16 mars 2020

Diriger son entreprise en période de COVID-19

David Ossip, chef de la direction de Ceridian, parle de la façon de diriger une entreprise dans un contexte sans précédent. Il décrit aussi les mesures qu’a prises Ceridian pour protéger la santé et le bien-être de ses employés et de la communauté, tout en assurant la continuité des activités de l’entreprise.

La pandémie de COVID-19 a pris le monde par surprise. Même si les entreprises ne peuvent pas prévoir tous les scénarios possibles, certains éléments peuvent les aider à gérer les situations sans précédent comme celle que nous traversons : communications régulières, culture d’entreprise souple, adoption des technologies les plus récentes, coordination efficace au sein de la haute direction, préparation adéquate et réflexion sur la responsabilité sociale.

 

La plupart des grandes entreprises ont établi un plan formel de continuité des activités, sauf que ce plan est rarement mis à l’épreuve. Cette mise à l’épreuve devrait s’effectuer chaque année, et les résultats devraient servir à modifier et à renforcer le plan établi. Chez Ceridian, après avoir pris conscience de la vague qui allait déferler sur le monde, nous avons adopté un certain nombre de mesures pour protéger la santé et le bien-être de nos employés et de leur famille, de nos clients, de nos fournisseurs et de la communauté en général afin d’assurer notre capacité à maintenir nos activités.

 

Communication

Cela peut paraître cliché de dire qu’on ne peut jamais trop communiquer. La communication est pourtant absolument essentielle en cette période difficile. Dans la plupart des organisations, les employés sont submergés de courriels. Mais lorsque c’est le chef de la direction qui leur écrit, ils sont à l’écoute. Dans l’anticipation d’une propagation mondiale du virus, nous avons envoyé des messages sur une base régulière à nos employés afin de les rassurer. Nous leur avons expliqué les mesures que nous prenions pour protéger leur santé et leur bien-être, ainsi que les changements que nous apportions à notre façon de travailler. Certaines de ces mesures allaient d’ailleurs au-delà des recommandations en vigueur à ce moment-là.

 

Le 26 janvier, j’ai envoyé un message à l’ensemble des employés de Ceridian dans le monde pour leur demander de respecter les recommandations de l’Organisation mondiale de la Santé. J’ai aussi indiqué aux employés d’aviser leur gestionnaire s’ils envisageaient de voyager dans une zone à risque, et que le cas échéant, ils devraient à leur retour travailler de la maison pendant une certaine période.

 

Le 9 février, nous avons suspendu les voyages d’affaires à l’étranger qui exigeaient de prendre l’avion, sauf dans de rares circonstances. Le 4 mars, nous avons installé des affiches au sujet de la COVID-19 dans nos succursales et nous avons instauré des mesures d’éloignement social, y compris la suspension des poignées de main. Puis, le 12 mars, nous avons annoncé que la plupart de nos employés travailleraient désormais de la maison. Comme je savais que c’était un changement de taille qui susciterait des questions et un peu d’anxiété, j’ai organisé une réunion mondiale à l’intention des employés. Plus de 2 000 employés y ont participé et j’ai répondu à plus d’une centaine de questions en direct.

 

Culture

La souplesse est l’une des grandes valeurs de mon entreprise. Bien plus qu’un simple mot inscrit sur un mur, c’est un état d’esprit que nous cherchons chez nos candidats à l’embauche et que nous renforçons constamment. Il y a quelques années, nous avons compris que nous pourrions embaucher et fidéliser les candidats les plus qualifiés dans le secteur des technologies en étant un peu plus souples relativement aux horaires et au lieu de travail.

 

Ce changement a permis à nos employés de remplir leurs obligations familiales, de prendre soin de leur bien-être physique et mental, ainsi que de donner le meilleur d’eux-mêmes à Ceridian et à ses clients. C’est pourquoi nous avons réussi assez facilement à faire passer presque tous les employés en mode télétravail la semaine dernière.

 

Technologie

Notre culture d’entreprise axée sur la souplesse est très efficace parce qu’elle s’appuie sur les technologies les plus récentes. Un employé à Toronto peut communiquer avec un employé travaillant en République de Maurice ou en Australie au moyen de la vidéoconférence et garder l’impression d’une rencontre en personne. Et comme le produit Dayforce est une solution entièrement infonuagique, les employés peuvent accéder au logiciel où qu’ils se trouvent. Nous pouvons donc aider nos clients sans avoir besoin de nous déplacer dans leurs bureaux ou dans les nôtres.

