16 avril 2020

Aider les employés à tenir le coup pendant les cinq phases de la pandémie de COVID-19

Barbara Veder, vice-présidente des services cliniques à l’échelle mondiale, responsable de la recherche et clinicienne en chef chez Morneau Shepell, nous explique le type de soutien à offrir aux employés pendant les cinq phases de la pandémie de COVID-19.

De nombreuses organisations s’adaptent maintenant à de nouvelles modalités de travail, qui soulèvent aussi de nouvelles difficultés. Partout dans le monde, les organisations traversent différentes phases de la pandémie, qu’il s’agisse de s’adapter à la nouvelle normalité ou de réintégrer le milieu de travail. Elles doivent mettre en place diverses stratégies pour soutenir les employés à chacune de ces phases et les préparer au monde d’après.

Dans un récent webinaire, Barbara Veder, vice-présidente des services cliniques à l’échelle mondiale, responsable de la recherche et clinicienne en chef chez Morneau Shepell, a souligné qu’il était essentiel pour la réussite d’une organisation d’assurer la continuité des activités à chacune des phases. Elle a ajouté que la façon dont une organisation s’occupe de ses employés tout au long de la situation actuelle est un bon indicateur de sa capacité à prospérer dans l’avenir.

« Lorsque la pandémie sera derrière nous, ce seront les employés qui évalueront comment l’organisation a composé avec la crise et s’est occupée de son personnel », a-t-elle affirmé.

Tout au long du webinaire, Mme Veder a parlé des façons dont les organisations et leurs employés peuvent réagir aux changements. Elle a aussi abordé les mesures que peuvent prendre les dirigeants pour créer un environnement productif qui favorise un rendement optimal malgré l’incertitude. Voici quelques idées à prendre en compte en passant en revue chacune des phases.

Phase 1 : Activités essentielles et mobilisation

À cette étape, l’organisation mobilise son personnel pour protéger la santé des employés tout en assurant la continuité des activités. Bon nombre d’organisations dans le monde l’ont déjà traversée, et ont pris les mesures nécessaires pour que les employés fassent du télétravail.

Conseils pour bien traverser la phase 1 :

Au moment de mettre à jour les politiques de télétravail et de faire passer les effectifs en mode virtuel, les organisations doivent anticiper toutes les difficultés possibles, comme les problèmes avec l’ordinateur ou le réseau Wi-Fi, afin de pouvoir réagir rapidement. Elles doivent aussi soutenir les employés pendant la transition en les gardant informés sur les activités de l’organisation, sur les cas de COVID-19 à l’interne et sur la durée approximative des nouvelles modalités de travail.

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Phase 2 : Formation et adaptation

Pendant cette phase, les organisations examinent leur rendement actuel afin d’évaluer comment le personnel dans l’ensemble s’adapte à la nouvelle normalité. Les employés prennent la mesure de ce qui se passe et se demandent combien de temps ils pourront tenir le coup. À cette étape, c’est la résilience de chacun qui est mise à l’épreuve, a souligné Mme Veder. « Vos employés n’ont plus les mêmes préoccupations personnelles qu’il y a trois ou quatre semaines. Ils se demandent comment ils pourront prendre soin de leurs proches, aider à freiner la pandémie et s’adapter à la situation ». Elle a souligné qu’une fois que les employés se seront adaptés à la nouvelle normalité au cours des phases subséquentes, leurs préoccupations d’avant la pandémie referont surface; pensons par exemple au développement de carrière. Les organisations devront alors réfléchir aux façons de soutenir leurs effectifs en tenant compte des changements dans la hiérarchie des besoins.

Conseils pour bien traverser la phase 2 :

Mme Veder encourage les organisations à réfléchir aux façons de créer de bonnes conditions pour les employés et de répondre à leurs besoins. Car à cette étape, les employés auront sans doute de nombreuses questions. Les organisations devront communiquer régulièrement avec eux pour les garder informés au jour le jour. Il est aussi important de sonder le personnel et de solliciter ses commentaires. Les gestionnaires devraient faire le point avec leurs équipes pour s’assurer qu’elles ont tout ce qu’il faut pour être productives. Ici, l’empathie est essentielle et peut avoir des effets très positifs. Car n’oublions pas que les parents sont à la maison avec leurs enfants et que le quotidien de chacun a été bouleversé.

