10 septembre 2018

Comment simplifier le traitement de la paie et gagner du temps

Le traitement de la paie constitue l’une des activités les plus importantes d’une entreprise, mais pour bon nombre d’entre elles, le processus n’est pas toujours d’une efficacité optimale. Voici quelques conseils pour vous aider à reprendre le contrôle de vos journées, à diminuer le nombre d’erreurs et à consacrer plus de temps à des tâches stratégiques.

Danielle Ng-See-Quan

Mme Ng-See-Quan est responsable du marketing de contenu chez Ceridian.

S’assurer que les employés sont payés avec exactitude et en temps opportun suscite beaucoup de préoccupations et nécessite un grand travail de fond.

Lorsque vous dépendez de processus de saisie manuels, vous pouvez avoir l’impression de faire un pas en arrière chaque fois que vous en faites deux en avant. Ajoutez à cela le besoin de rester à l’affût de toute nouvelle question d’ordre juridique ou réglementaire, et la tâche peut vous sembler insurmontable.

Chaque mois, plutôt que de passer des heures, voire des jours, à traiter la paie, utilisez votre temps à meilleur escient en lançant de nouvelles initiatives d’entreprise, en perfectionnant vos compétences ou en contribuant au développement de votre équipe. Voici quelques façons de gagner du temps lors du traitement de la paie.

Centralisez vos dossiers d’employé

Dans les domaines des RH et de gestion de la paie, il est crucial de s’assurer que les dossiers d’employé sont à jour. Mais les processus habituels qui consistent à consulter des piles de formulaires, à parcourir d’énormes feuilles de calcul, ou à saisir manuellement la même information dans différents systèmes, sont inefficaces.

Comme il faut faire preuve d’efficacité pour économiser du temps, commencez par centraliser tous vos dossiers d’employé dans un même système des RH, pour que tout ce dont vous avez besoin se trouve en un seul endroit.

Dites adieu aux multiples systèmes distincts
Si vous gérez vos données dans un système distinct de celui dans lequel vous traitez la paie, attendez‑vous à un processus chronophage. L’intégration des données des RH et de la paie en un système central contribuera à la simplification de la gestion des données et à l’accélération du processus d’établissement de rapports. Il sera également possible de visualiser vos données en temps réel. Plus besoin d’attendre la fin d’un traitement en lots pour voir les mises à jour et les modifications apportées. Finalement, soyez plus efficace lors de l’intégration de nouveaux employés et de l’établissement des horaires.

Repérez les erreurs de traitement de la paie, calculez la paie du brut au net en temps réel, et plus encore.

Numérisez vos données
S’il est vrai que réduire votre consommation de papier ou l’éliminer complètement vous fait gagner le temps que vous auriez passé à trier des notes, des chèques papier et des feuilles de présence, du point de vue de la paie, passer au traitement sans papier présente d’autres avantages. En effet, vous économiserez du temps pour ce qui est de payer vos employés, de produire des rapports ou de transmettre à vos effectifs des documents clés comme des formulaires fiscaux. Non seulement s’agit-il d’un processus plus efficace, mais il facilite également le suivi de vos tâches.

Accordez autonomie et souplesse à vos employés

En général, les professionnels de la paie et des RH sont responsables de la paperasse associée à la gestion des dossiers d’employé et à la mise à jour des renseignements personnels, ce qui ne laisse pas beaucoup de temps pour se consacrer à d’autres projets. Une solution simple et efficace? Encouragez vos employés à prendre la relève.

Leur permettre de mettre à jour leurs renseignements personnels et de gérer leurs horaires aura un effet positif pour tous. Des employés responsabilisés sont des employés plus mobilisés.

Utilisez la technologie pour vous aider à gérer votre conformité à la réglementation

Qu’il s’agisse des règles en matière d’heures supplémentaires, de la planification d’horaires équitables et des lois relatives aux congés, il est ardu de demeurer au fait d’exigences en constante évolution et complexes, en plus de toutes vos autres tâches. Une solution qui vous aide à vous tenir à jour en matière de réglementation peut apaiser vos inquiétudes en ce qui concerne les risques d’erreurs, d’inexactitudes ou de production de rapports incorrects.

Que feriez-vous si vous aviez plus de temps? Découvrez ce que des dirigeants et des professionnels de la paie ont pu réaliser avec le temps qu’ils ont gagné.

 

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