Les entreprises jouent un rôle crucial pour préserver la santé et la sécurité des employés de même que pour limiter les répercussions de la pandémie sur la communauté et l’économie. Cependant, la COVID-19 et ses effets évoluent rapidement, et les efforts à déployer pour se garder à jour peuvent sembler énormes pour les employeurs et les employés.
Les gouvernements américain et canadien ainsi que les organismes et les autorités de santé publique coopèrent pour s’assurer que les entreprises et la communauté adoptent des mesures de préparation et de réponse qui sont adéquates et modulables, de même que fondées sur les données scientifiques récentes et la situation actuelle. Dans ce contexte, les employeurs doivent surveiller les changements au quotidien et modifier leurs mesures en conséquence.
L’objectif du présent guide est d’aider les employeurs à gérer et à accompagner leurs effectifs pendant la pandémie, à favoriser la continuité des activités et à se préparer à la reprise. Voici les sujets qui seront abordés :
Assurer la continuité des activités et l’efficacité opérationnelle
Les entreprises devraient bonifier ou modifier leurs plans de continuité des activités au fil de l’évolution de la situation. Ces plans devraient cerner les répercussions qui pourraient menacer l’entreprise, et lui fournir un cadre qui lui permettra de rebondir. Un plan de continuité des activités donne à l’entreprise les moyens de continuer de fournir ses produits ou services après un événement perturbateur – comme la pandémie de COVID-19 – et permet l’évaluation et l’amélioration en continu des fonctions et des processus essentiels.
La Chambre de Commerce du Canada conseille aux entreprises d’envisager ce qui suit dans leur plan de continuité des activités et de gestion de crise :
L’U.S. Department of Homeland Security fournit aussi des conseils ainsi qu’un modèle général de planification de la continuité des activités.
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Établir un plan de communication interne
Pendant une crise sanitaire, la communication est essentielle pour rassurer et informer les employés, ainsi que pour s’assurer que l’ensemble de l’entreprise suit les politiques et les pratiques exemplaires organisationnelles. Un plan de communication bien défini et compris de tous peut renforcer le sentiment de confiance au sein de l’organisation et faire en sorte que les employés soient bien au fait des renseignements concernant l’entreprise, des politiques et des changements organisationnels. Un plan de communication interne efficace fournit habituellement des directives quant à ce qui suit :
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Communication de l’information aux employés
Si les plans de communication peuvent varier d’une entreprise à l’autre, ils doivent tous se fonder sur un principe de transparence et d’authenticité – ce qui est d’autant plus vrai en période de crise. Les employeurs peuvent envisager d’aborder avec leurs effectifs certains, voire l’ensemble des sujets suivants :
Selon David Ossip, président du conseil d’administration et chef de la direction de Ceridian : « Aujourd’hui plus que jamais, les communications doivent être transparentes, authentiques, fréquentes et surtout, bidirectionnelles ». Renseignez-vous sur la façon dont M. Ossip a mis en œuvre une stratégie axée sur les communications internes fréquentes afin de tenir le personnel de Ceridian bien informé.
Gérer et mobiliser un effectif dispersé
Aide offerte au personnel pour passer en mode télétravail
Selon le Forum économique mondial (FEM), le recours au télétravail est une stratégie qui sert les entreprises de diverses façons. Elle répond aux besoins des employés, permet aux entreprises de continuer de communiquer avec leurs réseaux et d’offrir de la valeur, et répond aux besoins de la communauté en général et aux exigences de santé publique.
Le télétravail est certes une façon efficace de respecter les mesures d’éloignement social pendant la pandémie de COVID-19, mais le passage en mode télétravail peut s’avérer difficile pour de nombreux employés. Même s’il était essentiel de changer rapidement les méthodes et le lieu de travail pour aplatir la courbe, cette approche a pu ébranler le bien-être des employés ainsi que la continuité des activités. Voici quelques mesures pour faciliter la transition :
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Planification des effectifs et gestion des changements liés aux modalités de travail
En période de crise, la gestion des effectifs présente des difficultés particulières. Divers aspects sont à prendre en compte : l’incidence des changements apportés aux modalités de travail et de l’étalement des heures travaillées, l’évolution du droit du travail et des lois connexes, ainsi que les mesures pour en assurer le suivi et la gestion, tout en évitant le plus possible les perturbations à l’interne.
Évidemment, chaque entreprise a sa propre stratégie. Toutefois, les employeurs peuvent en général fonder leur préparation sur ce qui suit :
Pour plus d’information, lisez l’article : HR and payroll tips for responding to COVID-19.
Les entreprises devraient toujours se fonder sur les normes d’emploi en vigueur lorsqu’elles prennent des décisions relativement à la planification des effectifs. Nous avons ajouté à cet effet des ressources en guise de référence à la fin du présent document.
