3 décembre 2019

L’impartition du traitement de la paie est-elle une bonne stratégie pour votre PME?

Lorsque chaque minute compte, la dernière chose dont vous avez besoin est de gérer de la paperasse liée au traitement de la paie. Voici trois éléments à prendre en considération pour déterminer si l’impartition du traitement de la paie est la bonne solution pour votre PME.

Lorsque l’on exploite une PME, d’innombrables tâches doivent être accomplies pour gérer efficacement des effectifs. Les employés ont tous certaines attentes quant au salaire, aux avantages sociaux et aux autres formes de soutien dont ils peuvent bénéficier; or chacun de ces éléments s’accompagne de formulaires et de difficultés logistiques.

Chaque tâche, comme le traitement de la paie, peut grever les ressources d’une PME, que ce soit en matière de temps, de fonds ou d’effectifs. L’impartition de tâches habituellement effectuées à l’interne aidera les organisations à se soustraire aux distractions et à diriger leur énergie vers des activités plus stratégiques.

Qu’est-ce que l’impartition du traitement de la paie?

Lorsque vous impartissez le traitement de la paie de votre PME, une équipe d’experts prendra en charge le processus du début à la fin pour vous permettre de gagner un temps précieux. Ces experts deviennent ainsi le prolongement de votre entreprise et s’occupent de tous les aspects du traitement de la paie et de la production de rapports sur la paie, y compris le prélèvement des retenues d’impôt, la conformité aux exigences gouvernementales, les activités de fin d’année et la gestion des demandes d’information des employés. À titre d’employeur, tout ce dont vous devez vous soucier est de transmettre l’information sur les employés et les données sur les heures travaillées – notre équipe s’occupe du reste.

Pourquoi opter pour l’impartition du traitement de la paie?

L’impartition du traitement de la paie peut se révéler extrêmement avantageuse pour bon nombre de PME. Les services d’impartition du traitement de la paie de bout en bout peuvent vous aider à gagner du temps, à réduire le risque de non-conformité à la réglementation et à payer les employés à temps avec exactitude, pour que vous puissiez vous concentrer sur la progression de votre entreprise.

Le choix d’impartir le traitement de la paie ou de conserver ce processus à l’interne est propre à chaque PME. Pour vous assurer de prendre la bonne décision pour votre entreprise, nous avons préparé une liste de questions à vous poser lorsque vous évaluez les options d’impartition du traitement de la paie qui s’offrent à vous.

1. Le maintien de la conformité à la réglementation est-il une source de stress pour vous?

Toutes les entreprises doivent se conformer à la réglementation, quelle que soit leur taille. Or, il est plus difficile pour une PME de suivre l’évolution constante de la réglementation et du droit du travail, puis d’adapter sa stratégie en conséquence. Sans compter que, plus votre entreprise prend de l’expansion, plus le traitement de la paie se complexifie.

Impartir le traitement de la paie, c’est confier à un partenaire de confiance la tâche de suivre les changements apportés aux lois et aux règlements, ce qui vous fait gagner un temps précieux. Vous aurez aussi l’assurance que les cycles de paie seront traités à temps avec exactitude. De plus, une équipe de soutien sera à la disposition de vos employés afin de répondre à leurs questions éventuelles au sujet de la paie, à toutes les étapes du processus.

2. Votre gestion du temps pourrait-elle être plus efficace?

Ajouter un nouvel employé à la liste de paie est un processus qui peut s’avérer extrêmement chronophage : il faut saisir toute l’information requise par l’Agence du revenu du Canada (ARC) et par Revenu Québec, puis la reporter à différents endroits, préparer divers formulaires et configurer les options relatives à la paie. Pour les PME, les journées se déroulent déjà à un rythme effréné. Toutes ces tâches supplémentaires accaparent un temps précieux que vous pourriez autrement consacrer à vos priorités stratégiques.

Le traitement de la paie de votre PME devrait faire partie des activités de RH, et non pas être un projet colossal qui accapare les ressources de votre entreprise. Idéalement, les employés devraient pouvoir être payés chaque semaine ou chaque mois, et ce, sans interrompre le bon déroulement des projets ou des activités de l’entreprise.

Si vous n’arrivez pas à reproduire ce scénario idéal au sein de votre entreprise, il est peut-être temps de changer les choses. Vous devriez disposer de tout le temps nécessaire pour mettre pleinement vos compétences et vos talents au service des objectifs stratégiques de votre entreprise. Si le traitement de la paie vous en empêche, le moment est peut-être venu d’aller chercher l’aide d’un fournisseur de services de paie.

3. Croulez-vous sous la paperasse liée au traitement de la paie?

Oubliez la paperasse qui s’accumule sur votre bureau et la multiplication des feuilles de calcul Excel dans votre ordinateur. L’un des avantages de l’impartition du traitement de la paie est qu’elle vous permet de passer à une solution sans papier – ou du moins, qui réduit considérablement la quantité de papier à gérer pour effectuer le traitement de la paie.

Ensuite, en plus du bienfait pour l’environnement, l’impartition du processus et la numérisation des documents réduisent le risque de perte de documents ou d’erreur de classement. Puis, vous pourrez dire adieu au processus manuel chronophage à répéter à chaque cycle de paie et profiter des avantages de l’automatisation, dont la réduction du nombre d’erreurs à corriger et la localisation des documents manquants.

Article connexe : Sept éléments à prendre en compte lorsque vous choisissez un partenaire en matière de traitement de la paie

Si vous déterminez que l’impartition du traitement de la paie est la bonne stratégie pour votre PME, la prochaine étape consiste à rechercher un partenaire de confiance à qui confier entièrement ce fardeau administratif. Des spécialistes de la paie chevronnés peuvent vous aider à administrer votre paie du début à la fin. Apprenez-en plus sur les Services de gestion globale de la paie de Powerpay et recommencez à vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Apprenez-en plus sur les avantages de confier la gestion du traitement de la paie à un professionnel.

Aileen Daosavanh

Mme Daosavanh, spécialiste principale en marketing, est passionnée par le fonctionnement interne des PME, auxquelles elle offre des conseils pratiques en matière de gestion du capital humain pour les aider à atteindre leurs objectifs.

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