25 juillet 2018

Établissement d’horaires équitables : dernières nouvelles et tendances à surveiller

Partout en Amérique du Nord, la tendance des horaires équitables se maintient; de plus en plus de villes adoptent leurs propres lois en matière d’établissement des horaires. Si l’établissement des horaires peut s’avérer une activité très périlleuse pour un gestionnaire, l’harmonisation de ces règles avec les objectifs de l’entreprise peut avoir une incidence positive sur vos résultats financiers et accroître la mobilisation des employés. La conseillère juridique en conformité Mallory Narang explique les dernières nouvelles et les tendances à surveiller en matière d’établissement des horaires.

Mallory Narang

Mallory Narang is Compliance Counsel for Ceridian, where she collaborates with agile development teams to integrate employment compliance requirements into Dayforce. She is passionate about compliance education and co-founded graduate certificate programs in Human Resources Compliance at Mitchell Hamline College of Law and Risk Leadership at the University of St. Thomas Opus College of Business.

À peu près à la même date l’année dernière, j’ai rédigé un billet (en anglais) sur la tendance des horaires équitables. Nous avions prévu à cette époque que le débat ne faisait que commencer et, un an plus tard, je crois pouvoir affirmer que nous avions raison. Voici un résumé de ce qui s’est passé depuis.

  • Le gouverneur de l’Oregon a promulgué la première loi en matière d’établissement des horaires au niveau de l’État. La première phase de règles est entrée en vigueur le 1er juillet 2018.
  • L’Ontario et le Québec ont adopté des règles en matière d’établissement des horaires qui entreront en vigueur le 1er janvier 2019.
  • La Ville de New York a adopté un règlement, qui est entré en vigueur le 18 juillet 2018, permettant aux employés d’apporter à leur horaire jusqu’à deux modifications temporaires par année.
  • À la suite de l’adoption de ce règlement par la Ville de New York, l’État de New York a mis en place les réglementations proposées au niveau de l'État.
  • Dix États, soit l’Arizona, le Connecticut, Hawaii, l’Illinois, le Massachusetts, le New Hampshire, le New Jersey, le Vermont, la Virginie et le Wisconsin, ont déposé des projets de loi relatifs à l’établissement des horaires.
  • Chicago, en Illinois, et Philadelphie, en Pennsylvanie, envisagent sérieusement la présentation de projets de loi relatifs à l’établissement des horaires.
  • La Ville de New York et la Ville de Québec ont déposé des projets de règlement sur le droit à la déconnexion.

Bien qu’elles soient toutes différentes, les règles relatives à l’établissement des horaires ont une chose en commun : elles visent à offrir aux employés (en particulier les employés à faible salaire et à temps partiel) des horaires et des paies plus prévisibles.

Selon une étude récente menée au Connecticut, 88 % des travailleurs du secteur des services de l’État ont des horaires de moins de 40 heures par semaine et environ 66 % de ceux-ci ont indiqué être incapables de trouver du travail supplémentaire en raison de leur horaire imprévisible. Les emplois dans le secteur de l’accueil et du commerce de détail continuent d’occuper une grande part de l’économie et les législateurs veulent maintenant s’assurer que ces employés peuvent avoir des revenus stables et stimuler l’activité accrue que nous observons dans ce secteur.

Tendances à surveiller en ce qui a trait à l’établissement des horaires

Bien que personne ne puisse deviner ce que l’année à venir nous réserve, l’examen des propositions actives et de celles qui ont été rejetées peut nous en dire beaucoup. De nombreuses propositions sont présentées, rejetées et ressuscitées plusieurs fois avant d’être finalement adoptées. Alors, pour comprendre ce que l’avenir nous réserve, il faut parfois regarder en arrière. Voici quelques tendances que nous surveillons en fonction des activités les plus récentes :

Horaires de travail variables
Ces règles visent à permettre aux employés et aux employeurs de discuter des changements temporaires ou permanents aux horaires de travail sans que les employés craignent de perdre des heures, de subir des représailles ou d’être mis à pied. Nombre de ces règles visent à ce que des congés pour situations d’urgence ou changements importants de la vie, comme la grossesse, la garde d’enfants et les aidants naturels, constituent un complément aux congés de maladie et familial actuels.

Prime de modification dhoraire
L’idée générale à la base de ces règles est que les employeurs doivent verser une prime aux employés lorsqu’ils ajoutent ou enlèvent des heures à l’horaire, même lorsqu’ils apportent des modifications qui n’entraînent pas de perte d’heures.

Il y a diverses façons de calculer ces primes, notamment en appliquant un multiplicateur au taux de base de l’employé, à son taux de salaire normal, au taux qui était prévu ou à un montant fixe pouvant aller jusqu’à 100 $ par employé, par changement.