Pratiques exemplaires pour mobiliser les effectifs en télétravail
Les entreprises peuvent avoir des employés qui travaillent à partir de la maison, du bureau ou des deux endroits. Voici donc différentes manières de mobiliser les employés et de maintenir le lien entre eux :
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Éléments à prendre en compte pour les employés essentiels requis sur le lieu de travail
Dans les milieux de travail où les employés sont exposés à un risque élevé ou très élevé, les employeurs devraient suivre les directives de l’Occupational Safety and Health Administration (OSHA) et du gouvernement du Canada afin de mettre en œuvre les mesures de contrôle appropriées en fonction du niveau de risque. Par exemple, selon l’OSHA, les employés qui sont exposés à un risqué élevé ou très élevé devront sans doute porter des gants, des vêtements de protection, une visière ou un protecteur oculaire, ainsi qu’un masque ou une protection respiratoire (selon la tâche et le niveau de risque). Renseignez l’ensemble des employés par rapport à leurs fonctions et donnez-leur une formation sur la façon de prévenir la transmission de la COVID-19.
Passer en revue et mettre à jour les politiques organisationnelles
Les entreprises doivent examiner d’un œil critique les politiques et les pratiques observées dans l’ensemble de l’organisation et au sein des RH afin de s’assurer qu’elles suivent l’évolution des recommandations des organismes de santé publique et les lois en vigueur. Voici certains éléments qui devront faire l’objet d’un examen au fil de l’évolution de la pandémie.
Suivez l’évolution des exigences relatives aux congés de maladie au Canada et aux États-Unis.
Favoriser le bien-être des employés en période de stress
La menace de la COVID-19 entraîne beaucoup de peur et d’anxiété chez le personnel. Les employeurs doivent savoir que le passage en mode télétravail entraînera des besoins et des situations propres à chacun des employés. En effet, certains devront entre autres s’occuper de leurs enfants ou aider des proches malades. Les employeurs doivent penser au bien-être global de leurs employés : santé physique, mentale et financière.
Proposer plus d’avantages sociaux
Pour les entreprises, une crise sanitaire mondiale en évolution présente une occasion de revoir l’offre d’avantages sociaux de façon à ce qu’elle tienne compte des besoins immédiats des employés ainsi que de leurs besoins futurs. Il est possible par exemple d’offrir des programmes axés sur le bien-être qui couvrent par exemple la santé mentale. Les employés pourraient donc bénéficier de soins pour prévenir, traiter ou gérer la détresse psychologique ou l’épuisement professionnel.
Donner l’heure juste
Dans notre récent webinaire traitant des répercussions de la COVID-19 sur la santé mentale, John Foley, vice-président des ressources humaines chez Builders FirstSource, a souligné que les employeurs peuvent soutenir leurs effectifs en communiquant fréquemment et authentiquement avec ceux-ci. Pour la majorité d’entre nous, un tel niveau d’incertitude et de changement est sans précédent. C’est pourquoi il est important de tenir les employés informés de la situation à l’interne. Par exemple, communiquez le nombre d’employés ayant obtenu un résultat positif au test de dépistage de la COVID-19 et, le cas échéant, les mesures prises par l’entreprise pour limiter les risques et protéger les employés.
Obtenez plus d’information sur l’approche de trois dirigeants des RH en période de crise sanitaire mondiale.
Encourager les communications bidirectionnelles
Alors qu’il est essentiel que les employeurs continuent de donner l’heure juste à chacune des étapes, et ce, quels que soient les changements, il est tout aussi important de rester à l’écoute des employés. Grâce à une plateforme sur laquelle les employés peuvent exprimer leurs inquiétudes et poser leurs questions, les entreprises pourront recueillir des commentaires et en dégager des tendances générales qui les renseigneront sur l’état émotionnel du personnel. Elles seront ainsi en mesure d’établir des plans d’action pour répondre rapidement aux inquiétudes des employés et réduire l’épuisement professionnel ainsi que l’absentéisme.
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Favoriser le bien-être économique
Le stress financier peut miner la santé et le rendement d’un employé. Les entreprises peuvent favoriser le bien-être économique des employés en envisageant des modalités de rémunération plus flexibles. Par exemple, la technologie de paie sur demande permet aux employés d’accéder le jour même au salaire qu’ils ont gagné sans devoir attendre à la fin de la période de paie. Ainsi, une entreprise peut contribuer à réduire le stress de ses employés par rapport à leurs finances et leur montrer qu’elle a à cœur de répondre à leurs besoins.
Fournir des ressources aux employés
Envisagez de multiplier les ressources ou de proposer un programme de réduction pour l’achat de matériel afin d’enrichir le soutien et l’infrastructure technologiques offerts aux employés. Vous pouvez par exemple permettre aux employés d’utiliser les outils de vidéoconférence comme Zoom pour passer des appels personnels ou encore prêter des ordinateurs portatifs et d’autres appareils électroniques à ceux qui ont des enfants à la maison. Certaines entreprises proposent des programmes de réduction pour les employés qui souhaitent se procurer le matériel, les logiciels et les applications qu’ils utilisent au travail à des fins personnelles. Les employeurs peuvent aussi orienter les employés vers les ressources du programme d’aide aux employés (PAE), le cas échéant. Il existe aussi des ressources en ligne, comme le guide du Centers for Disease Control and Prevention (CDC) sur la gestion du stress et de l’anxiété et les articles du CAMH sur la santé mentale et la COVID-19. Par ailleurs, les employeurs et les employés peuvent télécharger la Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail. Le site présente aussi 13 facteurs qui affectent la santé mentale des employés en milieu de travail.
