Pendant que la COVID‑19 se propageait sur le globe, les entreprises s’activaient à modifier le plus rapidement possible leurs façons de faire pour soutenir l’éloignement social et faciliter la transition de leurs employés vers un environnement de travail virtuel. De nombreuses entreprises ont également dû composer avec de nouvelles difficultés touchant leurs effectifs et leurs opérations, comme des hausses ou des baisses de la demande, ou la perturbation des chaînes d’approvisionnement. Les PME affichent pour le premier trimestre de 2020 une chute de leur chiffre d’affaires de l’ordre de 20 % ou plus par rapport à la même période l’an dernier.
L’élaboration d’un plan de continuité des activités peut s’avérer difficile pour les propriétaires de PME qui assument déjà d’innombrables tâches et responsabilités. Aujourd’hui, les entreprises comprennent à quel point une crise peut bouleverser les opérations et l’économie, et elles ont subi directement les conséquences de ne pas avoir un plan de continuité. Les entreprises gagneraient à documenter les mesures qu’elles ont prises en réaction à la pandémie de COVID‑19 afin d’en évaluer l’efficacité et de perfectionner leur plan de continuité des activités pour l’avenir.
Un bon plan de continuité peut aider les entreprises à réaffecter les ressources, à communiquer efficacement à l’interne comme à l’externe, et à veiller à ce que les répercussions sur la poursuite des opérations soient minimales. La mise à jour continuelle du plan de continuité réduira l’impact d’une crise, favorisera la poursuite des activités et facilitera la reprise des affaires une fois la crise résorbée. Les entreprises qui tiennent leur plan à jour et appliquent les leçons dégagées sont quatre fois plus susceptibles de sortir de la crise en bonne posture. De plus, un plan de continuité des activités dont la teneur est bien communiquée montre à vos employés que vous accordez la priorité à leurs besoins et à la protection de leur santé et de leur sécurité.
Avant de mettre à jour ou d’élaborer leur stratégie de continuité, les PME doivent effectuer une analyse approfondie de leur état de préparation actuel. Quels sont les risques opérationnels? Quel impact ces risques auront-ils sur l’entreprise à court et à long termes? Cette analyse aidera les chefs d’entreprise à comprendre l’incidence possible d’une crise et à déterminer combien de temps il faudra pour relancer les activités et retourner à la normale.
Les plans de continuité des activités varient d’une entreprise à une autre, bien entendu, mais nous avons réuni un ensemble d’aspects à prendre en compte dans votre planification relative à une possible résurgence de la COVID‑19 ou à d’autres menaces potentielles à la poursuite des activités que nous risquons d’affronter dans les prochaines années. La page de ressources sur la planification de la continuité des activités du Réseau de résilience des entreprises canadiennes contient des outils et des renseignements particulièrement pertinents pour votre PME.
En période de crise, toute entreprise devrait accorder la priorité à la protection de la santé et de la sécurité de ses effectifs. Dans certaines situations, comme une pandémie, les entreprises doivent miser sur la mobilisation afin de protéger leurs employés contre la propagation du virus. Elles doivent également réfléchir au retour au travail et planifier minutieusement cette étape cruciale, (billet en anglais) en l’envisageant dans le cadre de leur responsabilité globale envers les employés, les clients et la société dans son ensemble.
Voici plusieurs aspects à garder à l’esprit pour protéger la santé et la sécurité des employés. Dans le cas de la COVID‑19, il s’agit de limiter la propagation de la maladie et de soutenir les mesures d’éloignement social pour les employés qui restent sur place, ainsi que de réfléchir à la période de transition durant laquelle les employés en télétravail retourneront au lieu de travail :
Alors que les entreprises de certains secteurs, comme les soins de santé et l’alimentation, ont connu une forte hausse de la demande pendant la pandémie de COVID‑19, d’autres, comme le voyage et le tourisme, ont dû cesser ou réorienter leurs activités.
Dans son enquête intitulée Confronting the Crisis (Faire face à la crise), Deloitte fait remarquer que la crise force de nombreux dirigeants et propriétaires d’entreprise à revoir leur conception du travail qui doit être accompli et de l’endroit où il doit avoir lieu. Les entreprises devraient réaliser une analyse des répercussions sur les activités (ARA) permettant de cerner les fonctions et les rôles critiques et non critiques, et de comprendre ce qu’il faut prévoir pour que les rôles critiques restent opérationnels. La Banque de développement du Canada recommande de remplir le modèle Classement des services/fonctions essentiels, puis d’établir des priorités et des catégories à la lumière de celui-ci. Ce faisant, les entreprises peuvent cerner les mesures qui s’imposent immédiatement en s’appuyant sur l’exposition au risque. Voici quelques questions clés à se poser dans le cadre de ce processus :
Lorsque le reste des effectifs retourneront au lieu de travail, les employés essentiels sur place courront un risque accru de contracter la COVID‑19. Quelles mesures supplémentaires l’entreprise prend-elle pour assurer la sécurité de ceux-ci? L’entreprise doit également former des suppléants, au cas où des employés essentiels tomberaient malades durant la première ou une possible deuxième vague de la pandémie. La pandémie de COVID‑19 a fait ressortir la nécessité pour les entreprises d’adopter de nouvelles pratiques afin de renforcer leur matrice des compétences d’urgence et leur plan de relève, et d’accélérer l’intégration et la formation des employés.