Phase 3 : Adaptation à la nouvelle normalité

Du point de vue de la santé mentale et du bien-être, Mme Veder affirme que cette phase est la plus pénible pour les employés. Plus elle durera, plus ces derniers auront du mal à tenir le coup. Dans bien des cas, l’inquiétude et la peur devant l’incertitude s’exprimeront par un surcroît d’anxiété et de colère face aux événements – tout cela dans une période où il faut réinventer l’équilibre travail-vie personnelle. C’est à ce moment précis que les organisations doivent établir une structure durable et réfléchir aux effets à long terme de la situation sur les effectifs. Voici quelques recommandations qui peuvent aider les organisations à traverser cette phase de la pandémie :

Demandez aux employés de rentrer à la maison et d’y rester : Plus la durée du confinement sera longue, plus l’épreuve sera difficile à gérer pour les employés. Il sera donc essentiel de renforcer les recommandations du gouvernement soulignant l’importance de s’isoler.

Appuyez les nouvelles structures : Il est important d’encourager les employés à établir une structure pour cadrer le travail et la vie personnelle, puisque ces deux aspects iront sans doute de pair. Établissez un rythme prévisible, en organisant par exemple des réunions quotidiennes ou hebdomadaires à heure fixe avec les cadres et les collègues. Conservez toutefois une certaine flexibilité pour que les employés puissent répondre aux différents impératifs personnels, comme s’occuper d’un enfant ou d’un proche.

Célébrez les réussites : Faites savoir aux employés que le fait de réussir à passer en mode télétravail et d’ainsi participer à la protection du personnel est toute une réussite en soi. Il est important de souligner les petites victoires pendant cette période afin de mobiliser les employés et de leur montrer que leur apport est apprécié.

Établissez des systèmes de soutien : Faites le point régulièrement avec les gestionnaires et les collègues, tenez le personnel informé et prenez le temps d’établir un contact plus personnel. Mme Veder nous rappelle que pendant que chacun travaille à partir de la maison, nous respectons certes l’éloignement social, mais cela n’efface en rien le besoin de chacun d’entretenir des liens personnels plus profonds et de ressentir de l’empathie, ne serait-ce qu’en mode virtuel.

Conseils pour bien traverser la phase 3 :

Présentez vos attentes à votre équipe, tout en restant conscient que la situation peut exiger une certaine flexibilité. Acceptez que la période actuelle marque le premier pas vers un nouvel équilibre travail-vie personnelle. Il est important de continuer de communiquer régulièrement avec les employés pour favoriser leur mobilisation et requinquer leur moral. Par exemple, un simple appel d’un gestionnaire à son équipe peut insuffler une nouvelle énergie. Pendant cette phase, il est particulièrement important de se redonner de l’entrain et de resserrer les liens de camaraderie en se fondant sur ce que nous avons en commun, même s’il faut le faire à distance.

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Phase 4 : Réadaptation et intégration

Cette phase débute lorsqu’il est possible de retourner sur le lieu de travail ou de revenir aux anciennes modalités de travail. Attention toutefois : cette étape pourrait être plus difficile que prévu pour les employés. Mme Veder a expliqué que les organisations devront choisir judicieusement leur approche pour diriger et assurer la continuité des activités – surtout à cette étape –, car elle donnera le ton des années à venir.

« À titre de chefs d’organisation, il nous incombe de toujours anticiper plusieurs des étapes à venir et d’essayer d’y situer nos employés », a-t-elle souligné.

Nombre d’organisations devront dorénavant changer leur façon de mener leurs activités. Les dirigeants doivent réfléchir aux façons de soutenir leurs employés au moment du retour à la normale. Voici quelques éléments à prendre en compte :

  • planifier le retour des employés et le matériel dont ils auront besoin;
  • réévaluer quelles sont les situations qui exigent de se rencontrer en personne;
  • soutenir les personnes qui vivent des difficultés ou une perte;
  • prévoir des modalités pour maintenir le télétravail ou les horaires modifiés;
  • s’adapter aux nouvelles façons dont il faudra travailler dorénavant;
  • consigner soigneusement les leçons apprises;
  • célébrer les efforts et prendre acte des difficultés.

