18 octobre 2018

Forum INSIGHTS 2018 : Les obstacles à la productivité au travail selon Juliet Funt

Vos problèmes de productivité ont quelque chose de commun avec les bambins qui mordent et avec vous, lorsque vous engloutissez tous les brownies qui se trouvent dans la salle du personnel : ils sont dus à un manque de contrôle des impulsions. Nous avons discuté avec Juliet Funt, chef de la direction de l’entreprise WhiteSpace at Work et conférencière au forum INSIGHTS 2018, de la façon de changer notre manière de travailler.

Danielle Ng-See-Quan

Mme Ng-See-Quan est responsable du marketing de contenu chez Ceridian.

Vos problèmes de productivité ont quelque chose de commun avec les bambins qui mordent et avec vous, lorsque vous engloutissez tous les brownies qui se trouvent dans la salle du personnel : ils sont dus à un manque de contrôle des impulsions.

Et mentionnons que les courriels, les réunions et la paperasse ne sont pas essentiels à la journée de travail. Ils constituent un véritable gaspillage qui se chiffre à un million de dollars par tranche de 50 employés dans votre entreprise. La multiplication des tâches inutiles et la culture que nous nous sommes résignés à adopter ont un effet dévastateur sur l’innovation.

La situation vous semble chaotique? Il existe un moyen de s’en sortir. La première étape consiste à dégager des moments tampons, explique Juliet Funt, chef de la direction de WhiteSpace at Work. Dans l’entretien qui suit, elle explique comment changer fondamentalement notre façon de travailler, et pourquoi le fait de bannir les réunions le vendredi est insuffisant.

 

Q : Quels sont les obstacles à la productivité au travail?

Juliet : Ce que nous constatons, c’est que la surcharge de travail et la multiplication des tâches inutiles ont un effet dévastateur sur l’innovation et la mobilisation du personnel au sein des entreprises de toutes tailles.

Nous sommes fascinés par toute cette énergie gaspillée sur des choses inutiles dans les entreprises que nous aidons : courriels, réunions, rapports sur la fiscalité, paperasse, exercices d’incendie, etc. Si cette perte de temps se produisait dans une usine, elle serait impérativement quantifiée, puis aussitôt éliminée.

Mais dans un bureau où les employés travaillent à partir d’appareils intelligents ou d’un ordinateur, et réfléchissent à des concepts au lieu de fabriquer des objets, voilà que nous devenons étrangement très tolérants à l'égard de la perte de temps. On s’en plaint, mais on préfère se dire qu’il suffit d’un peu de volonté pour l’éliminer plutôt que d’adopter une approche tactique.

Pourtant, il existe une façon différente et plus productive de travailler. Elle est très accessible, si la culture et la philosophie de l’entreprise peuvent changer dans l’optique de retrouver un peu de simplicité au travail.

Certains employés finissent par se résigner complètement, ce qui peut se traduire par un manque de mobilisation et nuire au bien-être. Et plus l’entreprise est grande, plus les processus sont inutilement complexes, et plus les problèmes sont graves.

Avec un effectif de 60 000 employés, il faut 11 personnes pour émettre un chèque. Lorsque vous atteignez ce stade, vous tolérez un niveau de complexité ridicule. C’est là que nous traçons la ligne.

Q : Quels sont les obstacles à la productivité les plus fréquents au sein d’une entreprise?

Juliet : On pourrait mentionner de petites choses, comme les courriels et les interruptions, mais je pense que le grand coupable, c’est le manque de contrôle des impulsions.

Si votre enfant de quatre ans n’arrête pas de mordre, vous savez qu’il a du mal à contrôler ses impulsions, mais vous savez aussi que c'est une habitude dont il arrivera à se défaire.

Mais si un collègue de 37 ans fait irruption dans votre bureau en demandant « As-tu une seconde? » chaque fois qu’il est préoccupé par une question, c’est que lui aussi a du mal à contrôler ses impulsions.

Toutes les questions ne sont pas urgentes. Les courriels, les messages instantanés et les interruptions inutiles constituent un problème de contrôle des impulsions Ce comportement peut s'excuser, car nous avons été trop stimulés par la vitesse folle de notre milieu de travail, par ce rythme soutenu grâce à la caféine. Nous sommes sur les dents parce que tout semble si important. Nos collègues s’agitent dans tous les sens et à toute vitesse. Nous faisons donc de même, oubliant du coup de faire appel à notre système de contrôle des impulsions.

C’est pourquoi il est immensément important d’apprendre à prévoir ce qu’on appelle des moments tampons. Il s’agit d’une petite seconde de réflexion que l’on insère entre le moment où l’on souhaite faire quelque chose (poser une question ou y répondre, envoyer ou lire un courriel ou un message texte) et celui où l’on passe à l’action.

Pendant cette seconde tampon, vous pourriez réaliser qu’en fait, la question peut attendre jusqu’à ce que vous croisiez la personne jeudi ou jusqu’à votre prochaine réunion. Ou encore, que même si vous vous posez une question, aucune raison tactique ne justifie d’obtenir une réponse immédiatement. Cette idée globale du contrôle des impulsions est vraiment essentielle.

Q : Il semble que le besoin d’être occupé est devenu une obsession ou une codépendance. Comment faire pour consacrer du temps à la réflexion sans vous sentir coupable de ne pas répondre à tous ces courriels et à toutes ces personnes qui se présentent à votre bureau, et d’ignorer votre liste de choses à faire qui ne fait que s’allonger?

Juliet : La meilleure façon de gérer la culpabilité est d’amener toute l’équipe à changer. Tous les membres doivent accepter d’adopter la nouvelle optique et se tenir mutuellement responsables de respecter le temps que chacun consacre à la réflexion.

Ensuite, il faut appliquer le principe à l’ensemble de l’organisation. Tout le personnel doit convenir que les gestes réfléchis l’emportent sur les gestes inutiles.

Ainsi, quand vous serez assis à votre bureau les yeux au plafond parce que vous réfléchissez à la présentation que vous êtes en train de rédiger, personne ne viendra vous interrompre en disant « Sur quoi travailles-tu? ». Votre moment de réflexion sera respecté parce que ce sera devenu la norme dans votre culture d’entreprise.

Q : Avez-vous des conseils sur la façon d’instaurer ce changement dans l’ensemble de l’organisation de sorte qu’il ait une véritable incidence sur l'expérience employé?

Juliet : Pour régler ces problèmes, il faudra offrir de la formation. Oubliez les réunions du personnel et les mesures individuelles comme l’absence de réunions le vendredi. Elles ne fonctionnent pas. Elles ont une certaine valeur, mais leur efficacité est de courte durée. Ces mesures ne permettent pas de s’attaquer à un problème aussi grand que celui-ci.

Ce qui fonctionne, c’est un programme conçu sur mesure dont l’ampleur est aussi grande que celle du problème à régler. Il doit toujours y avoir un équilibre entre la taille du problème et la taille de la solution choisie. S’il vous a fallu 10 ou 20 ans pour créer la situation problématique d’un effectif occupé plutôt que productif, vous n’allez pas l’éliminer simplement en bannissant les réunions le vendredi.

Vous devez concevoir une mesure qui entraînera des changements sur les plans technologique, philosophique et comportemental. Cette solution, vous pouvez l’acheter ou encore la concevoir vous‑même.

Juliet Funt, chef de la direction de l’entreprise WhiteSpace at Work, figurait parmi les principaux conférenciers du forum INSIGHTS 2018.

* Cet entretien a été modifié pour plus de clarté et de concision.

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