 

Coordination

En plus d’avoir une équipe de gestion des risques qui assure la continuité des activités, nous avons demandé à un vice-président directeur de coordonner toutes les mesures de réponse à la pandémie de COVID-19. En le libérant de ses tâches habituelles, nous lui avons permis de consacrer tout son temps et son énergie à diriger concrètement et efficacement une équipe formée de dirigeants provenant de l’ensemble de l’organisation. Cette équipe veille à ce que la prise de décisions soit harmonieuse et est autorisée à trancher rapidement lorsque nécessaire. Les employés peuvent joindre cette équipe de façon immédiate et confidentielle, par téléphone ou par courriel.

 

Préparation

On n’insistera jamais assez sur l’importance de la préparation. En situation de crise, la confiance est essentielle. La préparation nous donne la confiance nécessaire pour gérer la situation, et non pas simplement réagir aux difficultés. Ces dernières années, nous avons mis à l’épreuve nos plans de continuité au moyen de simulations, mais aussi à l’occasion de situations concrètes comme des événements météorologiques.

 

Chaque fois, nous avons obtenu des renseignements utiles qui nous ont permis de renforcer nos plans. Lorsque la COVID-19 a commencé à faire les manchettes, nous avons acheté d’autres ordinateurs portatifs munis d’une webcam et accru notre bande passante pour nous assurer que tous nos employés peuvent travailler à distance en même temps.

 

Responsabilité sociale d’entreprise

Que vous dirigiez une compagnie de chemin de fer, une chaîne d’épiceries ou une entreprise spécialisée en technologies de pointe, nous avons tous des obligations à l’égard de la société. Dans les six derniers mois, nous avons tous été témoins de ce qui peut se produire lorsque les trains sont immobilisés ou lorsque les rayons des épiceries sont vidés par des gens qui font des réserves sous le coup de la panique.

 

Les employés de nombreuses organisations vont devoir continuer de se rendre sur leur lieu de travail afin d’assurer les services essentiels liés à l’alimentation et à la santé. Si Ceridian joue un rôle important dans la société en fournissant des services qui permettent aux employés d’être payés à temps et avec exactitude, la majorité de nos tâches peuvent s’effectuer de façon virtuelle.

 

Nous avons décidé de passer à une politique de télétravail pendant cette période avant tout parce que nous considérons qu’il est de notre devoir de faire notre part pour tenter de réduire la diffusion du virus dans la communauté. Nous espérons ainsi contribuer à alléger le fardeau qui pèse sur le système de santé.

 

J’invite mes pairs, chefs de la direction, à prendre toutes les mesures nécessaires afin de réduire la transmission du virus dans la communauté. Lorsque possible, demandez à vos employés de faire du télétravail pour protéger les personnes les plus vulnérables, y compris les personnes plus âgées et celles qui vivent avec une maladie chronique grave, comme une maladie cardiaque ou pulmonaire, ou encore le diabète. Dans un monde soudainement plus confus et complexe, la créativité est la monnaie la plus forte des entreprises.

 

Collaborons, et communiquons nos expériences ainsi que les pratiques exemplaires afin d’écraser la courbe de la contagion (#FlattenTheCurve). C’est ensemble que nous traverserons cette épreuve.

 

Si je peux être utile à quiconque en parlant de notre expérience liée à la continuité des activités (#BusinessContinuity) et au télétravail (#workfromhomefirst), n’hésitez pas à m’écrire directement à david@ceridian.com. Vous pouvez aussi me joindre sur LinkedIn ou sur Twitter, au compte @dossip.

David Ossip // Président du conseil d’administration et chef de la direction // Ceridian

Billet initialement publié sur LinkedIn

 

David Ossip

David Ossip, président du conseil d’administration et chef de la direction de Ceridian À titre de chef de la direction, David Ossip a piloté la transformation de Ceridian, lui permettant de passer du statut de fournisseur de services de paie traditionnels à celui d’entreprise innovante de gestion infonuagique du capital humain. En avril 2018, Ceridian a réalisé le plus important premier appel public à l’épargne mené par une entreprise spécialisée dans la technologie de l’histoire canadienne, réunissant plus de 800 millions de dollars. Ceridian a également réalisé une offre publique sur le marché secondaire, ce qui lui a permis d’amasser 400 millions de dollars supplémentaires. M. Ossip s’est également inscrit au palmarès des chefs de la direction les plus estimés au pays établi par Waterstone Human Capital, ainsi qu’au palmarès du Top des PDG établi par Glassdoor. Sous sa direction, Ceridian a été nommée aux palmarès des meilleurs lieux de travail pour les personnes de la génération Y, pour les femmes et en technologie.

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