Les organisations devront se demander quelles fonctions peuvent être accomplies virtuellement et dans quelle mesure les employés peuvent travailler efficacement à partir de la maison. Est-il nécessaire que toutes les fonctions s’effectuent en personne, sur place ou au bureau? Après plusieurs semaines en mode télétravail, la réponse sera sans doute non, et plus souvent qu’on ne l’aurait cru. Pour réussir son entrée dans cette phase, il faut tenir une réflexion rigoureuse et continue tout au long de la crise.

Pour en savoir plus : Comment composer avec une crise sanitaire mondiale : le témoignage de trois dirigeants des RH

Conseils pour bien traverser la phase 4 :

Les organisations devraient consigner leur processus avec soin. Tandis que vous évaluez les façons dont les employés composent avec les événements et réagissent à certaines situations précises, consignez soigneusement ce qui fonctionne ou non. Mme Veder encourage les dirigeants à évaluer le niveau de préparation de leur organisation avant la crise et à intégrer les leçons apprises dans les plans qui permettront de répondre aux prochaines crises éventuelles.

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Phase 5 : Réintégration et difficultés après la crise

Les organisations qui sont résilientes pourront s’adapter et reprendre le cours normal des choses beaucoup plus rapidement que celles dont la préparation faisait défaut. Cela commence par comprendre comment les employés se débrouillent une fois la pandémie terminée. Il faudra par exemple identifier les employés qui sont toujours en difficulté et concevoir un plan pour les aider à s’en sortir. Les organisations devront aussi porter une attention particulière à la santé mentale lorsque les employés retourneront au travail en raison de l’expérience traumatisante que nous vivons. Préparez-vous à fournir différents niveaux de soutien à la santé mentale après la crise de COVID-19, car chacun vit la situation à sa façon.

« Les employés veulent savoir si leur organisation peut faire preuve de compassion et de bienveillance, et gérer le modèle d’affaires de façon réaliste et juste. Lorsqu’ils reviendront sur le lieu de travail, les employés s’attendront à ce que vous soyez à la hauteur », a prévenu Mme Veder.

Conseils pour bien traverser la phase 5 :

Les organisations devraient permettre aux employés de s’exprimer franchement sur la façon dont les choses ont été gérées pendant et après la crise, puis tenir compte des commentaires pour la suite des choses.

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Garantir la résilience de l’organisation dans l’avenir

La communication, souligne Mme Veder, est au cœur de chacune des phases. « Traversez cette épreuve avec vos employés, et parlez-leur franchement. Vos employés se renseignent auprès des médias, mais ils doivent aussi pouvoir compter sur vous pour leur fournir de l’information. »

Les organisations devront également s’interroger sur l’efficacité de leur plan de préparation à une situation de crise en répondant aux questions suivantes :

  • Quel était le niveau de préparation de l’organisation?
  • Quelles leçons ont été tirées?
  • Quels sont les éléments qui n’ont pas fonctionné ou doivent être modifiés?
  • Serez-vous prêts la prochaine fois?

Au fil des différentes phases mentionnées précédemment, consignez soigneusement vos réussites et vos écueils. Ces renseignements vous serviront à concevoir un milieu stable et favorable au bien-être du personnel. Communiquez avec vos employés sur une base régulière afin de consolider les liens avec eux. De même, utilisez cette période d’incertitude pour redéfinir vos méthodes et vous préparer à accueillir de nouveau vos employés, dont les besoins et les attentes auront évolué. La façon dont une organisation s’adapte en période de crise et d’incertitude sera déterminante pour sa réussite dans l’avenir.

Visionnez le webinaire pour en apprendre davantage sur la planification et la préparation nécessaires pour gérer les difficultés après la crise de COVID-19.

 

 

Lisa Bull

Lisa Bull occupe les fonctions de vice-présidente de la formation du personnel cadre et non cadre chez Ceridian. Elle supervise tous les programmes de formation des cadres, ainsi que le programme d’excellence des talents au sein de l’entreprise. Elle fait aussi partie de l’équipe responsable du programme d’intégration des nouveaux employés et des initiatives de mentorat.

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