Les entreprises jouent un rôle crucial pour préserver la santé et la sécurité des employés de même que pour limiter les répercussions de la pandémie sur la communauté et l’économie. La COVID‑19 et ses effets évoluant rapidement, les efforts à déployer pour se garder à jour peuvent sembler énormes pour les propriétaires de PME et les employés.
Les gouvernements fédéral et provinciaux ainsi que les organismes et les autorités de santé publique coopèrent pour s’assurer que les entreprises et la communauté adoptent des mesures de préparation et de réponse qui sont adéquates et modulables, de même que fondées sur les données scientifiques récentes et la situation actuelle. Dans ce contexte, les employeurs doivent surveiller les changements au quotidien et modifier leurs mesures en conséquence.
L’objectif du présent guide est d’aider les PME à accompagner leur personnel pendant la pandémie, à favoriser la continuité des activités et à se préparer à la reprise. Il y sera notamment question des thèmes suivants :
Les organisations doivent concevoir ou mettre à jour un plan de continuité des activités définissant les répercussions qui pourraient menacer l’entreprise, et lui fournir un cadre qui lui permettra de rebondir. Un plan de continuité des activités donne à l’entreprise les moyens de continuer de fournir ses produits ou services après un événement perturbateur – comme la pandémie de COVID‑19 – et permet l’évaluation et l’amélioration en continu des fonctions et des processus essentiels.
La Chambre de commerce du Canada a publié un guide de préparation des entreprises à une pandémie, qui peut vous aider à bien réfléchir à votre plan de continuité des activités. Voici certaines questions à vous poser :
La réponse à la situation actuelle a varié d’une province à l’autre. À titre d’exemple, l’organisme Small Business BC et la Direction des petites entreprises du gouvernement de la Colombie-Britannique ont préparé une liste de vérification relative à la continuité des activités et à la COVID‑19 à l’intention des PME (en anglais) qui pourrait vous être utile dans le cadre de votre planification.
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Les gouvernements fédéral et provinciaux ont annoncé divers types de soutiens financiers à l’intention des entreprises aux prises avec un ralentissement ou une interruption des leurs activités en raison de la pandémie de COVID‑19, y compris la Prestation canadienne d’urgence (PCU), la subvention salariale temporaire de 10 % pour les PME, la Subvention salariale d’urgence du Canada (SSUC) de 75 %, le Compte d’urgence pour les entreprises canadiennes (CUEC) et le Programme de garanties et de prêts à l’intention des PME dans le cadre du Programme de crédit aux entreprises (PCE), ainsi que le report des versements des remises d’impôt et des primes du régime d’indemnisation des accidentés du travail. Comme les détails de ces prestations et mesures d’aide évoluent sans cesse, assurez-vous de consulter le Plan d’intervention économique du Canada pour répondre à la COVID‑19, ou le site Web du Réseau de résilience des entreprises canadiennes ou de la Banque de développement du Canada pour obtenir l’information et les liens les plus récents. La Fédération canadienne de l’entreprise indépendante (FCEI) a également préparé une foire aux questions en ligne qui comprend de l’information sur l’aide financière offerte aux PME canadiennes en réponse à la pandémie de COVID-19.
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Pendant une crise sanitaire, la communication est essentielle pour rassurer et informer les employés, ainsi que pour s’assurer que tous suivent les politiques et les pratiques exemplaires organisationnelles. Un plan de communication bien défini et compris de tous peut renforcer le sentiment de confiance au sein de l’organisation et faire en sorte que les employés soient bien au fait des renseignements concernant l’entreprise, des politiques et des changements organisationnels. Un plan de communication interne efficace fournit habituellement des directives quant à ce qui suit :
Pour plus d’information, nous vous invitons à consulter le plan de communication de crise adapté (en anglais) publié par la Chambre de commerce du Canada.
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Si les plans de communication peuvent varier d’une entreprise à l’autre, ils doivent tous se fonder sur un principe de transparence et d’authenticité – ce qui est d’autant plus vrai en période de crise. Les employeurs peuvent envisager d’aborder avec leurs effectifs certains, voire l’ensemble des sujets suivants :
Selon David Ossip, président du conseil d’administration et chef de la direction de Ceridian, « aujourd’hui plus que jamais, les communications doivent être transparentes, authentiques, fréquentes et surtout, bidirectionnelles ». Renseignez-vous sur la façon dont M. Ossip a mis en œuvre une stratégie axée sur les communications internes fréquentes afin de tenir le personnel de Ceridian bien informé.
Selon le Forum économique mondial (FEM), le recours au télétravail est une stratégie qui sert les entreprises de diverses façons. Cette stratégie répond aux besoins des employés, permet aux entreprises de continuer de communiquer avec leurs réseaux et d’offrir de la valeur, et répond aux besoins de la communauté en général et aux exigences de santé publique.