Ces règles prévoient généralement que les employés peuvent refuser d’ajouter des heures supplémentaires à court préavis. Attendez-vous à ce que ces règles interagissent avec les règles provinciales ou d’État existantes en matière de primes d’heures supplémentaires, de quarts partagés et d’indemnité de présence. Quelques propositions ont créé ou amélioré ces règles ainsi que les primes de modification d’horaire.

Interdiction des quarts sur appel
Ces règles interdisent expressément aux employeurs de demander à un employé d’appeler un certain temps avant le quart prévu afin de savoir s’il doit se rendre au travail. Cette pratique courante dans les secteurs du commerce du détail et de l’accueil a récemment été critiquée par les procureurs généraux de huit États et du district de Columbia parce qu’elle fait en sorte que les employés sont incertains de leur paie et qu’ils ont de la difficulté à trouver d’autre travail et à organiser la garde des enfants.

Temps de repos adéquat
S’inspirant des lois en vigueur au sein de l’Union européenne, ces règles fixent une période de repos obligatoire entre les quarts quotidiens (en général de 10 à 11 heures) et prévoient généralement une prime pour les employés qui travaillent durant cette période.

D’autres variations de ces règles exigent que les employés aient au moins une journée de congé complète par semaine de travail, ou la possibilité de refuser de travailler plus de 14 heures par jour. Les responsables de la santé publique souscrivent à ces règles, affirmant qu’elles diminuent la propagation des maladies et des accidents et favorisent une meilleure santé physique et mentale.

Heures supplémentaires pour les employés à temps partiel
Plusieurs règles existantes ou proposées visent à permettre aux employés d’accepter des heures supplémentaires avant qu’une entreprise embauche de nouveaux employés et à assurer aux employés existants plus de possibilités de travailler à temps plein ou à quasi-temps plein.

Droit à la déconnexion
Ces propositions exigent généralement que les employeurs créent des politiques qui précisent les heures durant lesquelles les employés doivent être au travail. Elles peuvent également interdire aux entreprises d’exiger (billet en anglais) que leurs employés envoient ou reçoivent des courriels, des messages texte ou d’autres communications liées au travail en dehors des heures de travail, y compris lorsque les employés sont en congé payé ou non payé. Des initiatives semblables existent déjà en France, en Allemagne, au Japon, en Corée du Sud et en Espagne et sont le constat que les employés de bureau vivent leur propre forme de perturbation d’horaires.

Rémunération de maintien en fonction
Jusqu’à présent, nous n’avons vu qu’une seule proposition traitant de cette question, mais il convient de la mentionner puisqu’elle annonce une variation potentielle de la tendance en matière d’établissement des horaires. Cette règle donnerait droit à un employé à un certain montant minimal (dans ce cas, 150 $) par période de paie, même s’il ne travaille pas.

Heures de travail minimales
Bien qu’elle ne s’applique actuellement qu’aux employés des installations techniques à Washington, cette règle stipule que les employeurs doivent offrir à leurs employés au moins 30 heures de travail par semaine.

L’incidence de l’établissement des horaires sur l’équilibre travail-vie personnelle et sur les résultats financiers

L’établissement des horaires peut être une activité périlleuse pour les gestionnaires, mais il peut avoir un côté positif. De nombreux détaillants qui surveillent attentivement ces tendances ont constaté que la mise en œuvre proactive de certaines de ces règles présentait l’avantage d’attirer et de retenir les talents dans un marché du travail en pénurie de main-d’œuvre.

Dans le cadre d’une étude récente, menée par la Hastings Law School de l’Université de Californie dans différents magasins Gap à San Francisco et à Chicago, on a demandé à des gérants d’afficher volontairement les horaires des employés deux semaines à l’avance, d’offrir à leurs employés à salaire horaire des horaires quotidiens et hebdomadaires réguliers, et d’augmenter légèrement leurs heures hebdomadaires. À la fin de la période d’essai, les magasins qui avaient apporté les changements ont enregistré une augmentation de 7 % de la moyenne des ventes, une augmentation de 5 % de la productivité et une baisse du roulement de personnel.

Il s’avère que l’apport de petites modifications dans l’esprit de ces règles peut non seulement améliorer vos résultats financiers, mais aussi intensifier la mobilisation des employés et réduire le roulement de personnel.

Vous voulez en savoir plus sur les lois et les tendances à surveiller en matière détablissement des horaires ou vous avez des questions concernant létablissement dhoraires équitables? Venez nous rencontrer au forum INSIGHTS de 2018 (site en anglais) pour poursuivre la discussion.

Avis de non-responsabilité – Les renseignements fournis dans ce billet le sont à titre informatif seulement; ils ne doivent pas être interprétés et considérés comme des conseils juridiques, et ne créent pas de relation avocat-client. Vous devez examiner comment les lois indiquées dans ce billet sappliquent à votre situation précise avec vos conseillers juridiques.

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