce qu’ils ont trouvé utile. Ce type de technologie aide aussi les employés à apprendre plus rapidement et efficacement, ce qui est essentiel pour les entreprises qui doivent répondre à de fortes hausses de la demande. Par exemple, si un employé a une question, comme un infirmier qui cherche à connaître la dernière version d’un protocole ou d’une procédure, il peut la publier sur un forum pour obtenir des réponses rapidement.

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3. La gestion du rendement et la planification de carrière

Les études montrent que les dirigeants qui sont en mode apprentissage acquièrent des compétences de leadership plus solides que celles de leurs pairs. Les plateformes d’apprentissage peuvent améliorer l’efficacité et la transparence des processus de gestion du rendement et de planification de carrière.

Par exemple, il suffit de vérifier quels cours ou formations ont été suivis pour faire le point sur la progression d’un employé par rapport au plan de gestion du rendement. Puis, à l’évaluation du rendement, les gestionnaires ont accès à des trousses conçues spécialement pour eux. Celles-ci donnent des orientations pour mieux accompagner les employés en fonction de divers scénarios et donner de la rétroaction en mode formel ou informel.

Pour ce qui est de la planification de carrière, l’apprentissage et le développement de carrière vont de pair. D’une part, les employés doivent comprendre comment les cours s’harmonisent à leurs objectifs professionnels. De l’autre, les gestionnaires doivent être en mesure d’évaluer l’état de préparation des employés relativement à leur promotion en se fondant sur l’analyse prédictive et sur la progression de leur apprentissage. Les entreprises peuvent associer des cours et des formations aux plans de gestion du rendement et permettre aux gestionnaires de recommander du contenu afin d’aider un employé à atteindre ses objectifs.

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Des expériences d’apprentissage adaptées au nouveau monde du travail

La crise sanitaire mondiale peut donner aux entreprises l’occasion de moderniser leurs stratégies d’apprentissage habituelles, de déployer de l’information rapidement et efficacement, et de se doter d’une main-d’œuvre plus résiliente et préparée aux exigences de demain. Il est par contre essentiel de fournir les formations pertinentes au moment opportun et dans le format approprié. L’apprentissage intégré – ou en continu – motivera l’employé à prendre les rênes de son apprentissage afin d’acquérir les compétences qui lui permettront de s’adapter à un environnement de travail en mutation.

Par ailleurs, les entreprises devront réfléchir à des moyens d’attirer et de fidéliser les candidats aux compétences recherchées lorsque les activités reprendront. Les programmes d’apprentissage et de perfectionnement sont le signe que l’entreprise a la volonté d’investir dans le succès de ses employés. D’ailleurs, les employés seront fidèles aux entreprises qui multiplient les occasions d’apprentissage. Tant sur le plan du développement de carrière que des normes du travail (qui évoluent rapidement), l’apprentissage continu en milieu de travail est un bon moyen pour l’entreprise et pour les employés de conserver leur pertinence. Car le fait est établi : les entreprises qui se fondent sur une solide culture d’apprentissage sont 92 % plus susceptibles d’innover.

En modernisant leurs stratégies habituelles d’apprentissage, les entreprises pourront plus facilement établir une culture d’apprentissage qui aidera les employés à s’adapter aux changements et à l’incertitude, ainsi qu’à acquérir les compétences recherchées. Quant aux entreprises en pleine croissance, elles seront plus efficaces pour recruter, puis mobiliser leurs nouveaux employés.

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