25 février 2021

Cinq conseils pour maintenir votre conformité à la réglementation et éviter une surcharge de travail en fin d’année

D’ici la fin de l’année, vous aurez sans doute des obligations plus pressantes (ou plus intéressantes) que la gestion de la conformité à la réglementation. Pour alléger un peu cette corvée, nous vous proposons donc cinq conseils qui vous aideront à maintenir votre conformité à la réglementation en matière de RH et de paie, et ce, tout au long de l’année.

Au début d’une nouvelle année, les processus de fin d’année sont bien la moindre de vos préoccupations – du moins pour encore près d’un an. C’est pourtant un excellent moment, alors que le chaos et la charge de travail associés à cette période sont un souvenir encore frais, pour faire le bilan et établir un plan d’action proactif visant à maintenir la conformité à la réglementation tout au long de l’année en cours.

Voici donc cinq conseils pour vous aider à prendre les choses en mains.

Conseil no 1 – Faites le bilan des processus de la dernière année pour en tirer des enseignements.

Prendre un pas de recul vous aidera à mieux planifier l’année à venir. Prenez le temps de revenir sur la dernière période de fin d’année.

Comment vos processus se sont-ils déroulés? Qu’est-ce qui gagnerait à être amélioré? Y a-t-il des méthodes qui ont bien fonctionné et que vous souhaitez reproduire? Établissez des objectifs précis, fixez des échéances réalisables et, s’il y a lieu, déléguez certaines tâches afin de vous aider à vous préparer en vue de la période de fin d’année, tout au long de l’année.

Conseil no 2 – Effectuez un examen de votre conformité à la réglementation.

L’examen de votre conformité à la réglementation n’est sans doute pas l’activité la plus emballante figurant à votre liste de tâches, mais cette vérification préventive vous apportera bien des avantages. Si vous prenez le temps, en début d’année, de procéder à un examen approfondi de vos politiques en matière de paie et de RH, puis d’harmoniser celles-ci avec vos obligations légales et vos exigences opérationnelles, vous vous éviterez bien des surprises, et aurez probablement plus de temps à consacrer à vos processus de fin d’année proprement dits.

Vous auriez tout intérêt à commencer par une révision annuelle des guides de l’employé et des politiques de votre organisation, ainsi que des avis ou attestations qui y sont associés.

Pour en savoir plus, inscrivez-vous au webinaire suivant (en anglais) : Maintaining compliance, managing risk, and embracing your changing workforce.

En plus des modifications législatives, n’oubliez pas de prendre en compte tout changement survenu au cours de la dernière année et ayant une incidence sur vos effectifs, notamment la pénétration de nouvelles régions géographiques (en particulier dans un contexte où de plus en plus de postes passent en mode télétravail), les fusions par absorption, les acquisitions, les scissions partielles, l’augmentation ou la réduction du nombre d’employés, ainsi que tout changement touchant les avantages sociaux, la rémunération et les avantages indirects.

Conseil no 3 – Tenez-vous au fait des dernières tendances législatives et préparez-vous en vue de leurs répercussions potentielles sur vos effectifs.

Les lois fiscales canadiennes ou américaines sont-elles encore appelées à changer? De congés de maladie ou congés pour obligations familiales seront-ils instaurés? De nouvelles exigences en matière de salaire minimum ou d’avantages sociaux entreront-elles en vigueur, et si oui, de quel ordre?

L’année 2020 nous aura appris qu’il est impossible de prévoir avec exactitude quelles nouvelles lois ou exigences entreront en vigueur. Tout changement à cet égard peut devenir une source de frustration, car les organismes ne communiquent pas toujours l’information requise suffisamment à l’avance pour permettre aux employeurs de se préparer adéquatement. 

C’est pourquoi il est de mise de surveiller les tendances qui émergent (billet en anglais) dans un paysage juridique en constante évolution, et de se préparer le mieux possible en vue du scénario le plus défavorable. Pensez aux mesures que vous auriez à prendre si une nouvelle exigence était adoptée et entrait en vigueur dans l’année à venir. Effectuez un suivi proactif des nouvelles exigences législatives en instance. Vous pourriez même envisager de vous joindre à une association dans votre secteur d’activité, ou de faire part de vos commentaires aux divers organismes relativement aux changements en instance qui pourraient avoir une incidence sur vos effectifs.

Quelles que soient les mesures que vous déciderez d’adopter en réponse aux modifications législatives, une bonne planification vous permettra de garder une longueur d’avance.

Conseil no 4 – Utilisez la technologie à votre avantage.

La fin d’année est incontestablement une période éprouvante. Vous pouvez atténuer le stress qui en découle en tirant parti de solutions technologiques qui vous aideront à réduire les coûts, à accroître l’efficacité et à alléger le fardeau associé aux diverses exigences en matière de conformité à la réglementation. 

Une solution de gestion du capital humain offrant par exemple des fonctions de calcul en temps réel et de génération de rapports personnalisés, et réunissant la gestion des RH, de la paie, des avantages sociaux, des effectifs en des talents en une plateforme unifiée fonctionnant au moyen d’une seule base de données vous permettra de connaître l’état de vos effectifs de façon continue. Vous pouvez utiliser la technologie pour faire le point tout au long de l’année plutôt que d’attendre à la toute fin de l’année, un moment où le temps manque.

Apprenez-en plus sur la façon d’utiliser la technologie pour vous aider à gérer la conformité de la paie.

Conseil no 5 – Téléphonez à un ami.

Parfois, la meilleure façon d’améliorer vos propres processus consiste toute simplement à s’inspirer des méthodes de travail des autres. Vous pourriez découvrir une nouvelle astuce qui vous permettra d’analyser les données de façon à effectuer un suivi plus rapide. Peut-être qu’un de vos collègues utilise un outil particulièrement efficace, ou un site Web que vous ne connaissez pas et qui pourrait vous aider à surveiller les tendances législatives.

Il peut parfois être difficile de trouver le temps de délaisser vos tâches quotidiennes, mais l’information que vous obtiendrez grâce au réseautage pourrait s’avérer cruciale!

Avec un peu de chance, l’un de ces conseils – peut-être même les cinq! – vous aidera à échelonner vos obligations en matière de conformité à la réglementation sur toute l’année pour vous permettre de mieux gérer la prochaine période de fin d’année.

Article connexe : Five ways to save time on payroll

Avis de non-responsabilité : Les renseignements fournis dans ce billet sont donnés à titre informatif seulement; ils ne doivent pas être interprétés ni considérés comme des conseils juridiques, et ne créent pas de relation avocat-client. Vous devriez examiner avec vos conseillers juridiques comment les lois mentionnées dans ce billet s’appliquent à votre situation précise.

Holly Jones

Holly Jones est conseillère juridique en matière de produits chez Ceridian, où ses nombreuses années d’expérience en gestion de la conformité à la réglementation et en gestion stratégique des RH lui sont des plus utiles. À titre de membre de l’équipe de conformité à la réglementation de Ceridian, Holly met sa passion pour la recherche et la rédaction juridiques au profit des équipes de développement de Ceridian, afin d’intégrer les exigences en matière de conformité à la réglementation à la suite toujours grandissante de solutions technologiques de pointe de l’entreprise pour la gestion du capital humain.

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