12 novembre 2019

Quatre étapes clés pour un traitement de la paie de fin d’année réussi

Le traitement de la paie de fin d’année, avec ses échéances serrées et le peu de place qu’il laisse à l’erreur, peut s’avérer un processus stressant pour les propriétaires de PME. Nos spécialistes de la paie vous font part de quatre étapes essentielles pour vous simplifier la tâche.

Le traitement de la paie de fin d’année est un processus aride, mais nécessaire. Pour les propriétaires de PME, il s’agit d’une période marquée par le stress et de longues heures de travail, notamment en raison des échéances serrées et de l’absence de marge d’erreur qui y sont associées.

Pour vous aider à surmonter cette période mouvementée, nos spécialistes de la paie vous font part ci-dessous de quatre étapes qui vous simplifieront la tâche.

1. Lancement

À l’approche de la fin d’année, l’ampleur de la tâche peut paraître insurmontable, surtout lorsque l’on ne sait pas par où commencer. Classez d’abord vos principales activités liées au traitement de la paie par ordre de priorité selon le facteur de risque qui y est associé (élevé, moyen ou faible), puis fixez une date d’échéance pour chacune. Vous aurez ainsi une vue d’ensemble de toutes les tâches à accomplir, ainsi qu’une idée approximative des dates liées aux tâches représentant un facteur de risque plus élevé. Libérez votre emploi du temps autant que possible à ces dates décisives.

2. Planification

La planification est la clé du succès, et la préparation en vue de la fin d’année devrait s’échelonner sur toute l’année.

Dressez une liste détaillée des tâches devant être accomplies dans le cadre de chacune des activités liées au traitement de la paie établies à la première étape en les accompagnant également d’une date d’échéance. Évaluez ensuite le temps et les ressources dont vous aurez besoin pour accomplir chacune des tâches, et regroupez celles-ci de façon à faciliter leur réalisation.

Si votre équipe responsable du traitement de la paie de fin d’année compte plus d’une personne, indiquez à qui incombe chaque tâche. Si votre équipe ne compte qu’une personne, cette liste vous aidera à déterminer quels autres employés pourraient être en mesure de prêter main-forte.

Vous avez besoin d’aide pour établir votre liste? Téléchargez notre guide qui comprend une liste d’activités relatives au traitement de la paie, ainsi que des trucs et conseils pour que votre période de fin d’année se déroule de façon plus harmonieuse.

3. Mise en œuvre

Consultez fréquemment le plan directeur afin de vous assurer que vous êtes en bonne voie de réaliser vos tâches à temps. Afin de vous assurer de respecter vos échéances, il est essentiel de prévoir suffisamment de temps pour la réalisation de chaque tâche. Soyez généreux quant au temps alloué et demandez de l’aide si vous le pouvez. Rappelez-vous que vous risquez de rencontrer des obstacles en cours de route, préparez-vous donc à devoir faire preuve de souplesse quant à certaines échéances.

À l’étape de la production des formulaires fiscaux, assurez-vous de toujours vérifier et confirmer tous les numéros d’assurance sociale (NAS), le montant des cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et à l’assurance-emploi (AE), les cumuls annuels ainsi que les mises à jour manuelles, et de corriger les inexactitudes. Assurez-vous également que les codes configurés, y compris pour les gains et les retenues, sont associés à la case appropriée des formulaires fiscaux.

4. Finalisation

La période de fin d’année se termine une fois que tous les documents et rapports requis ont été transmis à l’Agence du revenu du Canada (ARC) et à Revenu Québec selon les dates d’échéance établies, et que tous les formulaires fiscaux ont été remis aux employés. Vous pouvez maintenant souffler un peu. Autrement dit, vous pouvez retourner à vos tâches habituelles, que vous aviez peut-être un peu délaissées!

Conseil pratique – Évaluation de fin d’année

Réfléchissez à ce qui a bien fonctionné et déterminez ce qui gagnerait à être amélioré. Conservez vos notes et consignez les leçons apprises pour pouvoir les mettre à profit à l’occasion de la prochaine période de fin d’année. 

Intégrer la vérification de fin d’année à votre planification durant toute l’année vous permettra de rester à jour et d’atténuer le risque.

Vous pouvez également télécharger notre guide relatif au traitement de la paie de fin d’année, qui comprend des trucs et conseils à cet égard, ainsi qu’une liste exhaustive des modifications législatives touchant la paie introduites en 2018.

Vous avez encore besoin d’aide relativement au traitement de la paie de fin d’année? Utiliser les bons outils pour traiter votre paie peut avoir une grande incidence sur votre processus de fin d’année. Le recours à un logiciel infonuagique permettant l’automatisation et offrant des outils stratégiques vous fera gagner du temps et vous aidera à mieux comprendre vos flux de trésorerie. 

Une application de traitement de la paie vous aidera également à gérer votre conformité à la réglementation, ce qui contribuera à atténuer le risque et à vous éviter de coûteuses pénalités, en plus de vous permettre de procéder à des audits internes tout au long de l’année afin de veiller au respect des exigences et, ainsi, d’achever la période de fin d’année avec plus d’assurance et de facilité.

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