Une préparation judicieuse sur le plan de la technologie permettra de favoriser une transition en douceur advenant la perturbation des procédés courants. La pandémie a causé un recours accru au télétravail, et de nombreuses entreprises décident maintenant de prolonger l’application de leur politique à cet égard. Le plan de continuité des activités devrait prendre en compte les besoins en matière d’infrastructure afin que l’entreprise puisse limiter les risques connexes durant les périodes de transition.
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L’établissement d’un programme de continuité des activités aide les entreprises à réagir de façon plus efficace et uniforme afin d’atténuer les risques et de réduire l’impact des perturbations des activités liées à des risques naissants.
Même lorsque les nouvelles ne sont pas bonnes, une communication franche avec les employés au sujet de la situation de l’entreprise permet aux employés de se sentir bien informés et favorise un climat de confiance. Le Réseau de résilience des entreprises canadiennes souligne que l’établissement d’une communication claire avec les employés au moment du retour au lieu de travail est crucial, et peut aider à renforcer la confiance et à gérer les attentes.
Un plan de continuité des activités efficace tient compte de la façon dont les renseignements, comme les nouvelles au sujet de l’entreprise, seront communiqués aux effectifs.
De nombreux employés pourraient craindre de retourner au lieu de travail, et les entreprises devront se doter d’un plan de prolongation du télétravail jusqu’à ce que les employés se sentent en sécurité au travail.
En temps de crise, les employés peuvent se sentir stressés et dépassés par les événements face à une incertitude économique accrue, à la nécessité de prendre soin de proches malades et à la peur de contracter soi-même la maladie, entre autres. Voici certaines mesures que les employeurs peuvent prendre pour favoriser le bien-être mental des employés et ainsi couvrir un élément crucial de leur plan de continuité des activités.
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La mobilisation des employés est un élément crucial de la continuité des activités. Durant une crise, les entreprises doivent s’efforcer de déployer des efforts supplémentaires pour personnaliser l’expérience employé, suivre l’évolution des besoins des effectifs et stimuler la mobilisation. Des experts jugent qu’une crise est en fait l’occasion pour une entreprise de transformer ses stratégies de mobilisation afin d’améliorer la productivité et le rendement.
Les entreprises devront mettre sur pied des systèmes pour recueillir les commentaires des employés et favoriser le dialogue entre ceux-ci et la direction. Cette mesure permettra de gagner la confiance des employés et de cerner tout problème auquel l’employeur doit réagir. L’adoption de méthodes de collecte des commentaires des employés – comme le déploiement de sondages visant à faire le point sur le télétravail – aidera les entreprises à mieux comprendre comment leurs employés s’adaptent à la transition.
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Les effets de la pandémie sur les entreprises et sur leurs effectifs se feront sentir encore longtemps. Même une fois remises sur pied, les entreprises ne devraient pas s’attendre à un retour à l’état d’avant la pandémie : les employés n’auront plus les mêmes besoins et attentes, les clients auront des comportements d’achat différents, et les fournisseurs seront en mode rattrapage. La COVID‑19 a changé la donne pour ce qui est de la préparation aux situations d’urgence, et les entreprises devront continuellement s’adapter et mettre au point leurs stratégies afin de mieux faire face aux risques futurs. En effet, les entreprises qui omettent de se doter des technologies et des processus requis pour mobiliser et rémunérer les employés, assurer leur perfectionnement et établir leurs horaires auront bien du mal à se remettre d’une crise.
Avant la COVID‑19, l’infonuagique a été adoptée massivement, la vaste majorité des entreprises décidant de faire passer au moins une de leurs fonctions opérationnelles dans le nuage. Aujourd’hui, la technologie infonuagique joue un rôle fondamental dans tout plan de continuité des activités. Les entreprises peuvent troquer les solutions utilisées sur place pour des outils infonuagiques de gestion des RH. Ce changement facilitera la centralisation de l’information et des données sur les effectifs et la tenue à jour de renseignements que l’employeur peut consulter au besoin.
Apprenez comment le logiciel de gestion de la paie et des RH Powerpay peut vous aider à simplifier vos processus afin que vous puissiez vous concentrer sur la promotion de la continuité des activités et vous préparer pour la nouvelle réalité du monde du travail.
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