Le télétravail est certes une façon efficace de respecter les mesures d’éloignement social pendant la pandémie de COVID‑19, mais le passage en mode télétravail peut s’avérer difficile pour de nombreux employés. Même s’il était essentiel de changer rapidement les méthodes et le lieu de travail pour aplatir la courbe, cette approche a pu ébranler le bien-être des employés ainsi que la continuité des activités.
Plus encore, la crise sanitaire pourrait entraîner un réaménagement permanent du travail, alors que les entreprises comme les employés réalisent que les nouvelles modalités sont particulièrement efficaces pour certains postes ne nécessitant pas une présence sur les lieux de travail. Voici quelques mesures pour faciliter la transition vers le télétravail :
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En période de crise, la gestion des effectifs présente des difficultés particulières. Divers aspects sont à prendre en compte : l’incidence des changements apportés aux modalités de travail et de l’étalement des heures travaillées, l’évolution du droit du travail et des lois connexes, ainsi que les mesures pour en assurer le suivi et la gestion, tout en évitant le plus possible les perturbations à l’interne.
Évidemment, chaque entreprise a sa propre stratégie. Toutefois, les employeurs peuvent en général fonder leur préparation sur ce qui suit :
Les propriétaires d’entreprise devraient toujours se fonder sur les normes d’emploi en vigueur lorsqu’elles prennent des décisions relativement à la planification des effectifs. Nous avons ajouté à cet effet des ressources en guise de référence à la fin du présent document.
Les entreprises peuvent avoir des employés qui travaillent à partir de la maison, du bureau ou des deux endroits. Voici donc différentes manières de mobiliser les employés et de maintenir le lien entre eux :
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Dans les milieux de travail où les employés sont exposés à un risque élevé ou très élevé, les employeurs devraient suivre les directives du gouvernement du Canada afin de mettre en œuvre les mesures de contrôle appropriées en fonction du niveau de risque. Conformément aux exigences en matière de sécurité au travail, les employeurs devraient renseigner l’ensemble des employés par rapport à leurs fonctions et leur donner une formation sur la façon de prévenir la transmission de la COVID‑19.
Les entreprises devront examiner d’un œil critique les politiques et les pratiques observées dans l’ensemble de l’organisation et au sein des RH afin de s’assurer qu’elles suivent les recommandations des organismes de santé publique et les lois en vigueur. Voici certains éléments qui devront faire l’objet d’un examen au fil de l’évolution de la pandémie.
Politique relative aux déplacements professionnels – Le Canada a fermé sa frontière avec les États-Unis, et a interdit tout déplacement non essentiel. Les employeurs devront mettre à jour leur politique sur les déplacements professionnels en conséquence et la réviser au besoin au cours des mois à venir. Les employeurs devraient profiter de cette mise à jour pour communiquer clairement leurs attentes aux employés relativement aux déplacements, tant professionnels que personnels. Les entreprises devraient également s’assurer de consulter l’information la plus récente sur les régions où la COVID‑19 se propage.
Politiques relatives aux congés et aux prestations complémentaires d’assurance-emploi – Depuis le début de la pandémie de COVID‑19, le Canada a établi diverses exigences relatives aux congés, et certaines provinces ont mis en place de nouveaux congés sans solde. À la suite du lancement de la Prestation canadienne d’urgence, les employeurs doivent tenir compte de multiples facteurs au moment d’examiner leurs politiques relatives aux congés ou d’en établir de nouvelles. Le Réseau de résilience des entreprises canadiennes propose des liens vers de l’information à jour à cet égard, y compris des ressources à l’échelle provinciale.
Suivez l’évolution des exigences relatives aux congés de maladie au Canada.
Politique de suivi des employés malades – Les entreprises devront établir une politique pour identifier les employés qui ont contracté la COVID‑19 et consigner l’information. Si les employeurs sont actuellement autorisés à recueillir cette information, des mesures relatives à la conservation appropriée des renseignements doivent néanmoins s’appliquer.
Politiques relatives aux absences – Les absences dues à la COVID‑19 ne devraient pas entraîner de mesures disciplinaires, et les employeurs devraient envisager d’appliquer la même politique aux autres types d’absences. De plus, les employés potentiellement malades devraient être incités à rester à la maison. Sauf dans de rares cas, par exemple si un employeur doute que l’employé soit véritablement malade, un billet du médecin ne devrait pas être exigé. Les provinces ont instauré différentes mesures afin de mettre à jour leurs normes d’emploi en réponse à la crise actuelle. L’Ontario, par exemple, accorde un nouveau congé sans solde avec protection d’emploi (congé pour situations d’urgence liées à une maladie infectieuse) aux employés qui ne sont pas en mesure de remplir les fonctions liées à leur poste en raison de la pandémie de COVID‑19.