Visionnez notre récent webinaire : COVID-19: Mental Health Implications.
Gérer la propagation de la COVID-19 dans la durée
Mise au point d’un plan de préparation et de réponse face aux maladies infectieuses
La préparation est la meilleure façon pour les entreprises de réduire les risques qu’entraîne une pandémie, en particulier lorsque la situation évolue de jour en jour. L’OSHA recommande aux employeurs de concevoir un plan de préparation et de réponse pour faire face à une maladie infectieuse. Un tel plan servirait à lutter contre la propagation de la COVID-19 et à se préparer à une possible réintroduction du virus dans les mois à venir. Le plan devrait prendre en compte le niveau de risque associé aux différents lieux de travail et aux tâches que les employés y effectuent. Il devrait aussi décrire les autres mesures que l’employeur peut prendre pour réduire le risque d’exposition au virus en milieu de travail (voir ci-dessous).
Employés présentant des symptômes de la COVID-19
Selon l’OSHA, les entreprises devront établir des politiques portant sur l’identification et l’isolement des employés malades. Voici certaines mesures que vous pourriez prendre en compte :
Renseignez-vous sur les fonctions de suivi de la sécurité des employés de Dayforce qui aident les entreprises à gérer les risques et à faire le suivi de l’exposition des employés à la COVID-19.
Employés qui prennent soin de membres de leur famille malades
Le CDC recommande aux employés qui ne présentent pas de symptômes, mais qui vivent avec une personne malade d’aviser leur supérieur ou superviseur, puis de suivre certaines précautions.
Pratiques exemplaires pour prévenir la propagation de la COVID-19
Les employeurs peuvent jouer un rôle important pour ralentir la propagation du virus dans la communauté, surtout lorsque les politiques de télétravail seront levées. Les entreprises peuvent suivre les recommandations du CDC, comme encourager les employés qui sont malades à rester à la maison et à suivre les mesures décrites par le CDC pour limiter la propagation de la COVID-19. Le CDC et l’Organisation mondiale de la Santé (OMS) demandent aux employeurs de continuer à appliquer les mesures préventives – même lorsque l’activité professionnelle reprendra son cours normal – en adoptant les pratiques suivantes :
Envisagez d’établir une politique pour les réunions en personne lorsque les employés reviendront finalement au bureau et reprendront leurs activités normales. L’OMS recommande aux employés de se poser les questions ci-dessous avant de tenir une réunion dans un espace restreint :
Autres ressources pour les employeurs
La pandémie de COVID-19 évolue de jour en jour. La réponse des entreprises à cette crise sanitaire devrait se fonder sur de l’information fiable et à jour provenant de sources telles que l’OMS, le CDC et les organismes de santé publique. Voici une liste de ressources supplémentaires pour aider les employeurs à prendre des décisions éclairées en période de COVID-19 :
Ressources générales
Centers for Disease Control and Prevention (CDC) : Interim Guidance for Businesses and Employers to Plan and Respond to Coronavirus Disease 2019 (COVID-19)
Organisation mondiale de la Santé (OMS) : Getting your workplace ready for COVID-19
Ressources pour les employeurs aux États-Unis
U.S. Department of Labor : Coronavirus Resources
Occupational Safety and Health Administration (OSHA) : Guidance on Preparing Workplaces for COVID-19
Ressources pour les employeurs au Canada
Gouvernement du Canada : Plan d’intervention économique du Canada pour répondre à la COVID-19 : Soutien aux Canadiens et aux entreprises
Maladie à coronavirus (COVID-19) : Préparation
Ressources pour les entreprises canadiennes – Maladie à coronavirus (COVID-19)
Chambre de Commerce du Canada : Préparation des entreprises à une pandémie
Ressources de Ceridian
Solutions de Ceridian
Fonction de suivi de la sécurité des employés de Dayforce : Voici l’une des nouvelles fonctions et ressources lancées par Ceridian afin d’aider les entreprises à gérer leur réponse à la pandémie de COVID-19 relativement à leurs employés.
Portail d’apprentissage lié à la COVID-19 : Vous y trouverez diverses ressources relatives à la COVID-19 : préparation, mesures pour prévenir la propagation du virus, gestion d’équipes en télétravail et bien-être mental en milieu de travail. Ces ressources peuvent être téléchargées gratuitement par les clients actuels et les clients éventuels de Dayforce. Accédez au portail d’apprentissage.
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