14 avril 2020

COVID-19 – Combler l’écart technologique dans le secteur public

La pandémie actuelle met en lumière les difficultés qu’éprouvent les organisations du secteur public en raison de leur adoption tardive des technologies. Gianluca Cairo, vice-président et conseiller principal pour le secteur public chez Ceridian, nous fait part de ses conseils pour combler cet écart, dès aujourd’hui.

Dernièrement, j’étais assis à mon bureau à domicile et je me préparais à prendre part à une réunion Zoom quand j’ai reçu un texto d’une amie qui travaille dans le secteur public. Celle-ci me demandait si j’avais un ordinateur portable capable de prendre en charge Windows 10 à lui prêter, car elle était contrainte d’en partager un avec un collègue, même pendant la pandémie. Ce scénario – tout comme d’autres anecdotes similaires que j’ai lues ou entendues depuis le début de la pandémie de COVID-19 – souligne clairement la nécessité, pour le secteur public, d’accélérer sa conversion au numérique afin d’entrer dans l’ère moderne.

Le secteur public affiche un faible taux d’adoption des technologies comparativement à d’autres secteurs d’activité, c’est pourquoi de nombreuses organisations feront face à d’importants défis liés aux effectifs au cours de la crise actuelle. À un moment où la demande en services publics a atteint un sommet inégalé, bon nombre d’employés du secteur sont incapables d’offrir leur plein rendement ou, pire, sont contraints de se rendre au bureau en dépit des mesures de confinement afin d’avoir accès aux outils dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches.

Le moment est tout indiqué pour commencer à examiner comment les technologies peuvent soutenir les effectifs du secteur public, pendant la crise et au-delà. À cet effet, j’ai compilé un certain nombre de ressources et de conseils pour aider les organisations à agir dès aujourd’hui et à commencer à planifier en vue de l’avenir.

Ce que vous pouvez faire dès maintenant

Bon nombre d’organisations du secteur public doivent composer avec un passage rapide et massif au télétravail au moment même où elles enregistrent une hausse de la demande de services de la part des citoyens. Les gestionnaires doivent trouver un juste équilibre pour répondre aux besoins de ceux-ci tout en s’assurant que leurs employés sont en mesure d’accomplir leur travail, mais aussi de gérer le stress supplémentaire découlant de la situation.

Voici quelques mesures que vous pouvez prendre dès maintenant pour prendre soin de vos effectifs et leur permettre de mieux soutenir les citoyens.

Effectuer un suivi de la sécurité de votre équipe

Depuis le début de la pandémie de COVID-19, la situation ne cesse d’évoluer. De nombreux employés du secteur public se trouvent aux premières lignes et jouent un rôle essentiel pour assurer la sécurité communautaire ainsi qu’un soutien économique aux citoyens. Les dirigeants doivent donc pouvoir accéder à de l’information juste et à jour afin d’effectuer un suivi de la sécurité de leurs équipes, et de maintenir la continuité des services aux citoyens. Des outils tels que les fonctions de suivi de la sécurité des employés de Dayforce peuvent aider les organisations à veiller sur leur personnel, que celui-ci travaille de la maison ou exerce ses activités essentielles à son lieu de travail habituel, et à communiquer avec rapidité et précision.

Permettre le télétravail

Les organisations du secteur public auraient intérêt à améliorer rapidement les technologies mises à la disposition de leurs employés (billet en anglais) afin de favoriser le télétravail. La sécurité, qui revêt désormais une importante capitale, devrait en outre être prise en compte lors de la sélection et de l’implémentation de nouvelles technologies. De plus, il faudra préparer et former les effectifs afin de leur permettre d’utiliser efficacement les technologies et de favoriser la collaboration à distance. Certaines organisations devront également revoir leurs politiques existantes en matière de télétravail afin de faciliter la transition.

Soutenir et mobiliser les employés

Lorsqu’il s’agit d’assurer la réussite du télétravail, le fait de maintenir le lien entre les employés au moyen des technologies n’est qu’une partie de l’équation. Les organisations doivent également prendre en considération les répercussions morales de la situation actuelle sur leur personnel, et adopter des pratiques de gestion visant à favoriser la mobilisation et le bien-être émotionnel de leurs employés. Les organisations du secteur public dotées de modalités de travail plus traditionnelles gagneraient à assouplir leurs protocoles d’établissement des horaires (billet en anglais) afin d’offrir plus de flexibilité à leurs employés en ces temps difficiles.