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La pandémie de COVID‑19 suscite beaucoup de peur et d’anxiété chez le personnel. Les employeurs doivent savoir que le passage en mode télétravail entraînera des besoins et des situations propres à chacun des employés. En effet, certains devront entre autres s’occuper de leurs enfants ou aider des proches malades. Les employeurs doivent penser au bien-être global de leurs employés : santé physique, mentale et financière.
Pour les entreprises, une crise sanitaire mondiale en évolution présente une occasion de revoir l’offre d’avantages sociaux de façon à ce qu’elle tienne compte des besoins immédiats des employés ainsi que de leurs besoins futurs. Il est possible par exemple d’offrir des programmes axés sur le bien-être qui couvrent notamment la santé mentale. Les employés pourraient donc bénéficier de soins pour prévenir, traiter ou gérer la détresse psychologique ou l’épuisement professionnel.
Les employeurs peuvent soutenir leurs effectifs en communiquant fréquemment et authentiquement avec ceux-ci. Pour la majorité d’entre nous, un tel niveau d’incertitude et de changement est sans précédent. C’est pourquoi il est important de tenir les employés informés de la situation à l’interne. Par exemple, communiquez le nombre d’employés ayant obtenu un résultat positif au test de dépistage de la COVID‑19 et, le cas échéant, les mesures prises par l’entreprise pour limiter les risques et protéger les employés.
Alors qu’il est essentiel que les employeurs continuent de donner l’heure juste à chacune des étapes, et ce, quels que soient les changements, il est tout aussi important de rester à l’écoute des employés. Grâce à une plateforme sur laquelle les employés peuvent exprimer leurs inquiétudes et poser leurs questions, les entreprises pourront recueillir des commentaires et en dégager des tendances générales qui les renseigneront sur l’état émotionnel du personnel. Elles seront ainsi en mesure d’établir des plans d’action pour répondre rapidement aux inquiétudes des employés et réduire l’épuisement professionnel ainsi que l’absentéisme.
Les employeurs peuvent aussi orienter les employés vers les ressources du programme d’aide aux employés (PAE), le cas échéant. Il existe aussi des ressources en ligne, comme le guide du Centre de toxicomanie et de santé mentale (CAMH) sur la santé mentale et la COVID‑19. Par ailleurs, les employeurs et les employés peuvent télécharger la Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail, sur le site Web de la Commission de la santé mentale du Canada. Le site présente aussi 13 facteurs qui affectent la santé mentale des employés en milieu de travail. Certains employés pourraient également avoir besoin d’autres ressources (comme des services liés aux questions sociales ou comportementales, entre autres) pour les aider à composer avec les conséquences de la pandémie de COVID‑19, comme la maladie ou le décès d’un être cher. Envisagez également de multiplier les ressources afin d’enrichir le soutien et l’infrastructure technologiques offerts aux employés. Vous pouvez par exemple permettre aux employés d’utiliser des outils de vidéoconférence comme Zoom pour passer des appels personnels ou encore prêter des ordinateurs portatifs et d’autres appareils électroniques à ceux qui ont des enfants à la maison.
Visionnez notre récent webinaire : COVID‑19: Mental Health Implications (Répercussions de la COVID‑19 sur la santé mentale).
Les entreprises jugées essentielles qui exercent encore leurs activités peuvent jouer un rôle important pour ralentir la propagation de la COVID‑19 en instaurant les mesures préconisées par l’Agence de la santé publique du Canada (ASPC) et les organismes de santé publique provinciaux. Ces mesures seront d’autant plus importantes lorsque les politiques de télétravail seront levées. Le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail (CCHST) recommande aux employeurs d’appliquer des mesures préventives en mettant en œuvre les pratiques qui suivent :
Lorsque les employés reviendront finalement au bureau et reprendront leurs activités normales, les employeurs pourraient également devoir envisager d’établir une politique pour les réunions en personne. L’OMS recommande aux employés de se poser les questions ci-dessous avant de tenir une réunion dans un espace restreint :
Comme les recommandations pourraient être appelées à changer, nous vous invitons à consulter régulièrement le site Web du CCHST. Vous pouvez aussi vous reporter aux recommandations de la FCEI et du Réseau de résilience des entreprises canadiennes.
Plus d’information : Getting your workplace ready for COVID‑19
Le gouvernement du Canada recommande à toutes les organisations d’établir des politiques portant sur l’identification et l’isolement des employés malades, et visant les objectifs suivants :
Le gouvernement recommande aux employés qui ne présentent pas de symptômes, mais qui vivent avec une personne malade d’aviser leur supérieur ou superviseur, puis de suivre certaines précautions.
Plus d’information sur le site Web du gouvernement du Canada
La pandémie de COVID‑19 évolue de jour en jour. La réponse des entreprises à cette crise sanitaire devrait se fonder sur de l’information fiable et à jour provenant de sources telles que l’OMS, l’ASPC et les organismes et autorités de santé publique locaux. Voici une liste de ressources supplémentaires pour aider les employeurs à prendre des décisions éclairées pendant et après la pandémie de COVID‑19.
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