31 mars 2020

Le rôle des équipes des TI dans la réussite du passage en mode télétravail

Alan Segal, vice-président directeur de la technologie des opérations de Ceridian, propose aux équipes des TI des conseils pour bien encadrer le passage des employés en mode télétravail

Devant l’évolution de la situation et l’incertitude quant à la COVID-19, les organisations se sont vues obligées de rapidement mettre en place des structures de travail à distance temporaire, voire de télétravail en bonne et due forme.

Du point de vue de l’employé, une telle transition peut notamment être synonyme d’inquiétude, de confusion et de perturbation des activités. Comme l’explique GitLab, une société de génie logiciel DevOps entièrement virtuelle, dans son guide aux employés : « le télétravail a un caractère libérateur et valorisant, mais il peut déconcerter et isoler quiconque n’est pas outillé pour gérer ce changement. »

Selon le magazine Harvard Business Review, le manque de supervision directe, l’isolement social et un accès limité à l’information sont certains des défis communs aux nouvelles équipes virtuelles. On précise dans la publication que « les nouveaux télétravailleurs s’étonnent souvent du temps et des efforts supplémentaires nécessaires pour trouver l’information provenant de leurs collègues. »

Les responsables de la technologie et leurs équipes jouent un rôle essentiel pour mettre en place l’infrastructure pouvant accommoder les nouvelles modalités de travail, mais aussi pour fournir les outils et les ressources qui informeront les employés sur les pratiques exemplaires et les accompagneront tout au long de leur transition.

À cet égard, nous proposons un plan de communications reposant sur trois piliers :

1. Service à la clientèle : Mieux faire connaître les principales ressources auxquelles peuvent accéder les télétravailleurs ainsi que les avantages d’y avoir recours.

2. Souplesse : Utiliser différents supports de communication pour informer les télétravailleurs des ressources offertes.

3. Automatisation : Présenter, par divers moyens, des conseils, des pratiques exemplaires et des outils de dépannage pour que les employés obtiennent l’information et l’aide dont ils ont besoin pour bien travailler à distance.

Notre équipe des TI préconise les approches ci-dessous pour bien accompagner les employés dans leur passage en mode télétravail. Ne manquez pas non plus les pratiques exemplaires de Warren Perlman, notre chef de l’information, sur la continuité des activités.

Offrir des webinaires

Dans votre portail de formation, proposez des webinaires sur les pratiques exemplaires en matière de gestion organisationnelle, et sur le dépannage de problèmes courants – p. ex. : l’utilisation du réseau VPN, les lignes directrices sur la technologie et la sécurité, ainsi que des formations d’appoint sur les ressources technologiques comme la vidéoconférence et autres outils de collaboration.

Communiquer les pratiques exemplaires pour les réunions virtuelles

Fournissez un aide-mémoire ou des lignes directrices sur le déroulement des réunions virtuelles. Si possible, préparez une toile de fond virtuelle aux couleurs de votre entreprise pour les appels vidéo; nombre de participants ne sont pas à l’aise d’activer leur caméra s’ils se trouvent dans un bureau improvisé.

Intensifier le soutien technique

Préconisez l’hyperdisponibilité en matière de soutien, une approche que nous avons employée chez Ceridian pour l’intégration des nouveaux employés lors d’acquisitions. Cette façon de faire suppose que les responsables des TI se rendent disponibles pendant une période prolongée (par exemple, pendant une semaine) pour répondre en ligne aux questions dans des fils de conversation classés par sujet. En proposant une aide individuelle sur-le-champ, ce modèle permet aux employés d’obtenir rapidement le soutien technique dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs tâches. C’est une mesure temporaire de soutien pratique approfondi qui aide à maintenir la continuité des activités en périodes de transition.

Multiplier les modes de communication

Vous n’avez pas à tout faire par courriel. Organisez régulièrement des rencontres d’équipe par vidéoconférence, et tirez parti de l’intranet et d’autres babillards électroniques de votre entreprise pour fournir des mises à jour en temps réel, répondre aux questions et instaurer un plus grand sentiment d’appartenance au sein de vos effectifs.

Communiquer les changements aux équipes de soutien technique

Comme vos employés pourraient avoir des questions qui ne relèvent pas habituellement des équipes de soutien technique, on recommande de communiquer à celles-ci les changements ou les exceptions aux processus habituels; de cette façon, elles pourront venir en aide au personnel sans qu’il y ait de frustration ou de confusion d’un côté ou de l’autre.

Poser des questions

N’ayez pas peur de recueillir de l’information, que ce soit au moyen de sondages aux employés ou d’autres vecteurs de communication. En utilisant un outil efficace comme Microsoft Forms pour poser quelques questions ciblées, les gestionnaires colligeront des renseignements pertinents qui ne leur parviendraient peut-être pas autrement.

Laisser place à la légèreté

Encouragez les employés à faire usage de la technologie de collaboration pour diffuser leurs histoires, exploits farfelus, mèmes humoristiques et astuces qu’ils ont découvertes pendant leur passage en mode virtuel.

Article connexe : COVID-19: IT is key to business continuity

 

Pour toutes les communications et mises à jour de Ceridian sur la COVID-19, consultez la page Info COVID-19.

 

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