Comment se préparer en vue de l’avenir

Les effets de la pandémie de COVID-19 sur le secteur public perdureront assurément bien au-delà de la phase aiguë que nous traversons actuellement. La mise en place de mesures de stimulation sans précédent ne manquera pas d’accroître la pression exercée sur les organisations de ce secteur, qui seront appelées à en faire plus avec un budget encore plus limité qu’auparavant. Il est maintenant temps de prioriser la conversion des effectifs au numérique plutôt que de la repousser sans cesse. L’adoption de nouvelles technologies peut en effet aider les organisations à servir les citoyens plus efficacement.

Voici quelques conseils pour aider les dirigeants du secteur public à tirer parti des technologies pour se préparer au monde du travail de demain – et à l’éventualité d’une prochaine crise.

Adopter une approche fondée sur les données

La prise de décisions fondées sur des données en temps réel est l’une des principales façons dont les organisations du secteur public peuvent améliorer l’efficacité de leurs effectifs. En ayant accès aux données appropriées, les dirigeants et gestionnaires disposeront d’un aperçu détaillé de l’efficacité et de la productivité de l’organisation, ainsi que de sa progression vers l’atteinte de ses objectifs. Grâce à ces renseignements, ils pourront prendre des décisions plus rentables relativement à leurs effectifs, tout en contribuant à la planification de la continuité des activités. L’utilisation des données ouvre la voie à une plus grande agilité commerciale ainsi qu’à un leadership tourné vers l’avenir, des attributs essentiels non seulement en temps de crise, mais tout simplement pour s’adapter à l’évolution rapide du monde d’aujourd’hui.

Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée

En ces temps difficiles, il est impératif de procéder à une réorganisation du travail afin d’amener les effectifs à délaisser les tâches répétitives à faible valeur ajoutée au profit de celles ayant des retombées plus significatives pour les citoyens. Les technologies permettant d’automatiser le travail – y compris les processus de gestion des RH – aident précisément les organisations à se concentrer sur leurs mandats principaux. Grâce aux systèmes de gestion des effectifs, les gestionnaires consacrent moins de temps à l’établissement des horaires et au traitement des demandes des employés, et davantage à l’accompagnement professionnel et au développement de carrière, par exemple. Les outils de recrutement permettent quant à eux aux équipes de RH de repérer et de recruter plus rapidement les meilleurs candidats, tandis que les solutions d’intégration permettent aux nouveaux employés d’atteindre plus rapidement le niveau de productivité voulu. Résultat? Des effectifs plus qualifiés et plus efficaces, mieux préparés à répondre aux besoins des citoyens.

Prendre le virage numérique en matière de collaboration et de partage de l’information

Les outils technologiques qui favorisent la communication, la collaboration et le partage de l’information au sein des effectifs sont d’une grande importance, en temps de stabilité comme en temps de crise. L’utilisation d’une plateforme numérique pour ce type d’interactions permettra d’assurer la continuité de la collaboration, peu importe l’emplacement physique des employés. Une telle plateforme peut également devenir un important mode de transmission des connaissances entre les employés, un processus nécessaire pour assurer la continuité des activités alors qu’un vaste pan des effectifs du secteur public atteindra bientôt l’âge de la retraite.

En somme, les périodes de crise accentuent l’importance des organisations du secteur public, dont les employés jouent un rôle déterminant – qu’il s’agisse de l’enseignant qui donne maintenant ses cours par l’intermédiaire de son ordinateur portable ou de l’inspecteur des aliments qui continue de protéger la chaîne d’approvisionnement alimentaire. Plus que jamais auparavant, nous devons soutenir une hausse des investissements technologiques dans le secteur public afin que nos organisations deviennent des chefs de file en la matière, plutôt que d’accuser un retard à cet égard. Plus qu’un simple idéal, ces investissements sont cruciaux pour permettre aux organisations de continuer de générer des retombées à valeur ajoutée pour les citoyens.

Consultez le centre de ressources Info COVID-19 de Ceridian pour en savoir plus sur les défis liés aux effectifs dans le secteur public et sur la façon de les surmonter.

Gianluca Cairo

Gianluca occupe les fonctions de directeur principal de l’industrie du secteur public chez Ceridian. Auparavant, il a été chef de cabinet pour le ministre d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE) et pour le ministre des Services publics et de l’Approvisionnement. Avant de retourner dans le secteur public, Gianluca était vice-président des opérations chez ARGUS Software, où il était chargé des affaires mondiales du renouvellement de l’entretien, ayant un chiffre d’affaires de 25 millions de dollars, et des opérations administratives stratégiques mondiales. Il possède plus de 12 ans d’expérience en haute direction dans les domaines des opérations, de la planification stratégique et des affaires publiques.

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